Ordin nr.481-O din 05.12.2023 cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind modul de verificare a criteriilor de autorizare a solicitanţilor şi titularilor autorizaţiei de operator economic autorizat
SERVICIUL VAMAL
O R D I N
cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind modul de
verificare a criteriilor de autorizare a solicitanţilor şi titularilor
autorizaţiei de operator economic autorizat
nr. 481-O din 05.12.2023
(în vigoare 01.01.2024)
Monitorul Oficial al R. Moldova nr. 523-526 art.1306 din 30.12.2023
* * *
ÎNREGISTRAT:
Ministerul Justiţiei
al Republicii Moldova
nr.1893 din 29.12.2023
Ministru ________Veronica MIHAILOV-MORARU
În temeiul art.6, art.37, 38 alin.(3) din Codul vamal nr.95/2021 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2021, nr.219-225, art.238), cu modificările ulterioare, pct.10 din Regulamentul de aplicare a Codului vamal, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.92/2023 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2023, nr.93-96, art.193),
ORDON:
1. Se aprobă:
1) Normele metodologice privind modul de verificare a criteriilor de autorizare a solicitanţilor şi titularilor autorizaţiei de operator economic autorizat, conform anexei nr.1;
2) Normele tehnice privind modul de utilizare a Sistemului informaţional de gestionare a autorizaţiei de operator economic autorizat, conform anexei nr.2;
3) Normele metodologice privind punerea în aplicare de către organele vamale a simplificărilor şi facilităţilor pentru titularii autorizaţiei de operator economic autorizat conform anexei nr.3
2. Controlul asupra executării prezentului ordin se pune în sarcina Departamentului Venituri şi Control Vamal.
3. Se abrogă Ordinul directorului Serviciului Vamal nr.41-O/2019 cu privire la aprobarea Normelor metodologice privind modul de verificare a solicitanţilor şi titularilor Autorizaţiei de agent economic autorizat (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2019, nr.101-107, art.531), înregistrat la Ministerul Justiţiei cu numărul 1425/ 2019 .
4. Prezentul ordin intră în vigoare la 1 ianuarie 2024.
| DIRECTOR | Igor TALMAZAN |
| Nr.481-O. Chişinău, 5 decembrie 2023. | |
Anexa nr.1
la Ordinul Directorului Serviciului Vamal
nr.481-O/2023
NORMELE METODOLOGICE
privind modul de verificare a criteriilor de autorizare a
solicitanţilor şi titularilor autorizaţiei de operator economic
autorizat (în continuare – Norme metodologice)
Secţiunea 1
Dispoziţii generale
1. Prezentele Norme metodologice stabilesc procedura de verificare a criteriilor de autorizare a solicitanţilor şi titularilor autorizaţiei de operator economic autorizat (în continuare – autorizaţie AEO), precum şi procedura de monitorizare şi reevaluare a criteriilor prevăzute de art.39-43 din Codul vamal, prin intermediul Sistemului informaţional de gestionare a autorizaţiei de operator economic autorizat (în continuare – SI "e-AEO").
2. La efectuarea auditului, monitorizării şi reevaluării criteriilor AEO, subdiviziunea specializată al Serviciului Vamal şi solicitanţii/titularii AEO pot consulta Orientările (Ghiduri) tematice publicate de Organizaţia Mondială a Vămilor şi Comisia Europeană. Prezentele orientări au caracter explicativ.
Secţiunea a 2-a
Realizarea activităţilor de audit
3. Activităţile de examinare a cererii AEO, completate în conformitate cu cerinţele din anexa nr.1 din Regulamentul de aplicare a Codului vamal, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.92/2023, a chestionarului de autoevaluare, completat în conformitate cu cerinţele din anexa nr.1 din prezentele Norme, de auditare, monitorizare şi reevaluare a criteriilor de autorizare AEO se exercită de subdiviziunea din cadrul aparatului central al Serviciului Vamal responsabilă de domeniul AEO, precum şi în comun cu alte subdiviziuni din cadrul Serviciului Vamal, la necesitate şi cu alte autorităţi, conform competenţelor funcţionale atribuite prin lege.
