Extras din hotărîrea CSM nr.457/29 din 18.10.2023 cu privire la aprobarea Regulamentului privind standardele minime de calitate privind activitatea organizatorică şi administrativă a judecătoriilor şi curţilor de apel

CONSILIUL SUPERIOR AL MAGISTRATURII

E X T R A S

din Hotărârea  Consiliului  Superior al  Magistraturii nr. 457/29 din

18 octombrie 2023 cu privire la aprobarea Regulamentului privind

standardele minime de calitate privind activitatea organizatorică

şi administrativă a judecătoriilor şi curţilor de apel

 (în vigoare 14.12.2023) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 477-479 art.1188 din 14.12.2023

* * *

Examinând chestiunea cu privire la aprobarea Regulamentului privind standardele minime de calitate privind activitatea organizatorică şi administrativă a judecătoriilor şi curţilor de apel, luând act de informaţia membrului CSM, Ioana Chironeţ,

Reieşind din cele expuse, în temeiul art.4, 17, 24 şi 25 din Legea cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii, art.191 alin.(5) şi art.209 alin.(1) din Codul administrativ, Plenul Consiliului Superior al Magistraturii,

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul privind standardele minime de calitate privind activitatea organizatorică şi administrativă a judecătoriilor şi curţilor de apel, conform anexei, parte integrantă a prezentei Hotărâri.

2. Prezenta Hotărâre poate fi contestată la Curtea Supremă de Justiţie în termen de 30 de zile.

3. Hotărârea se publică pe pagina web a Consiliului Superior al Magistraturii (www.csm.md), iar extrasul din Hotărâre şi Regulamentul - în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Aprobat

prin Hotărârea Consiliului

Superior al Magistraturii

nr.457/29 din 18 octombrie 2023

REGULAMENT

privind standardele minime de calitate privind activitatea organizatorică

şi administrativă a judecătoriilor şi curţilor de apel

I. DISPOZIŢII GENERALE

1. În sensul prezentelor standarde minime de calitate privind activitatea organizatorică şi administrativă a judecătoriilor şi curţilor de apel sunt utilizate următoarele noţiuni:

a) angajamentul personalului – nivelul de satisfacţie a personalului de calitatea mediului lor de muncă şi a relaţiilor dintre angajaţii şi conducerea instanţelor judecătoreşti;

b) auto-evaluarea instanţelor judecătoreşti - procesul de realizare a unui sondaj intern pentru a determina domeniile activităţii instanţelor judecătoreşti ce necesită a fi îmbunătăţite;

c) evaluarea performanţei instanţelor judecătoreşti - procesul de monitorizare, analiză şi utilizare a datelor despre performanţa instanţelor judecătoreşti pentru a îmbunătăţi eficienţa şi eficacitatea activităţii acestora şi a consolida încrederea justiţiabililor în sistemul judecătoresc;

d) gestionarea fluxului de dosare – organizarea şi coordonarea proceselor interne de lucru şi a resurselor disponibile în vederea asigurării soluţionării dosarelor în termene rezonabile şi în mod echitabil;

e) infrastructura instanţelor judecătoreşti - ansamblul elementelor principale ale clădirilor instanţelor judecătoreşti şi ale teritoriilor adiacente;

f) managementul calităţii - procesul de evaluare a calităţii activităţii instanţei judecătoreşti prin intermediul măsurării anuale a angajamentului personalului şi a judecătorilor, a percepţiilor justiţiabililor aferente domeniilor de activitate ale instanţelor judecătoreşti, precum şi de planificare şi implementare a activităţilor de îmbunătăţire identificate în baza rezultatelor obţinute din evaluările specificate supra;

g) planificarea strategică - activitatea în cadrul căreia sunt definite misiunea şi viziunea instanţei, sunt formulate valorile fundamentale pe care instanţa vrea să le respecte în activitatea sa şi este descris modul ideal în care va funcţiona instanţa în viitor în baza unor obiective generale şi specifice pe termen mediu;

h) servicii online – orice servicii şi informaţii oferite justiţiabililor prin Internet.

2. Prezentul Regulament stabileşte un set de standarde minime de calitate în următoarele cinci domenii ale activităţii organizatorice şi administrative ale judecătoriilor şi curţilor de apel: (1) performanţa instanţelor judecătoreşti, (2) servicii online, (3) infrastructura instanţelor judecătoreşti, (4) managementul calităţii şi (5) comunicarea cu mass-media şi publicul larg.

3. Standardele minime de calitate, stabilite prin prezentul Regulament se bazează pe a treia ediţie a Cadrului Internaţional de Excelenţă Judecătorească (2020), Manualul CEPEJ pentru realizarea sondajelor privind gradul de satisfacţie a utilizatorilor instanţelor judecătoreşti din statele membre ale Consiliului Europei (2010), Ghidul CEPEJ privind măsurarea calităţii justiţiei (2016), Manualul CEPEJ privind tablourile de bord ale instanţelor (2021), Liniile directoare CEPEJ privind utilizarea videoconferinţei în procesele judiciare (2021), Ghidul CEPEJ privind comunicarea cu mass-media şi cu publicul pentru instanţele judecătoreşti şi autorităţile de urmărire penală (2018), aceste documente fiind aplicabile activităţii tuturor judecătoriilor şi curţilor de apel din Republica Moldova ("instanţe judecătoreşti").

4. Standardele minime reprezintă caracteristici cantitative şi calitative definite în baza valorilor fundamentale ale sistemului judecătoresc şi ale unei societăţi democratice, având ca scop asigurarea desfăşurării activităţii organizatorice şi administrative a instanţelor judecătoreşti în conformitate cu prevederile Legii nr.514/1995 privind organizarea judecătorească.

