Hotărâre nr.201 din 09.08.2018 cu privire la aprobarea Regulamentului cu privire la cerinţele privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului în activitatea unităţilor de schimb valutar

BANCA NAŢIONALĂ A MOLDOVEI

H O T Ă R Â R E

cu privire la aprobarea Regulamentului cu privire la cerinţele privind

 prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului

în activitatea unităţilor de schimb valutar

nr. 201  din  09.08.2018

 (în vigoare 24.08.2018) 

Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 321-332 art. 1312 din 24.08.2018

* * *

ÎNREGISTRAT:

Ministerul Justiţiei

al Republicii Moldova

nr.1353 din 21.08.2018

Notă: În denumirea Hotărârii Comitetului executiv al Băncii Naţionale a Moldovei nr.201/2018 şi a regulamentului, precum şi în tot textul acestora, cu excepţia pct.2 din regulament, cuvintele "case de schimb valutar şi hoteluri", la orice formă gramaticală, se substituie cu cuvintele "unităţi de schimb valutar" conform Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024

În temeiul art.11 alin.(1), art.27 alin.(1) lit.c) şi art.51 lit.b) din Legea nr.548-XIII din 21 iulie 1995 cu privire la Banca Naţională a Moldovei (republicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2015, nr.297-300, art.544), art.13 alin.(3) şi alin.(14), art.15 alin.(2) lit.a) din Legea nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2018, nr.58-66, art.133), Comitetul executiv al Băncii Naţionale a Moldovei

HOTĂRĂŞTE:

1. Se aprobă Regulamentul cu privire la cerinţele privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului în activitatea unităţilor de schimb valutar, conform anexei.

2. Prezenta hotărâre intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

Anexă

la Hotărârea Comitetului executiv

al Băncii Naţionale a Moldovei

nr.201 din 9 august 2018

REGULAMENT

cu privire la cerinţele privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi

finanţării terorismului în activitatea unităţilor de schimb valutar

Capitolul I

DISPOZIŢII GENERALE

1. Regulamentul cu privire la cerinţele privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului în activitatea unităţilor de schimb valutar (în continuare - Regulament) stabileşte reguli privind: elaborarea programului intern, aplicarea cerinţelor de precauţie privind clienţii, inclusiv a măsurilor de precauţie sporită; păstrarea datelor; raportarea activităţilor şi tranzacţiilor suspecte; organizarea şi realizarea elementelor aferente sistemului de control intern, precum şi alte cerinţe în vederea minimizării riscurilor aferente spălării banilor şi finanţării terorismului.

2. Subiecţii prezentului Regulament sunt unităţile de schimb valutar, care desfăşoară activitate de schimb valutar în numerar cu persoanele fizice.

[Pct.2 în redacţia Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

3. La efectuarea operaţiunilor de schimb valutar prin intermediul aparatului de schimb valutar, unităţile de schimb valutar vor asigura respectarea cerinţelor prevăzute de Legea nr.62-XVI din 21 martie 2008 privind reglementarea valutară şi prezentul Regulament.

4. Termenii şi expresiile utilizate în prezentul Regulament au semnificaţiile prevăzute în Legea nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, Legea nr.62-XVI din 21 martie 2008 privind reglementarea valutară şi în alte acte normative emise de Banca Naţională a Moldovei şi Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor aferente domeniului prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului.

Capitolul II

CERINŢE FAŢĂ DE PROGRAMUL INTERN PRIVIND PREVENIREA ŞI

COMBATEREA SPĂLĂRII BANILOR ŞI FINANŢĂRII TERORISMULUI

ŞI EVALUAREA RISCURILOR DE SPĂLARE A BANILOR

ŞI FINANŢARE A TERORISMULUI

[Denumirea cap.II completată prin Hot.BNM nr.38 din 11.03.2021, în vigoare 02.07.2021]

5. Unitatea de schimb valutar elaborează şi implementează un program propriu pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului (în continuare - Programul PCSBFT).

6. Programul PCSBFT reprezintă politici, metode, practici, proceduri şi alte reguli şi practici, inclusiv reguli de cunoaştere a clientului care previn utilizarea unităţilor de schimb valutar în scopul spălării banilor sau finanţării terorismului, în mod intenţionat sau nu, de către grupuri criminale organizate sau de către asociaţii acestora.