4. Procedura de consultare cu alte autorităţi competente, în conformitate cu art.36 alin.(2) din Codul vamal, în cadrul realizării verificărilor în scopul examinării unuia sau a mai multora dintre criteriile prevăzute la art.38 alin.(1) din cod vamal, se iniţiază la începutul procesului, pentru a obţine informaţii înainte de emiterea autorizaţiei. Cu toate acestea, această procedură poate fi iniţiată oricând se consideră necesar pentru a evalua dacă AEO respectă sau nu în continuare criteriile după autorizare. Procedura de consultare se va utiliza pe durata monitorizărilor, în conformitate cu art.23 alin.(5) din cod vamal. Când Serviciul Vamal decide să iniţieze o reevaluare, trebuie să decidă dacă o consultare cu alte autorităţi competente, este sau nu necesară. Dacă se consideră necesar, Serviciul Vamal începe consultarea şi aşteaptă rezultatele. în caz contrar continuă reevaluarea şi toate rezultatele (suspendări, revocări, autorizaţie AEO încă valabilă) vor fi notificate imediat birourilor vamale şi autorităţilor competente atunci când rezultatele sunt introduse în sistemul SI "e-AEO".
5. Personalul subdiviziunii responsabile de domeniul AEO din cadrul aparatului central al Serviciului Vamal are competenţe de audit, monitorizare, reevaluare pe întreg teritoriul vamal al Republicii Moldova.
6. Echipa de audit este formată cel puţin din două persoane, dintre care unul este şeful echipei, care este responsabil de organizarea acţiunilor de audit, de raportarea rezultatelor aferente acestuia şi de asigurarea întocmirii dosarului de audit. Componenţa echipei de audit este propusă de şeful subdiviziunii responsabile de domeniul AEO şi este aprobată de către directorul Serviciului Vamal sau de către persoana împuternicită de către acesta.
7. Pe parcursul efectuării auditului, ordinul de audit poate fi sistat sau modificat prin emiterea unui nou ordin de audit, cu informarea solicitantului verificat cu privire la motivul sistării sau al modificării acestuia. Perioada sistării auditului şi a obţinerii informaţiei necesare de către Serviciul Vamal de la deţinători de registre publice, autorităţi şi instituţii publice nu se include în durata efectuării auditului.
8. Audit reprezintă ansamblul operaţiunilor de verificare a solicitantului autorizaţiei AEO care are drept scop de a obţine o asigurare rezonabilă că se respectă criteriile de autorizare stabilite de art.39-43 din Codul vamal şi este efectuat prin intermediul SI e -AEO, în conformitate cu prevederile pct.15-22 din Regulamentul de punere în aplicare a Codului vamal nr.95/2021, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.92/2023.
9. Rezultatele verificărilor solicitanţilor de autorizaţii AEO se documentează de către Serviciul Vamal prin intermediul SI e -AEO.
în dosarul de audit vor fi incluse, toate documentele depuse de solicitant, toate actele probatorii ce confirmă sau infirmă riscurile verificate, actele de valorificare a rezultatelor auditului şi actele procedurale emise în timpul auditului.
Secţiunea a 3-a
Analiza riscurilor în procesul de audit
10. Procesul de evaluare a riscurilor se bazează pe metodologia de analiză de risc care cuprinde 4 etape după cum urmează:
1) înţelegerea activităţii economice a solicitantului
Prin combinarea mai multor tehnici, inclusiv vizitarea spaţiilor comerciale ale solicitantului, echipa de audit va obţine o înţelegere deplină a tuturor aspectelor legate de activitatea economică a solicitantului. Echipa de audit la această etapă va întreprinde, după caz, următoarele acţiuni:
a) examinarea activităţii comerciale externe a solicitantului;
b) evaluarea documentelor prezentate de către solicitant, inclusiv cererea şi Chestionarul de autoevaluare completat. Modelul Chestionarului de autoevaluare este prezentat în anexa nr.1 la prezentele Norme;
c) căutarea informaţiei accesibile publicului larg cum ar fi: pagini web, referinţe online şi articole, dări de seamă publice ale companiei, etc.;
d) obţinerea informaţiei de la alte autorităţi publice competente, cum ar fi rapoartele controalelor anteriore, informaţii ce ţin de istoricul plăţilor TVA, impozitului pe venit etc. Necesitatea unei astfel de consultări depinde de tipul de activitate economică a solicitantului şi mărfurile implicate, posibilitatea controlării de către Serviciul Vamal pe baza informaţiilor pe care le au la dispoziţie pentru a stabili dacă solicitantul respectă obligaţiile care îi pot reveni în temeiul altor acte legislative relevante (de exemplu, măsuri de politică comercială, interdicţii şi restricţii specifice).