II. PRINCIPIILE ACTIVITĂŢII ORGANIZATORICE ŞI

ADMINISTRATIVE A INSTANŢELOR JUDECĂTOREŞTI

5. Activitatea organizatorică şi administrativă a instanţelor judecătoreşti reprezintă un ansamblu de procese bine determinate, ce presupun metode şi tehnici specifice de management, precum şi abilităţi de aplicare a acestora, care contribuie la realizarea viziunilor strategice pe termen scurt, mediu şi lung ale instanţei judecătoreşti, motivarea şi dinamismul angajaţilor şi al judecătorilor şi la o performanţă sporită a instanţei judecătoreşti.

6. Principiile de bază ale activităţii organizatorice şi administrative a instanţelor judecătoreşti reprezintă ideile fundamentale ce stau la baza administrării instanţelor judecătoreşti şi care creează temelia gestionării proceselor interne de lucru, gestionării dosarelor, managementului resurselor umane de o manieră care asigură atingerea scopurilor şi obiectivelor pe care şi le propune o instanţă judecătorească să le atingă.

7. Principiul definirii clare a structurii organizaţionale a instanţei judecătoreşti - structura organizaţională a instanţei judecătoreşti reprezintă configuraţia internă şi relaţiile ce se stabilesc între elementele componente ale instituţiei în procesul de realizare a scopului şi a obiectivelor stabilite. O structură organizaţională bine definită permite instanţelor judecătoreşti să-şi realizeze scopurile şi obiectivele, să transmită un mesaj uniform publicului şi contribuie la continuitate, consecvenţă şi stabilitate în activitatea instanţelor judecătoreşti.

8. Principiul delimitării atribuţiilor şefilor secretariatelor – art.16¹ şi 45 din Legea nr.514/1995 privind organizarea judecătorească prevăd o delimitare clară a atribuţiilor preşedinţilor instanţelor judecătoreşti şi pentru şefii secretariatelor. Astfel, activitatea instanţei judecătoreşti în domeniul înfăptuirii justiţiei este condusă de preşedintele instanţei judecătoreşti, iar activitatea organizatorică şi cea administrativă ale instanţei sunt asigurate de şeful secretariatului instanţei judecătoreşti.

9. Principiul pregătirii profesionale a personalului instanţei judecătoreşti - judecătorii şi personalul instanţelor judecătoreşti care afirmă şi aplică standarde etice înalte şi se prezintă ca profesionişti competenţi în domeniul lor de activitate, reprezintă principala verigă în dezideratul de a asigura un grad înalt de încredere al publicului în sistemul judecătoresc. Totodată, atât judecătorii, cât şi personalul instanţelor judecătoreşti trebuie să cunoască cu exactitate care sunt aşteptările publicului faţă de performanţa lor profesională şi să fie familiarizaţi cu sistemele şi instrumentele ce sunt aplicate pentru evaluarea acestei performanţe. În acest sens, conducerea instanţelor judecătoreşti va depune eforturi pentru a asigura accesul judecătorilor şi al personalului instanţelor judecătoreşti la programe de dezvoltare profesională continuă, atât la nivel naţional, cât şi internaţional, pentru a consolida performanţa şi cunoştinţele acestora în domeniile lor de activitate.

10. Principiul implicării judecătorilor şi a personalului în procesul de luare a deciziilor privind administrarea instanţei judecătoreşti - participarea judecătorilor şi a angajaţilor în procesul de luare a deciziilor reduce riscul unor acţiuni autonome şi detaşate, care să nu ţină cont de deciziile adoptate la nivel de instanţă judecătorească. Un proces incluziv de luare a deciziilor presupune implicarea la toate nivelele instituţiei şi reduce la minimum percepţia precum că factorii de decizie nu ar înţelege impactul deciziilor adoptate. Drept urmare, implicarea judecătorilor şi a personalului instanţelor judecătoreşti în procesul de luare a deciziilor la nivel strategic, tactic şi operaţional reprezintă o premisă importantă pentru administrarea cu succes a instanţelor judecătoreşti.

11. Principiul transparenţei şi responsabilităţii în activitatea instanţelor judecătoreşti - Instanţele judecătoreşti trebuie să recunoască obligativitatea de a face publică informaţia privind activitatea pe care o desfăşoară, în limitele permise de lege. O informaţie de interes public ţine de informaţia statistică, ce-a legată de performanţa instanţelor judecătoreşti şi de educaţia juridică, astfel încât publicul să înţeleagă progresele înregistrate de instanţe şi să cunoască mai multe despre modul de funcţionare a instanţelor judecătoreşti. Aplicarea acestor măsuri demonstrează deschiderea instanţelor judecătoreşti şi dorinţa lor de a fi responsabile, sporind, astfel, gradul de încredere a cetăţenilor în activitatea instanţelor judecătoreşti.

12. Principiul clarităţii şi uniformităţii procedurilor interne de lucru - Procedurile şi procesele interne de lucru în instanţele judecătoreşti trebuie să fie simple şi să asigure accesul facil al justiţiabililor la informaţia despre dosare şi procedurile judiciare. Chiar dacă ar putea fi aplicate proceduri diferite pentru tipuri diferite de dosare şi categorii de solicitanţi, este imperativă eliminarea procedurilor birocratice, excesive, ce ar determina reţineri în procesul de accesare a informaţiei despre dosar.