[Pct.6 completat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

7. La elaborarea Programului PCSBFT, unităţile de schimb valutar se vor conduce de prevederile Legii nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, prezentul Regulament şi de alte acte normative emise de Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor pentru implementarea legii menţionate. Unităţile de schimb valutar vor adapta cerinţele Programului PCSBFT la specificul activităţii sale. Programul intern se aprobă de către persoana responsabilă cu funcţii de conducere de rang superior a unităţii de schimb valutar.

[Pct.7 completat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

8. Programul PCSBFT, elaborat de către unitatea de schimb valutar, trebuie să prevadă, dar să nu se limiteze la următoarele:

1) obligaţiunile persoanei cu funcţie de conducere de rang superior responsabile de asigurarea conformării politicilor şi procedurilor cu cerinţele legale privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, conform pct.42 din prezentul Regulament;

2) politici şi proceduri privind măsurile de precauţie privind clienţii;

3) politici şi proceduri privind măsurile de precauţie sporite pentru clienţii şi operaţiunile cu grad de risc sporit, inclusiv aferente persoanelor expuse politic;

4) proceduri de elaborare şi actualizare a listei persoanelor, grupurilor şi entităţilor implicate în activităţi teroriste;

5) proceduri privind ţinerea evidenţei şi păstrarea informaţiei;

6) proceduri privind identificarea şi raportarea activităţilor şi tranzacţiilor suspecte de spălare a banilor sau finanţare a terorismului, ori de nerespectare a legislaţiei incidente în vigoare sau a procedurilor interne, către persoana cu funcţie de conducere de rang superior şi Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor;

6¹) determinarea mecanismului de protecţie a persoanelor responsabile de asigurarea conformităţii şi a angajaţilor care raportează încălcări ale legislaţiei privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului;

7) stabilirea procedurilor adecvate de selectare a cadrelor şi cerinţe la angajarea personalului pentru a asigura profesionalismul acestuia;

8) efectuarea auditului independent privind testarea conformităţii unităţii de schimb valutar cu politicile, procedurile, controalele interne în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului.

[Pct.8 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

9. Unitatea de schimb valutar revizuieşte (actualizează), ori de câte ori este necesar, Programul PCSBFT, dar cel puţin anual, ţinând cont de prevederile legislaţiei.

10. Unitatea de schimb valutar păstrează un exemplar al Programului PCSBFT la sediul unităţii de schimb valutar (sucursalei acesteia, punctului de schimb valutar). Unitatea de schimb valutar va asigura accesul prompt şi nelimitat la Programul PCSBFT, persoanei cu funcţie de conducere de rang superior/directorului sucursalei, casierului, precum şi autorităţii de supraveghere.

[Pct.10 în redacţia Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

10¹. Unitatea de schimb valutar identifică şi evaluează, ţinând cont de evaluarea riscurilor la nivel naţional, precum şi de criteriile şi factorii de risc stabiliţi în acest sens de Banca Naţională a Moldovei şi Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor, riscurile de spălare a banilor şi finanţare a terorismului în domeniul propriu de activitate, rezultatele evaluării fiind aprobate de persoana cu funcţie de conducere de rang superior responsabilă de asigurarea conformării politicilor şi procedurilor interne cu cerinţele legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului. Evaluarea se actualizează anual şi după fiecare evaluare a riscurilor de spălare a banilor şi finanţare a terorismului efectuată la nivel naţional, precum şi la stabilirea criteriilor şi factorilor de risc de către Banca Naţională a Moldovei şi Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor. Unitatea de schimb valutar aplică, în funcţie de gradul de risc implicat, inclusiv ţinând cont de tipul clientului şi tipul operaţiunii de schimb valutar, măsuri de precauţie standard, de precauţie simplificată sau sporită.

[Pct.10¹ în redacţia Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

[Pct.10¹ introdus prin Hot.BNM nr.38 din 11.03.2021, în vigoare 02.07.2021]

Capitolul III

MĂSURI DE PRECAUŢIE PRIVIND CLIENŢII

11. Unitatea de schimb valutar aplică măsuri de precauţie privind clientul, persoană fizică, care efectuează operaţiunea de schimb valutar la sediul acesteia:

1) în cazul efectuării operaţiunii de schimb valutar în numerar cu o valoare care depăşeşte 10000 de lei (conform cursului oficial al leului moldovenesc faţă de valutele străine valabil la data efectuării operaţiunii de schimb valutar);

2) atunci când există o suspiciune de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului;

3) atunci când există suspiciuni privind veridicitatea, suficienţa şi precizia datelor de identificare obţinute anterior.