e) obţinerea informaţiilor necesare şi consultări în situaţia în care alte acte normative ale Republicii Moldova (de exemplu: Acorduri de recunoaştere reciprocă a statutului de AEO) prevăd necesar schimbul de informaţii cu alte autorităţi competente, alte autorităţi vamale din alte state privind recunoaşterea autorizaţiilor AEO pentru securitate şi siguranţă. în aceste cazuri, se consultă autorităţile competente relevante şi cazurile în care este obligatoriu schimbul de informaţii cu acestea pentru a se asigura aplicarea adecvată a recunoaşterii avute în vedere.
Echipa de audit va înregistra informaţia acumulată la această etapă şi va formula o opinie preliminară privind corespunderea cerinţelor de aplicare şi autorizare AEO.
2) Clarificarea obiectivelor şi identificarea riscurilor
La această etapă se realizează evaluarea posibilelor domenii de interes pentru vizita la faţa locului în cadrul auditului. La selectarea domeniilor se va ţine cont de rolul solicitantului în cadrul lanţului de aprovizionare, dacă solicitantul a aplicat la autorizaţia AEO pentru simplificări vamale (AEOC) sau autorizaţia AEO pentru securitate şi siguranţă (AEOS).
Ulterior se examinează legislaţia care reglementează activitatea operatorului economic solicitant, precum şi impactul acesteia asupra activităţii de evaluare a riscurilor.
Reieşind din obiectivele stabilite, echipa de audit trebuie să identifice potenţialele riscuri de neîndeplinire a condiţiilor de autorizare pe care le-ar putea prezenta operatorul economic. Această activitate va fi realizată atât înainte de efectuarea vizitei, reieşind din informaţiile acumulate anterior, cât şi în timpul vizitării operatorului economic supus auditului. Pentru a facilita acest proces, echipa de audit va întocmi o listă de verificare a riscurilor. Lista de verificare a riscurilor posibile aferente activităţii economice a solicitantului va servi drept referinţă pentru activităţile de la etapa următoare.
în urma evaluării riscurilor, echipa de audit va elabora un plan de audit care va reflecta informaţii despre riscurile fiecărui criteriu de autorizare indicînd punctele/aspectele relevante de verificat. Planul de audit se aprobă de către şeful echipei de audit.
3) Evaluarea riscurilor
Această etapă, în mare parte, se va desfăşura în cadrul vizitei la sediile operatorului economic.
Evaluarea riscului va cuprinde următoarele acţiuni:
a) intervievarea angajaţilor relevanţi, observare şi analiză;
b) confirmarea informaţiei generale privind activitatea economică externă a operatorului economic, obţinute la etapa 1;
c) explicarea obligaţiei solicitantului de a gestiona conformarea criteriilor şi de a respecta prevederile legale;
d) explicarea procedurii de audit şi a celei de evaluare a riscurilor;
e) inspectarea spaţiilor solicitantului pentru a observa procesele operaţionale în practică; în cazul în care operatorul economic deţine spaţii în mai multe locaţii în Republica Moldova, echipa de audit va vizita fiecare spaţiu (în funcţie de varietatea activităţilor relevante pentru cerinţele de autorizare AEO);
f) înţelegerea şi înregistrarea proceselor interne ale solicitantului relevante domeniilor de risc, identificate la etapele precedente.