13. Principiul gestionării performanţei instanţelor judecătoreşti - instanţele judecătoreşti trebuie să dispună de resursele necesare pentru a-şi realiza scopul şi obiectivele stabilite. În acest sens, instanţele judecătoreşti îşi vor monitoriza performanţa cu regularitate pentru a cunoaşte cât de productive sunt, cât de bine răspund aşteptărilor justiţiabililor şi în care domenii sunt necesare îmbunătăţiri. Această analiză poate reprezenta un fundament solid pentru decizii strategice şi operaţionale atât la nivel de instanţe judecătoreşti, cât şi la nivel de sistem judecătoresc, în general.

14. Principiul suficienţei resurselor umane, financiare şi materiale a instanţelor judecătoreşti - instanţele judecătoreşti trebuie să dispună de resurse umane, financiare şi materiale suficiente pentru a apăra drepturile şi libertăţile fundamentale ale omului, prevăzute de legea supremă, şi a soluţiona litigiile într-un mod independent şi integru. Totodată, disponibilitatea resurselor necesare contribuie la o performanţă înaltă a instanţei judecătoreşti.

15. Principiul utilizării tehnologiilor informaţionale în activitatea instanţelor judecătoreşti - condiţiile socio-economice, ce sunt într-o continuă schimbare, şi creşterea, în fiecare an, a numărului de dosare noi înregistrate în instanţele judecătoreşti determină necesitatea utilizării tehnologiilor informaţionale de către cetăţeni în interacţiunea lor cu instanţele judecătoreşti, care trebuie să ofere servicii uşor de accesat. În acelaşi timp, utilizarea tehnologiilor informaţionale este crucială pentru simplificarea proceselor interne de lucru şi a celor ce ţin de gestionarea dosarelor prin automatizarea acestora. Instanţele judecătoreşti vor aplica cu regularitate practica de identificare şi implementare a tehnologiilor de care au nevoie pentru a deveni mai eficiente şi pentru a răspunde aşteptărilor justiţiabililor.

III. DOMENIUL 1 – PERFORMANŢA INSTANŢELOR JUDECĂTOREŞTI

16. Indicatorii de performanţă ai instanţei judecătoreşti reprezintă instrumente de analiză a datelor despre eficienţa, eficacitatea instanţelor judecătoreşti şi calitatea actului de justiţie, care permit documentarea progresului în atingerea obiectivelor de performanţă şi luarea deciziilor pentru a îmbunătăţi procesele de gestionare a dosarelor în instanţele judecătoreşti.

17. Evaluarea performanţei instanţei judecătoreşti permite conducerii instanţei să stabilească ţinte sau obiective de performanţă, să colecteze date, să le utilizeze pentru a evalua fluxul de dosare şi performanţa operaţională, precum şi să asigure corelarea dintre rezultatele performanţei şi motivele şi scopurile pentru care există instanţele judecătoreşti.

18. Standardul de calitate 1 – Măsurarea eficienţei instanţelor judecătoreşti

Descriere: Prin Hotărârea CSM nr.854/37 din 19 decembrie 2017 au fost aprobaţi 17 indicatori de performanţă, printre care sunt indicatori de măsurare a eficienţei instanţelor judecătoreşti, cum sunt rata de variaţie a stocului de cauze pendinte, durata examinării dosarelor, durata lichidării stocului de cauze pendinte, durata dosarelor pe rol şi rata şedinţelor de judecată amânate. Măsurarea eficienţei derivă din înţelegerea că, pe lângă protejarea drepturilor cetăţenilor şi înfăptuirea justiţiei, activitatea instanţelor judecătoreşti reprezintă şi un serviciu prestat cetăţenilor comparabil cu alte servicii publice. Indicatorii de performanţă ce măsoară eficienţa se axează, în mare parte, pe evaluarea activităţii instanţelor judecătoreşti bazate pe servicii judiciare.

Premise:

a) Stabilirea ţintelor pentru indicatorii de performanţă;

b) Analiza periodică de către judecători a propriei performanţe;

c) Colectarea trimestrială de către şeful secretariatului a datelor despre performanţa instanţei judecătoreşti;

d) Prezentarea datelor colectate preşedintelui instanţei judecătoreşti.

Rezultat: Instanţele judecătoreşti examinează pe parcursul unui an un număr de dosare egal cu sau mai mare de numărul dosarelor înregistrate în acel an, aplicând tehnici de reducere a amânărilor.

19. Standardul de calitate 2 – Analiza şi evaluarea indicatorilor de performanţă

Descriere: Analiza şi evaluarea indicatorilor de performanţă reprezintă procesul la baza căruia sunt datele despre performanţa instanţelor judecătoreşti evaluate pentru luarea deciziilor operaţionale bazate pe date; analiza şi evaluarea indicatorilor de performanţă le permite conducătorilor instanţelor judecătoreşti să identifice domeniile în care instanţa judecătorească este ineficientă, le oferă bază pentru decizii şi politici instituţionale, le asigură cu posibilităţi suplimentare de finanţare. Analiza datelor despre performanţa instanţelor judecătoreşti şi partajarea acestora cu publicul contribuie la creşterea gradului de încredere a cetăţenilor în sistemul judecătoresc.

Premise:

a) Instituirea unui grup de lucru privind analiza şi evaluarea performanţei instanţei judecătoreşti, condus de preşedintele instanţei judecătoreşti;

b) Convocarea, cel puţin o dată la 6 luni, a membrilor grupului de lucru pentru analiza datelor despre performanţa instanţei judecătoreşti;

c) Identificarea domeniilor de performanţă care necesită a fi îmbunătăţite ;

d) Aplicarea măsurilor pentru îmbunătăţirea performanţei.