[Pct.11 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

12. La aplicarea măsurilor standard de precauţie persoanei fizice în cazurile prevăzute la punctul 11, unitatea de schimb valutar obţine:

1) numele şi prenumele;

2) data şi locul naşterii;

3) cetăţenia şi datele documentului de identitate (IDNP, seria şi numărul, data eliberării, codul organului care l-a eliberat (dacă există) sau alţi indici unici dintr-un act de identitate ce conţine fotografia titularului);

4) adresa de domiciliu şi/sau reşedinţă;

5) ocupaţia, funcţia deţinută şi/sau denumirea/numele angajatorului;

6) informaţie privind sursa mijloacelor băneşti;

6¹) identitatea beneficiarului efectiv;

7) alte date şi informaţii, dacă este cazul.

[Pct.12 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

13. Unitatea de schimb valutar identifică beneficiarul efectiv al clientului şi aplică măsuri rezonabile şi bazate pe risc pentru verificarea identităţii lui, utilizând documente, informaţii şi date obţinute din surse sigure, astfel încât să aibă certitudinea că cunoaşte cine este beneficiarul efectiv.

[Pct.13 modificat prin Hot.BNM nr.38 din 11.03.2021, în vigoare 02.07.2021]

14. Unitatea de schimb valutar determină dacă persoana care efectuează operaţiunea de schimb valutar activează în numele său, iar în cazul în care operaţiunea este efectuată de către o persoană împuternicită, unitatea de schimb valutar solicită procura, legalizată în modul stabilit de legislaţie. Unitatea de schimb valutar aplică măsuri de identificare a persoanei în conformitate cu prevederile pct.12.

[Pct.14 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

15. La identificarea clientului unitatea de schimb valutar verifică informaţia prezentată care se referă atât la client, cât şi la beneficiarul efectiv până la efectuarea operaţiunii de schimb valutar.

16. În vederea verificării informaţiei prezentate la identificarea clientului şi a beneficiarului efectiv, unitatea de schimb valutar solicită prezentarea documentului de identitate al clientului. Astfel, unitatea de schimb valutar efectuează:

1) verificarea corespunderii fotografiei din documentul de identitate cu persoana fizică care prezintă documentul de identitate;

2) verificarea corespunderii informaţiei prezentate conform prevederilor punctul 12 şi 12¹.

[Pct.16 completat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

16¹. Identificarea persoanei, cetăţean al Republicii Moldova, şi verificarea informaţiei prezentate la identificare, poate fi realizată în baza paşaportului, atunci când operaţiunea de schimb valutar este efectuată de unitatea de schimb valutar care îşi desfăşoară activitatea în imediata apropiere a punctelor de trecere a frontierei de stat şi dacă valoarea operaţiunii nu depăşeşte 20000 lei (sau echivalentul acestora).

[Pct.16¹ introdus prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

17. Documentele furnizate în vederea identificării clientului şi a beneficiarului efectiv, precum şi în vederea verificării identităţii acestora, se prezintă în original şi trebuie să fie valabile la data prezentării lor.

18. Unitatea de schimb valutar este obligată să nu efectueze operaţiunea de schimb valutar în cazul în care nu poate asigura respectarea cerinţelor punctelor 12-16 şi 23. Unitatea de schimb valutar raportează Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor apariţia a astfel de circumstanţe, în conformitate cu cerinţele legislaţiei.

[Pct.18 completat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

19. Unitatea de schimb valutar va întocmi, completa, menţine şi actualiza informaţia despre persoanele fizice identificate într-un registru special, în format electronic, elaborat în conformitate cu anexa nr.1 la prezentul Regulament. Sistemul informatic de menţinere a registrului privind persoanele fizice identificate va asigura:

a) evidenţa corectă şi sigură a datelor;

b) imposibilitatea manipulării sau alterării înregistrărilor efectuate;

c) stocarea datelor într-un mod accesibil şi într-o manieră în care să asigure posibilitatea de exportare a datelor în format electronic pentru a fi prezentate autorităţii de supraveghere şi altor autorităţi competente.