g) identificarea şi înregistrarea riscurilor pe care le prezintă procesele şi practicile interne ale operatorului economic;
h) identificarea şi evaluarea sistemului de controale interne utilizate de operatorul economic care au impact asupra riscurilor identificate;
i) evaluarea riscurilor, atât din punctul de vedere al impactului, cât şi al probabilităţii, prin prisma controalelor interne identificate;
j) solicitarea informaţiilor de la orice entitate care este legată, direct sau indirect, cu domeniul supus verificărilor, în vederea clarificării aspectelor activităţii operatorului economic, relevante pentru cerinţele de autorizare;
Membrii echipei de audit vor analiza răspunsurile primite, iar concluziile analizei vor fi luate în considerare la elaborarea raportului de audit.
4) Acţiuni de răspuns la risc
Drept urmare a folosirii tuturor informaţiilor acumulate, în special evaluarea riscurilor la etapa 3, echipa de audit va identifica (dacă este cazul) care riscuri semnificative rămân negestionate de către solicitant.
Echipa poate conlucra cu solicitantul pentru a ajuta la dezvoltarea controalelor interne sau propune modificări la modul de realizare a proceselor interne pentru a gestiona acele riscuri rămase.
Secţiunea a 4-a
Procesul de evaluare a riscurilor
11. în cazul în care în procesul de audit se identifică eventuale riscuri de neîndeplinire a criteriilor de autorizare, solicitantul se preavizează prin întocmirea unui raport preliminar a rezultatelor auditului în termen de cel mult 60 de zile de la data acceptării cererii. Prin intermediul raportului preliminar, solicitantul are dreptul la replică într-un termen de 30 de zile de la data comunicării respective. La expirarea termenului respectiv, Serviciul Vamal adoptă decizia în termen de 30 de zile, care se comunică solicitantului.
12. La finalizarea acţiunilor de audit, Raportul final al activităţii de audit, în care se consemnează concluziile verificării se semnează de către membrii echipei de audit şi reprezentantul legal al operatorului economic verificat. Cu toate că auditurile sunt executate în legătură cu eliberarea unei autorizaţii, informaţiile colectate permit evaluarea riscurilor operatorului economic şi pot duce la viitoare monitorizări, reevaluări, controale ulterioare.
Secţiunea a 5-a
Verificarea criteriilor pentru acordarea autorizaţiei AEO
13. Echipa de audit în cadrul activităţilor de auditare verifică respectarea de către solicitant a criteriilor prevăzute la art.39-43 din Codul vamal, precum şi lipsa datoriilor faţă de bugetul de stat. Lipsa datoriilor sau existenţa restanţelor faţă de bugetul de stat, poate fi dovedită prin accesarea portalului guvernamental al antreprenorului sau printr-o declaraţie pe propria răspundere
14. Criteriul conformitate (Articolul 39 din Codul vamal) – se consideră a fi respectat în cazul în care este dovedită absenţa unor încălcări grave sau repetate ale legislaţiei vamale şi fiscale, constatate conform procedurii legale, precum şi absenţa infracţiunilor economice legate de activitatea solicitantului, pe perioada ultimilor 3 ani anteriori depunerii cererii şi:
1) nu există nicio decizie a unei autorităţi administrative sau judiciare care să concluzioneze că una dintre persoanele menţionate la sbp.2) a comis, în cursul ultimilor 3 ani, încălcări grave sau repetate ale legislaţiei vamale ori fiscale în legătură cu activitatea sa economică; şi
2) niciuna dintre următoarele persoane nu are un cazier care conţine infracţiuni în legătură cu activitatea sa economică, inclusiv, dacă este cazul, cu activitatea economică a solicitantului:
a) solicitantul;
b) persoana responsabilă de domeniul vamal al solicitantului;
c) persoana împuternicită să îl reprezinte pe solicitant sau care exercită controlul asupra gestiunii acestuia.