Rezultat: Instanţele judecătoreşti au creat şi aplică mecanisme de analiză şi evaluare a performanţei şi întreprind măsuri pentru creşterea eficienţei lor.

IV. DOMENIUL 2 – SERVICII ONLINE

20. Prin Hotărârea Guvernului nr.794 din 1 august 2018, a fost aprobat Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Sistemului informaţional judiciar, ce include mai multe componente, cum ar fi Programul Integrat de Gestionare a Dosarelor (PIGD), soluţia informatică e-Dosar judiciar, Portalul Naţional al Instanţelor de Judecată (PNIJ) şi soluţia informatică a şedinţelor de judecată.

21. Utilizarea tehnologiilor informaţionale în activitatea instanţelor judecătoreşti contribuie la accesibilitatea, transparenţa acestora şi simplificarea proceselor de gestionare a fluxului de dosare în instanţe.

22. Standardul de calitate 3 – Utilizarea sistemului de videoconferinţă

Descriere: Sistemul de videoconferinţă asigură posibilitatea participării la distanţă a părţilor şi participanţilor la proces în cadrul şedinţelor de judecată. Sistemul de videoconferinţă este integrat cu Soluţia informatică de înregistrare audio a şedinţelor de judecată (SIAS), implementată în toate instanţele judecătoreşti. Desfăşurarea şedinţelor de judecată prin intermediul sistemului de videoconferinţă se va realiza în conformitate cu prevederile Codului de procedură penală şi ale Codului de procedură civilă cu respectarea garanţiilor procesuale ale părţilor şi participanţilor la proces.

Premise:

a) Informarea părţilor şi participanţilor la proces despre desfăşurarea şedinţei de judecată prin intermediul aplicaţiei de videoconferinţă;

b) Verificarea dispunerii de către părţile şi participanţii la proces a condiţiilor tehnice necesare pentru participarea la şedinţa de judecată desfăşurată prin intermediul videoconferinţei;

c) Verificarea dacă părţile/participanţii la proces au anumite îngrijorări ce ţin de securitatea lor la locul de audiere online;

d) Determinarea modalităţilor de identificare a părţilor/participanţilor la proces care participă la şedinţa de judecată online;

e) Identificarea modalităţilor de transmitere a documentelor în timpul şedinţei de judecată cu utilizarea aplicaţiei de videoconferinţă;

f) Asigurarea dreptului părţilor la discuţii cu avocatul înainte de şi în timpul şedinţei de judecată desfăşurate în format online;

g) Asigurarea dreptului părţilor la servicii de interpretariat.

Rezultat: Rata de utilizare a sistemului de videoconferinţă în cadrul şedinţelor de judecată este în creştere anual.

23. Standardul de calitate 4 – Utilizarea soluţiei informatice e-Dosar judiciar

Descrierea: Soluţia informatică e-Dosar judiciar automatizează posibilitatea de depunere a cererii în instanţa de judecată în format electronic şi de asigurare a accesului justiţiabililor la materialele din dosar în format electronic. Prin intermediul soluţiei informatice e-Dosar judiciar, justiţiabilii pot depune cererea de chemare în instanţa de judecată; achita taxa de stat prin intermediul Serviciului guvernamental de plăţi electronice Mpay; depune probe la dosar în format electronic; accesa probe din dosar, dacă sunt persoane autorizate în acest sens; expedia şi vizualiza notificări cu privire la evenimentele din dosar şi accesa înregistrările audio ale şedinţelor de judecată şi alte acte judecătoreşti.

Premise:

a) Instruirea personalului instanţelor judecătoreşti în utilizarea soluţiei informatice e-Dosar judiciar;

b) Informarea justiţiabililor despre posibilitatea şi avantajele depunerii actelor procesuale prin intermediul soluţiei informatice e-Dosar judiciar;

c) Înregistrarea şi gestionarea actelor procesuale parvenite prin intermediul soluţiei informatice e-Dosar judiciar;

d) Examinarea solicitărilor depuse prin soluţia informatică e-Dosar judiciar privind accesul la dosare.

Rezultat: Numărul actelor procesuale depuse prin intermediul soluţiei informatice e-Dosar judiciar este în creştere anual.

V. DOMENIUL 3 - INFRASTRUCTURA

INSTANŢELOR JUDECĂTOREŞTI

24. Preşedinţilor şi şefilor secretariatelor instanţelor judecătoreşti le revin cea mai mare parte de responsabilitate pentru funcţionarea acestora, precum şi pentru întreţinerea şi renovarea clădirilor instanţelor. Or, art.45 alin.(3) lit.c), d), e) şi f) din Legea nr.514/1995 prevede că, şeful secretariatului instanţei judecătoreşti gestionează mijloacele financiare alocate instanţei, asigură administrarea şi utilizarea optimă a resurselor financiare, materiale, intelectuale şi informaţionale în procesul implementării planurilor strategice de activitate ale instanţei judecătoreşti, elaborează şi prezintă spre aprobare preşedintelui instanţei planurile strategice de activitate ale instanţei judecătoreşti, precum şi organizează şi coordonează dezvoltarea şi implementarea acestora. Totodată, potrivit pct.11 lit.b) din Regulamentul cu privire la ordinea internă a instanţelor judecătoreşti, aprobat prin Hotărârea Consiliului Superior al Magistraturii nr.503/17 din 3 iunie 2014, administraţia instanţelor judecătoreşti are obligaţia să asigure salariaţii cu spaţiu de lucru dotat cu tot necesarul pentru îndeplinirea sarcinilor ce revin fiecăruia, conform contractului individual de muncă.