[Pct.19 în redacţia Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 09.03.2024]

20. Unitatea de schimb valutar va asigura accesul prompt şi nelimitat (la sediu) la registrul privind persoanele fizice identificate, întocmit conform punctului 19, persoanei cu funcţie de conducere de rang superior/directorului sucursalei, casierului, precum şi organelor de supraveghere.

[Pct.20 în redacţia Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 09.03.2024]

[Pct.20 completat prin Hot.BNM nr.38 din 11.03.2021, în vigoare 02.07.2021]

21. Unitatea de schimb valutar poate să dispună şi să utilizeze şi alte documente/registre conform punctului 42 din Regulamentul privind activitatea unităţilor de schimb valutar aprobat prin Hotărârea Comitetului Executiv al Băncii Naţionale a Moldovei nr.335 din 1 decembrie 2016 care asigură disponibilitatea informaţiei cu privire la identificarea şi verificarea clientului persoana fizică, care efectuează operaţiunea de schimb valutar.

22. Veridicitatea informaţiei din Registrul privind persoanele fizice identificate, întocmit conform punctului 19, este asigurată de persoana responsabilă cu funcţie de conducere de rang superior.

[Pct.22 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

23. Unitatea de schimb valutar va efectua monitorizarea continuă a operaţiunilor efectuate de clienţi, pentru stabilirea a celor operaţiuni desfăşurate în sume semnificative şi într-un mod neordinar, care pot genera riscuri de spălare a banilor şi finanţare a terorismului.

Capitolul IV

MĂSURI DE PRECAUŢIE SPORITĂ PRIVIND CLIENŢII

24. Unitatea de schimb valutar aplică măsuri de precauţie sporită stabilind amploarea lor în funcţie de riscul asociat tipului de client şi/sau volumului operaţiunii de schimb valutar efectuate, ţinând cont de evaluarea naţională a riscurilor în domeniu efectuată de Serviciul Prevenirea şi Combaterii Spălării Banilor şi prevederile Legii nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

25. Unitatea de schimb valutar la aplicarea cerinţelor punctului 24 obţine informaţii privind scopul operaţiunii, sursa mijloacelor băneşti, precum şi alte informaţii ţinând cont de prevederile art.8 alin.(2) din Legea nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

26. Unitatea de schimb valutar ia în considerare următorii factori care generează risc sporit în contextul operaţiunii de schimb valutar.

1) clientul este rezident al unei ţări şi/sau jurisdicţii care, conform unor surse credibile (evaluări reciproce, rapoarte detaliate de evaluare sau rapoarte de monitorizare publicate), nu dispun de sisteme efective de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului;

2) clientul este rezident al unei ţări şi/sau jurisdicţii care, conform unor surse credibile, au un nivel ridicat al corupţiei sau al altor activităţi infracţionale;

3) clientul este rezident al unei ţări şi/sau jurisdicţii care sunt supuse unor sancţiuni, embargouri sau măsuri similare, instituite de către organizaţiile internaţionale de profil, conform angajamentelor asumate de către Republica Moldova;

4) clientul este rezident al unei ţări şi/sau jurisdicţii care acordă finanţare sau sprijin pentru activităţi teroriste sau pe teritoriul cărora activează organizaţii teroriste desemnate;

5) clientul este o persoană expusă politic;

6) clientul solicită repetat efectuarea schimbul valutar al sumelor situate aproape de pragul obligaţiei de raportare şi/sau identificare, într-o perioadă de timp scurtă;

7) clientul cumpără sau vinde frecvent în proporţii considerabile valută străină contra monedei naţionale sau altei valute străine;

8) clientul schimbă în cantităţi mari bancnote de valoare mică în bancnote de valoare mai mare;

8¹) mijloacele băneşti implicate în operaţiunea de schimb valutar provin din tranzacţii privind activele virtuale;

9) alţi factori de risc identificaţi.