25. Aspectele-cheie ce trebuie luate în consideraţie la proiectarea şi amenajarea clădirilor instanţelor de judecată, pentru a asigura un mediu prietenos pentru justiţiabili, care presupun anumite costuri şi pornesc de la necesităţile justiţiabililor în instanţa de judecată, sunt în strânsă legătură cu aspectul exterior al clădirii instanţei de judecată; zona de recepţie; zonele de aşteptare pentru justiţiabili; sălile de şedinţe; spaţiile pentru examinarea documentelor; spaţiile pentru avocaţi şi procurori; spaţiile securizate pentru victime şi martori; spaţiile pentru persoane reţinute. Totodată, instanţa judecătorească este responsabilă pentru menţinerea unui mediu sigur şi ordonat, asigurând paza sediilor, prevenirea şi combaterea infracţiunilor şi contravenţiilor, ce sunt comise în instanţă şi sunt orientate împotriva ordinii publice şi bunei desfăşurări a şedinţelor de judecată.

26. Standardul de calitate 5 – Amenajarea exteriorului instanţei judecătoreşti

Descriere: Exteriorul clădirii instanţei de judecată reflectă importanţa sistemului judecătoresc şi relaţia acestuia cu cetăţenii, demnitatea şi independenţa instanţelor de judecată şi deschiderea sistemului judecătoresc către cetăţeni. O faţadă exterioară curată şi îngrijită contribuie la imaginea de stabilitate şi sobrietate a sistemului judecătoresc. Teritoriul bine amenajat şi întreţinut împrejurul instanţei contribuie la imaginea de ansamblu a clădirii. În amenajarea teritoriului trebuie să se folosească plantaţii indigene şi să se ia în considerare cheltuielile de întreţinere a acestora pe termen lung. Iluminarea trebuie să asigure siguranţa cetăţenilor la intrarea şi ieşirea din clădire. Iluminarea trebuie să existe, de asemenea, şi pe căile de acces pentru vehicule şi pietoni. Indicatoarele exterioare trebuie să fie clare şi vizibile publicului.

Premise:

a) Utilizarea listelor de verificare standardizate pentru monitorizarea şi evaluarea stării exteriorului clădirii şi a teritoriului adiacent prevăzute în Hotărârea CSM nr.75/6 din 15 aprilie 2022 cu privire la aprobarea Conceptului privind instanţe de judecată prietenoase justiţiabililor;

b) Coordonarea serviciilor de reparaţie şi mentenanţă, în contextul cadrului normativ naţional privind achiziţiile publice şi în limitele bugetului cheltuielilor operaţionale şi capitale ale instanţei judecătoreşti pentru anul fiscal corespunzător;

c) Participarea la planificarea proiectelor de construcţie/renovare a exteriorului instanţei judecătoreşti şi a teritoriului adiacent;

d) Gestionarea proiectelor de construcţie/renovare a infrastructurii instanţei judecătoreşti.

Rezultat: Clădirile instanţelor judecătoreşti şi teritoriile adiacente sunt bine amenajate şi corespund standardelor în domeniu.

27. Standardul de calitate 6 – Amenajarea zonelor de recepţie şi a spaţiilor de aşteptare

Descrierea: Intrarea principală, recepţia şi spaţiile de aşteptare sunt spaţii importante pentru asigurarea unei experienţe generale pozitive a vizitatorului instanţei de judecată. Holul de la intrarea principală trebuie să fie suficient de mare pentru a permite deplasarea distanţată a justiţiabililor către punctele de interes din instanţă, asigurându-le, totodată, posibilitatea de a se informa din timp despre amplasarea căilor de acces spre direcţia/secţia de evidenţă şi documentare procesuală şi sălile de şedinţe. Zonele de aşteptare trebuie să fie echipate cu un număr suficient de scaune confortabile şi durabile, care să fie poziţionate în grupuri şi să fie fixate de podea. Acestea trebuie să fie amplasate cât mai aproape posibil de zonele cel mai frecvent vizitate de public. Mărimea zonelor de aşteptare şi numărul de scaune trebuie să fie proporţionale cu numărul zilnic de vizitatori. În acelaşi timp, în instanţă trebuie să existe servicii de pază ce asigură menţinerea unui mediu sigur şi ordonat, atât pentru justiţiabili, cât şi pentru angajaţi.

Premise:

a) Utilizarea listelor de verificare standardizate pentru monitorizarea şi evaluarea stării zonelor de recepţie şi a spaţiilor de aşteptare prevăzute în Hotărârea CSM nr.75/6 din 15 aprilie 2022 cu privire la aprobarea Conceptului privind instanţe de judecată prietenoase justiţiabililor;

b) Coordonarea serviciilor de reparaţie şi mentenanţă, în contextul cadrului normativ naţional privind achiziţiile publice şi în limitele bugetului cheltuielilor operaţionale şi capitale al instanţei judecătoreşti pentru anul fiscal corespunzător;

c) Participarea la planificarea proiectelor de construcţie/renovare a zonelor de recepţie şi a spaţiilor de aşteptare;

d) Gestionarea proiectelor de construcţie/renovare a infrastructurii instanţei judecătoreşti;

e) Asigurarea prestării serviciilor de pază a instanţei judecătoreşti.

Rezultat: Zonele de recepţie şi spaţiile de aşteptare sunt amenajate şi corespund standardelor în domeniu.