[Pct.26 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

27. Unitatea de schimb valutar urmăreşte lista ţărilor menţionate la punctul 26 subpct.1)-4) ţinând cont de actele normative emise de Banca Naţională a Moldovei şi Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor întru executarea prevederilor Legii nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului. La efectuarea operaţiunilor de schimb valutar cu persoanele fizice din ţările (jurisdicţiile) cu risc sporit desemnate/monitorizate de GAFI, pe lângă măsurile de precauţie sporită prevăzute la pct.25, unitatea de schimb valutar va aplica măsuri suplimentare pentru a limita sau a nu efectua operaţiuni de schimb valutar cu aceste persoane. Unitatea de schimb valutar va asigura monitorizarea sporită a operaţiunilor cu persoanele fizice din ţara (jurisdicţia) cu risc sporit şi raportarea unor astfel de operaţiuni, în conformitate cu prevederile art.11 din Legea nr.308/2017.

[Pct.27 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

[Pct.27 completat prin Hot.BNM nr.38 din 11.03.2021, în vigoare 02.07.2021]

28. Unitatea de schimb valutar la efectuarea operaţiunii de schimb valutar cu persoanele expuse politic, cu membrii ai familiei persoanelor expuse politic şi cu persoanele cunoscute ca fiind asociaţi apropiaţi ai persoanelor expuse politic asigură aplicarea cel puţin a următoarelor măsuri:

1) verifică dacă potrivit informaţiilor/listelor dedicate acestui scop clientul şi/sau beneficiarul efectiv al acestuia este sau nu persoană expusă politic;

2) solicită informaţii privind membrii familiei şi persoanele cunoscute ca fiind asociaţi apropiaţi ai persoanei expuse politic, conform pct.12 subpct.1)-3);

3) solicită clientului informaţii suplimentare privind sursa averii şi a mijloacelor băneşti implicate în operaţiunea de schimb valutar (de exemplu: certificate despre salariu, contracte de arendă sau vânzare a activelor, sau alte documente).

Unitatea de schimb valutar urmează să înregistreze informaţia obţinută pentru a o face disponibilă autorităţilor competente.

[Pct.28 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

[Pct.28 completat prin Hot.BNM nr.38 din 11.03.2021, în vigoare 02.07.2021]

28¹. La efectuarea operaţiunii de schimb valutar cu persoanele expuse politic, cu membrii de familie ai persoanelor expuse politic şi cu persoanele cunoscute ca fiind asociaţi apropiaţi ai persoanelor expuse politic, unitatea de schimb valutar aplică măsurile de precauţie sporită prevăzute la pct.28 pentru o perioadă de 12 luni de la încetarea exercitării funcţiei publice importante la nivel naţional sau internaţional. După expirarea acestei perioade, în baza unei evaluări a riscului care determină dacă persoana respectivă mai prezintă sau nu riscuri aferente persoanelor expuse politic, unitatea de schimb valutar aplică măsurile de precauţie în funcţie de riscul identificat.

[Pct.28¹ introdus prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

29. Unitatea de schimb valutar nu efectuează operaţiunea de schimb valutar în numerar în moneda naţională şi în valută străină, precum şi cu cecuri de călătorie în valută străină cu persoanele fizice implicate în activităţi teroriste şi de proliferare a armelor de distrugere în masă. Despre refuzul efectuării operaţiunii de schimb valutar, unitatea de schimb valutar informează Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor, în conformitate cu art.5 alin.(3) şi art.34 alin.(4) din Legea nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

[Pct.29 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

30. În scopul aplicării cerinţelor punctului 29, unitatea de schimb valutar monitorizează şi utilizează permanent informaţiile şi datele puse la dispoziţie de Serviciul de Informaţii şi Securitate conform prevederilor Legii nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

Capitolul V

RAPORTAREA ACTIVITĂŢILOR ŞI A TRANZACŢIILOR

31. Unitatea de schimb valutar este obligată să raporteze Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor, în conformitate cu art.11 din Legea nr.308/2017, despre:

1) bunurile suspecte, activităţile sau tranzacţiile suspecte de spălare a banilor, de infracţiuni predicate şi de finanţare a terorismului, care sunt în curs de pregătire, de tentativă, de realizare sau sunt deja realizate - imediat, în cel mult 24 de ore de la identificarea actului sau circumstanţelor care generează suspiciuni;

2) tranzacţiile realizate în numerar în valoare de cel puţin 200000 de lei (sau echivalentul acesteia), efectuate printr-o operaţiune sau prin mai multe operaţiuni care au legătură între ele, în decursul unei luni, începând cu prima zi şi terminând cu ultima zi a lunii – până la data de 5 a lunii următoare lunii în care au fost efectuate tranzacţiile.