28. Standardul de calitate 7 – Instanţele judecătoreşti sunt receptive faţă de necesităţile persoanelor cu dizabilităţi

Descrierea: Asigurarea accesibilităţii fizice şi informaţionale a sistemului judecătoresc implică obligaţia instanţelor judecătoreşti de a identifica şi elimina barierele în accesarea justiţiei pentru persoane cu diferite tipuri de dizabilitate, inclusiv barierele arhitecturale (eliminarea obstacolelor pe căile de circulaţie, instalarea rampelor de acces, a pavajului tactil, marcarea cu ajutorul culorilor contrastante, afişarea indicatoarelor şi pictogramelor informative), furnizarea de materiale în formate alternative de comunicare (limbajul Braille, limbajul semnelor, limbajul simplu şi uşor de înţeles), accesibilitatea site-urilor web a instituţiilor de drept, utilizarea tehnologiilor asistive.

Premise:

a) Utilizarea listelor de verificare standardizate pentru monitorizarea şi evaluarea răspunsului la necesităţile persoanelor cu dizabilităţi prevăzute în Hotărârea CSM nr.75/6 din 15 aprilie 2022 cu privire la aprobarea Conceptului privind instanţe de judecată prietenoase justiţiabililor;

b) Coordonarea serviciilor de reparaţie şi mentenanţă, în contextul cadrului normativ naţional privind achiziţiile publice şi în limitele bugetului cheltuielilor operaţionale şi capitale al instanţei judecătoreşti pentru anul fiscal corespunzător;

c) Participarea la planificarea proiectelor de construcţie/renovare pentru a adapta spaţiile instanţei judecătoreşti la necesităţile persoanelor cu dizabilităţi;

d) Gestionarea proiectelor de construcţie/renovare a infrastructurii instanţei judecătoreşti;

e) Cooperarea cu ONG-urile specializate în asistenţa pentru persoanele cu dizabilităţi.

Rezultat: Instanţele judecătoreşti întreprind măsuri pentru a răspunde necesităţilor persoanelor cu dizabilităţi.

VI. DOMENIUL 4 – MANAGEMENTUL CALITĂŢII

29. De regulă, termenul "calitate" este aplicat în sistemul judecătoresc, în special, pentru a indica argumentarea juridică, identificarea erorilor comise de către judecători, pentru a determina produsul final al unei judecătorii – de exemplu, o hotărâre adoptată de un judecător şi existenţa unui sistem de apel, fiind vorba de "calitate judiciară". Această abordare, însă, nu ia în consideraţie şi alte elemente, cum sunt calitatea organizării instanţelor sau aşteptările şi nivelul de satisfacţie a utilizatorilor instanţelor judecătoreşti.

30. Managementul calităţii organizării instanţelor judecătoreşti reprezintă un sistem de management strategic şi comprehensiv implementat pentru a monitoriza şi menţine gradul înalt de satisfacţie a justiţiabililor privind activitatea instanţelor judecătoreşti, care presupune implicarea conducătorilor şi a personalului şi utilizarea metodelor cantitative de evaluare, ce stau la baza dezvoltării continue a proceselor instituţionale.

31. Standardul de calitate 8 – Planificarea strategică pe termen mediu

Descriere: Planificarea strategică este o activitate prin care sunt definite misiunea şi viziunea instanţelor judecătoreşti, sunt formulate valorile fundamentale pe care instanţa şi-a propus să le respecte în activitatea sa şi este descris modul ideal în care va funcţiona instanţa în viitor. Planificarea strategică este un proces dinamic, ce include nu doar definirea misiunii, a scopurilor şi a obiectivelor şi întocmirea şi publicarea unui plan, ci şi o evaluare continuă a progresului şi ajustarea cursului, pentru a păstra direcţia corectă şi revizuirea planului, pentru a ne asigura de faptul că scopurile identificate îşi păstrează relevanţa şi rămân fezabile atunci când circumstanţele se schimbă.

Premise:

a) Crearea grupului de planificare strategică;

b) Definirea viziunii şi misiunii instanţei judecătoreşti;

c) Identificarea direcţiilor şi obiectivelor strategice;

d) Aprobarea planului de dezvoltare strategică;

e) Monitorizarea şi evaluarea gradului de implementare a planului de dezvoltare strategică;

f) Actualizarea planului de dezvoltare strategică, în dependenţă de necesităţile instanţei judecătoreşti.

Rezultat: Instanţele judecătoreşti au elaborat şi implementează planuri de dezvoltare strategică.

32. Standardul de calitate 9 – Auto-evaluarea internă în cadrul instanţei judecătoreşti

Descriere: Auto-evaluarea reprezintă procesul prin intermediul căruia este evaluată activitatea instanţei judecătoreşti în mai multe domenii, iar rezultatele evaluării permit identificarea domeniilor care necesită a fi îmbunătăţite şi măsurarea progresului în cadrul proceselor ulterioare de auto-evaluare. Chestionarul de auto-evaluare este elaborat în baza metodologiei Cadrului Internaţional de Excelenţă Judecătorească (CIEJ).

Premise:

a) Distribuirea chestionarului de auto-evaluare tuturor angajaţilor şi judecătorilor

b) Completarea chestionarului şi analiza rezultatelor

c) Identificarea domeniilor care necesită a fi îmbunătăţite

d) Documentarea şi implementarea îmbunătăţirilor.

Rezultat: Instanţele judecătoreşti desfăşoară anual auto-evaluarea şi analizează rezultatele.

33. Standardul de calitate 10 - Evaluarea gradului de satisfacţie a justiţiabililor şi avocaţilor de activitatea instanţei judecătoreşti

Descriere: Evaluarea gradului de satisfacţie a justiţiabililor şi avocaţilor de activitatea instanţei judecătoreşti reprezintă procesul, în cadrul căruia este aplicat un instrument integrat în PIGD, ce permite colectarea anuală a datelor despre percepţiile justiţiabililor şi ale avocaţilor ce ţin de activitatea instanţelor judecătoreşti, procesarea acestor rezultate şi prezentarea lor grafică în PIGD.