[Pct.31 în redacţia Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

[Pct.31 modificat prin Hot.BNM nr.324 din 20.12.2018, în vigoare 04.02.2019]

32. Unitatea de schimb valutar va dispune de:

1) proceduri clare, reieşind din prevederile Legii nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, aduse la cunoştinţa întregului personal, care prevăd raportarea de către personal a tuturor bunurilor suspecte, activităţilor sau tranzacţiilor suspecte de spălare a banilor, de infracţiuni asociate acestora şi de finanţare a terorismului;

2) procedura de depistare a activităţilor şi tranzacţiilor suspecte conform criteriilor şi indiciilor stabilite de Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor;

3) procedură de informare a persoanei responsabile cu funcţie de conducere de rang superior privind problemele ce ţin de prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

33. Formularele speciale transmise la adresa Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor urmează a fi întocmite ţinând cont de prevederile art.11 alin.(6), (8) din Legea nr.308 din 22 decembrie 2017 cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.

[Pct.33 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

34. Unitatea de schimb valutar va completa, menţine şi actualiza informaţia privind operaţiunile transmise în adresa Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor într-un registru special, elaborat în conformitate cu anexa nr.2 la prezentul Regulament.

35. Registrul operaţiunilor transmise la adresa Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor, întocmit conform punctului 34, este semnat de către persoana cu funcţie de conducere de rang superior, responsabilă de asigurarea conformării politicilor şi procedurilor cu cerinţele legale privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, şi se păstrează în incinta casei de schimb valutar şi a hotelului. Persoana cu funcţie de conducere de rang superior, casierul, precum şi organele de supraveghere vor avea acces la Registrul privind operaţiunile transmise la adresa Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor.

Capitolul VI

PĂSTRAREA DATELOR

36. Unitatea de schimb valutar păstrează toate documentele şi informaţiile despre clienţi şi beneficiarii efectivi, obţinute şi întocmite în cadrul măsurilor de precauţie privind clienţii, inclusiv copiile documentelor de identificare, documentele primare, corespondenţa de afaceri, rezultatele analizelor şi cercetărilor efectuate, formularele speciale şi corespondenţa de afaceri cu organele competente, pe o perioadă de 5 ani de la data efectuării operaţiunii de schimb valutar. Datele păstrate trebuie să fie suficiente ca să permită reconstituirea fiecărei activităţi sau tranzacţii (inclusiv volumul, moneda etc.) în maniera în care să servească în caz de necesitate ca probă în cadrul procedurii penale, contravenţionale şi altor proceduri legale.

[Pct.36 modificat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

[Pct.36 în redacţia Hot.BNM nr.38 din 11.03.2021, în vigoare 02.07.2021]

37. Regulile şi procedurile ce ţin de evidenţa şi păstrarea informaţiei privind operaţiunile şi clienţii identificaţi trebuie să includă cel puţin următoarele:

1) obiectul evidenţei;

2) conţinutul evidenţei (înregistrărilor);

3) timpul efectuării înregistrărilor;

4) termenele de păstrare a informaţiei şi a documentelor.

38. Unitatea de schimb valutar asigură că, în caz de solicitare, documentele şi informaţia privind identificarea şi verificarea clienţilor, a beneficiarilor efectivi, precum şi alte date/informaţii deţinute sunt accesibile Băncii Naţionale a Moldovei şi Serviciului Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor. La solicitarea autorităţilor competente termenul privind deţinerea şi păstrarea informaţiei aferentă clienţilor şi operaţiunilor acestora poate fi prelungit pentru o perioadă determinată în solicitare, dar nu mai mult de 5 ani.

39. În scopul îndeplinirii obligaţiunilor în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, unitatea de schimb valutar asigură accesul casierilor/persoanelor care conform obligaţiilor de serviciu au dreptul de acces la datele de identificare a clienţilor şi altă informaţie pertinentă. Angajaţii casei de schimb valutar şi a hotelului sunt obligaţi să păstreze confidenţialitatea informaţiei obţinute în timpul exercitării obligaţiilor de serviciu.