Premise:

a) Distribuirea chestionarului de evaluare prin intermediul PIGD

b) Analiza rezultatelor evaluării gradului de satisfacţie a justiţiabililor şi avocaţilor de activitatea instanţei judecătoreşti

c) Identificarea domeniilor care necesită a fi îmbunătăţite

d) Documentarea şi implementarea îmbunătăţirilor.

Rezultat: Instanţele judecătoreşti desfăşoară anual evaluarea gradului de satisfacţie a justiţiabililor şi avocaţilor şi analizează rezultatele.

34. Standardul de calitate 11 - Evaluarea angajamentului judecătorilor şi al personalului instanţei judecătoreşti

Descriere: Evaluarea angajamentului judecătorilor şi al personalului instanţei judecătoreşti reprezintă procesul în cadrul căruia este aplicat un instrument integrat în PIGD, ce permite colectarea anuală a datelor despre percepţiile angajaţilor şi ale judecătorilor ce ţin de mediul lor şi relaţiile de muncă.

Premise:

a) Distribuirea prin PIGD a chestionarului de evaluare tuturor angajaţilor şi judecătorilor;

b) Completarea chestionarului şi analiza rezultatelor;

c) Identificarea domeniilor care necesită a fi îmbunătăţite;

d) Documentarea şi implementarea îmbunătăţirilor.

Rezultat: Instanţele judecătoreşti desfăşoară anual evaluarea angajamentului judecătorilor şi al personalului şi analizează rezultatele.

VII. DOMENIUL 5 – COMUNICAREA CU

MASS-MEDIA ŞI PUBLICUL LARG

35. Mass-media şi societatea manifestă un interes tot mai mare faţă de activitatea instanţelor judecătoreşti şi cer să fie informate. Transparenţa este esenţială pentru funcţionarea eficientă a sistemului judecătoresc, asigurând încrederea şi respectul publicului şi promovând imaginea pozitivă a instanţelor judecătoreşti. Încrederea publicului în justiţie depinde, de asemenea, de înţelegerea activităţii instanţelor judecătoreşti, care este şi o condiţie pentru accesul cetăţenilor la justiţie. În aceste condiţii, instanţele trebuie să facă faţă provocărilor cu privire la informare şi comunicare.

36. Cel mai important aspect al comunicării instanţelor judecătoreşti ţine de informaţiile oferite publicului şi mass-mediei cu privire la activitatea instanţelor sau soluţiile pronunţate în dosare de interes public. De fiecare dată, mass-media şi publicul aşteaptă de la reprezentanţii responsabili din cadrul sistemului judiciar informaţii publice care să conţină elementele necesare pentru înţelegerea problemei şi/sau validarea sau invalidarea informaţiilor care sunt deja cunoscute public.

37. Standardul de calitate 12 – Gestionarea comunicării şi colaborării cu mass-media

Descriere: Gestionarea comunicării şi colaborării cu mass-media reprezintă procesul de planificare, coordonare şi organizare a evenimentelor în parteneriat cu mass-media sau de informare a mass-mediei referitor la activitatea instanţei judecătoreşti cu suportul persoanelor responsabile de comunicare din cadrul instanţelor judecătoreşti. Acest proces contribuie la asigurarea transparenţei activităţii instanţelor judecătoreşti şi la informarea corectă despre rezultatele şi provocările sistemului.

Premise:

a) Angajarea/contractarea unui(unei) specialist(e) în domeniul comunicării;

b) Manifestarea deschiderii faţă de comunicarea cu mass-media;

c) Organizarea evenimentelor cu participarea mass-mediei;

d) Întocmirea şi expedierea comunicatelor de presă.

Rezultat: Mass-media publică distribuie informaţiile prezentate de instanţa judecătorească în cadrul evenimentelor sau comunicatele de presă.

38. Standardul de calitate 13 – Gestionarea comunicării şi colaborării cu publicul

Descriere: Gestionarea comunicării şi colaborării cu publicul reprezintă procesul de planificare, coordonare şi organizare a evenimentelor pentru public şi cu participarea acestuia, de elaborare şi publicare a materialelor informative despre activitatea instanţei judecătoreşti sau de educaţie juridică pentru public, precum şi de organizare a procesului de ghidare a justiţiabililor în interiorul instanţei judecătoreşti.

Premise:

a) Crearea unei recepţii la intrarea în instanţa de judecată şi desemnarea unui(unei) angajat(e) pentru informarea şi ghidarea justiţiabililor;

b) Crearea şi utilizarea platformelor de comunicare online pentru interacţiune constantă cu publicul;

c) Organizarea evenimentelor de educaţie juridică;

d) Elaborarea şi publicarea/distribuirea materialelor informative de educaţie juridică.

Rezultat: Publicul participă la evenimentele organizate de instanţa judecătorească şi este informat prin diverse canale despre activitatea acesteia, precum şi are acces la informaţii utile de educaţie juridică.

VIII. PROCEDURA DE VERIFICARE A APLICĂRII

STANDARDELOR MINIME DE CALITATE

39. În condiţiile art.7² din Legea nr.947/1996 cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii, în cadrul verificării activităţii organizatorice a instanţelor judecătoreşti la înfăptuirea justiţiei, Inspecţia judiciară verifică, cel puţin o dată la 3 ani, îndeplinirea de către instanţele judecătoreşti a standardelor minime de calitate în următoarele domenii de evaluare: performanţa instanţelor judecătoreşti, servicii online şi infrastructura instanţelor judecătoreşti.