Capitolul VII

CERINŢE PRIVIND SISTEMUL DE CONTROL INTERN

40. Unitatea de schimb valutar va dispune de un sistem de control intern care va asigura conformarea continuă cu actele normative şi Programul PCSBFT ce va contribui la minimizarea riscurilor aferente.

41. Elementele principale ale sistemului de control intern reprezintă:

1) desemnarea persoanei cu funcţie de conducere de rang superior responsabilă de asigurarea conformării politicilor şi procedurilor interne cu cerinţele legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, de asigurare a îndeplinirii permanente a Programului PCSBFT;

2) stabilirea unui program de instruire continuă a personalului în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului;

3) măsurile care se vor aplica faţă de personalul care nu respectă cerinţele legislaţiei în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului şi Programului PCSBFT.

42. Persoana cu funcţie de conducere de rang superior urmează a fi abilitată cel puţin cu următoarele atribuţii:

1) acordarea de consultaţii şi organizarea instruirii angajaţilor caselor de schimb valutar şi a hotelurilor în cadrul realizării cerinţelor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului;

2) luarea deciziei referitor la transmiterea formularelor speciale către Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor şi alte organe abilitate;

3) colaborarea cu Serviciul Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor şi cu alte organe abilitate;

4) efectuarea controlului asupra respectării de către angajaţii unităţii de schimb valutar a prevederilor legislaţiei şi a Programului PCSBFT.

43. Programul de instruire continuă a personalului în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului urmează să includă toate aspectele aferente procesului de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului (identificarea şi verificarea clienţilor, monitorizarea operaţiunilor, identificarea clienţilor cu grad de risc sporit şi identificarea şi raportarea operaţiunilor suspecte). Periodicitatea şi conţinutul concret al instruirii trebuie să fie adaptate la necesităţile casei de schimb valutar şi a hotelului. Instruirile se vor petrece odată cu modificarea legislaţiei sau programului pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, dar nu mai rar de o dată pe an.

Persoana cu funcţie de conducere de rang superior urmează să ţină evidenţa instruirilor petrecute, efectuând înregistrări despre data şi caracterul instruirii, prenumele şi numele lucrătorilor care au fost instruiţi.

44. Unitatea de schimb valutar asigură deţinerea de către angajaţii săi şi persoana cu funcţie de conducere de rang superior a cunoştinţelor, calităţilor, inclusiv reputaţionale, şi abilităţilor corespunzătoare pentru îndeplinirea eficientă a responsabilităţilor de conformare la cerinţele de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului.

[Pct.44 completat prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

45. La efectuarea auditului, privind testarea conformităţii cu politicile, procedurile, controalele interne în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, unitatea de schimb valutar va ţine cont de cel puţin următoarele elemente: periodicitatea de efectuare a auditului, ţinând cont de riscul de spălare a banilor şi de finanţarea a terorismului; obiectivele auditului şi modul de informare a persoanei cu funcţie de conducere de rang superior despre rezultatele obţinute.

46. Auditul poate fi efectuat atât de către personalul casei de schimb valutar şi a hotelului responsabil de efectuarea auditul/controlului intern, cât şi de o entitate de audit/auditor extern independent.

46¹. Unitatea de schimb valutar păstrează un exemplar al Programului de instruire continuă a personalului în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanţării terorismului, evidenţa instruirilor petrecute, precum şi rezultatul auditului, la sediul unităţii de schimb valutar (sucursalei acesteia, punctului de schimb valutar). Unitatea de schimb valutar va asigura accesul prompt şi nelimitat la acestea, persoanei cu funcţie de conducere de rang superior/directorului sucursalei, casierului, precum şi autorităţii de supraveghere.

[Pct.46¹ introdus prin Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

Capitolul VIII

SANCŢIUNI

47. În cazul în care se constată încălcarea prevederilor prezentului Regulament, a obligaţiilor prevăzute de legislaţia privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, Banca Naţională a Moldovei aplică sancţiuni în conformitate cu legislaţia în vigoare.

[Anexa nr.1 în redacţia Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]

[Anexa nr.2 în redacţia Hot.BNM nr.20 din 24.01.2024, în vigoare 08.02.2024]