40. Verificarea de către Inspecţia judiciară a îndeplinirii standardelor minime de calitate poate avea loc doar în cadrul unui control complex cu caracter planificat, în baza planurilor anuale de verificare a instanţelor judecătoreşti.

41. Pentru prima evaluare în baza prezentului Regulament, perioada de evaluare a domeniilor performanţa instanţelor judecătoreşti şi serviciile online va cuprinde ultimii doi ani calendaristici, iar pentru evaluările ulterioare – ultimii trei ani calendaristici. Evaluarea domeniului infrastructura instanţelor judecătoreşti se va baza pe situaţia valabilă la data întocmirii actului de control.

42. Cu cel puţin o lună înainte de data planificată a efectuării controlului complex, instanţa judecătorească vizată va expedia în adresa Inspecţiei judiciare un raport ce va conţine date privind îndeplinirea standardelor minime de calitate în domeniile de evaluare respective.

43. După încheierea de către Inspecţia judiciară a controlului complex cu caracter planificat, dar nu mai târziu de o lună de la data încheierii acestuia, Inspecţia judiciară va întocmi un proiect al actului de control, conform art.7² alin.(6) din Legea nr.947/1996 cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii, care va include şi constatări referitor la gradul de îndeplinire de către instanţa judecătorească verificată a standardelor minime de calitate în cele trei domenii de evaluare indicate în punctul 39 al prezentului Regulament, concluzii şi, după caz, recomandări de înlăturare a neajunsurilor identificate.

44. În termen de 10 zile lucrătoare de la data prezentării obiecţiilor din partea instanţei judecătoreşti vizate sau din data expirării termenului pentru prezentarea acestora, Inspecţia judiciară va întocmi actul final al controlului, ce va publica pe pagina web a Consiliului Superior al Magistraturii, în conformitate cu prevederile art.7² alin.(7) din Legea nr.947/1996 cu privire la Consiliul Superior al Magistraturii.

45. În termen de cel mult o lună de la publicarea actului de control, Plenul Consiliului Superior al Magistraturii îl va examina în şedinţă deschisă, va lua act de acesta şi, după caz, va recomanda instanţei judecătoreşti vizate întreprinderea măsurilor necesare în vederea ajustării activităţii acesteia la standardele minime de calitate în cele trei domenii de evaluare indicate în Capitolele III-V ale prezentului Regulament.

46. În condiţiile pct.9 subpct. 5) lit.a) din Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei de administrare a instanţelor judecătoreşti, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.650/2016, şi ale Legii nr.229/2010 privind controlul financiar public intern, Agenţia de administrare a instanţelor judecătoreşti verifică, cel puţin o dată în 3 ani, în cadrul auditului intern, îndeplinirea de către instanţele judecătoreşti a standardelor minime de calitate în următoarele domenii de evaluare: managementul calităţii şi comunicarea cu mass-media şi publicul larg.

47. Pentru prima evaluare în baza prezentului Regulament, perioada de evaluare a domeniilor managementul calităţii şi comunicarea cu mass-media şi publicul larg va cuprinde ultimii doi ani calendaristici, iar pentru evaluările ulterioare – ultimii trei ani calendaristici, cu excepţia indicatorului 8.1 din Anexa nr.1 la prezentul Regulament privind existenţa ordinului intern de aprobare a planului de dezvoltare strategică a instanţei judecătoreşti şi a planului de acţiuni şi a indicatorului 13.3. din Anexa nr.1 la prezentul Regulament privind existenţa platformelor de comunicare, evaluarea cărora se va baza pe situaţia valabilă la data întocmirii raportului.

48. Cu cel puţin o lună înainte de data planificată a iniţierii auditului intern, instanţa judecătorească vizată va expedia în adresa Agenţiei de administrare a instanţelor judecătoreşti un raport ce va conţine date privind îndeplinirea standardelor minime de calitate în domeniile de evaluare respective.

49. După finalizarea de către Agenţia de administrare a instanţelor judecătoreşti a misiunii de audit intern în condiţiile art.17-28¹ din Legea nr.229/2010 privind controlul financiar public intern, aceasta va prezenta pentru informare Ministerului Justiţiei al Republicii Moldova şi Consiliului Superior al Magistraturii raportul misiunii de audit intern, care va include şi constatări referitor la gradul de îndeplinire de către instanţa judecătorească verificată a standardelor minime de calitate în cele două domenii de evaluare indicate în Capitolele VI-VII ale prezentului Regulament, concluzii şi, după caz, recomandări de înlăturare a neajunsurilor identificate.

IX. DISPOZIŢII FINALE ŞI TRANZITORII

50. Prima evaluare a standardelor minime de calitate stabilite prin prezentul Regulament va avea loc nu mai devreme de 2 ani după intrarea în vigoare a prezentului Regulament, după crearea premiselor de bază pentru îndeplinirea de către instanţele judecătoreşti a standardelor de calitate

51. O dată în 3 ani, Consiliul Superior al Magistraturii va analiza oportunitatea revizuirii standardelor minime de calitate în activitatea judecătoriilor şi curţilor de apel, în vederea dezvoltării continue a sistemului judecătoresc şi a creşterii permanente a eficienţei instanţelor judecătoreşti şi îmbunătăţirii calităţii serviciilor judiciare prestate.

52. Prezentul Regulament se aprobă în şedinţa Plenului Consiliului Superior al Magistraturii şi intră în vigoare din momentul publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

ANEXA 1

STANDARDELE MINIME DE CALITATE ŞI INDICATORII DE PROGRES