3) Istoricul respectării legislaţiei vamale şi fiscale poate fi considerat adecvat dacă, Serviciul Vamal determină, în baza informaţiilor şi a datelor disponibile, că aceste încălcări au o importanţă minoră în raport cu numărul sau amploarea operaţiunilor vamale şi nu creează suspiciuni cu privire la buna-credinţă a solicitantului.
Următoarele situaţii specifice trebuie să fie luate în considerare în evaluarea încălcării de către Serviciul Vamal:
a) evaluarea respectării include activităţile vamale ale solicitantului, inclusiv elementele de impozitare relevante şi luând în considerare cazierul conţinând infracţiuni grave legate de activitatea economică a solicitantului;
b) termenul "încălcare" nu se referă numai la faptele constatate de Serviciul Vamal cu ocazia controalelor efectuate la momentul introducerii mărfurilor pe teritoriul vamal al Republicii Moldova sau sub un regim vamal. Orice încălcări ale legislaţiei vamale şi fiscale constatate cu ocazia unui control post-vămuire efectuat ulterior, încălcări ale legislaţiei fiscale constatate în cadrul unui control fiscal, sunt luate în considerare şi evaluate, precum şi orice încălcări care ar putea fi descoperite prin utilizarea altor autorizaţii vamale şi a oricăror alte surse de informaţii disponibile Serviciului Vamal;
c) încălcările săvârşite de prestatorii serviciilor de transport, de broker vamal sau de alte părţi terţe care acţionează în numele solicitantului sunt, de asemenea, luate în considerare.
Solicitantul trebuie să prezinte dovezi cu privire la instituirea unor măsuri adecvate pentru asigurarea conformităţii de către persoanele care acţionează în numele său, cum ar fi instrucţiuni clare pentru părţile respective, monitorizarea şi verificarea corectitudinii declaraţiilor vamale şi măsuri corective în momentul în care se produc erori;
d) atunci când sancţiunile referitoare la o încălcare specifică sunt revizuite de autoritatea competentă în urma unui apel sau revizuiri, evaluarea gravităţii încălcării trebuie să se întemeieze pe decizia revizuită. în cazul în care sancţiunea pentru o încălcare este retrasă în totalitate de autoritatea competentă, se consideră că încălcarea nu a fost săvârşită. înainte de luarea unei decizii, în cazul în care criteriul de conformitate este îndeplinit, este necesară compararea numărului total al încălcărilor comise de solicitant cu numărul total al operaţiunilor vamale efectuate de solicitant în aceeaşi perioadă de timp pentru a stabili raporturi adecvate. în acest context, diferitele tipuri de activităţi vor fi luate în considerare în ceea ce priveşte numărul şi volumul declaraţiilor şi al operaţiilor vamale efectuate de solicitant.
Unele erori pot fi definite ca fiind "de importanţă redusă" deoarece nu au niciun impact asupra cuantumului taxelor vamale care urmează a fi achitate, de exemplu, o clasificare incorectă între două mărfuri cu acelaşi nivel al taxei vamale şi nicio diferenţă între celelalte măsuri aplicabile acestora (de exemplu, prohibiţii şi restricţii). Alte încălcări pot afecta cuantumul taxelor de plată, însă diferenţa nu este considerată semnificativă în ceea ce priveşte numărul şi volumul declaraţiilor formulate de solicitant.
în cazul în care se decide că încălcarea poate fi considerată de importanţă redusă, operatorul trebuie să prezinte dovezi ale măsurilor concepute a fi întreprinse pentru reducerea numărului de erori apărute în cadrul operaţiunilor sale vamale.
4) în cazul în care nu există alte circumstanţe care trebuie luate în considerare, următoarele încălcări ar putea constitui exemple de încălcări vamale de importanţă redusă:
a) erori considerate a nu avea un efect semnificativ asupra funcţionării unui regim vamal;
b) erori minore privind respectarea perioadei maxime permise pentru ca mărfurile să aibă statut de mărfuri în depozitare temporară sau a oricăror alte termene aplicabile mărfurilor în cadrul oricărui regim vamal de perfecţionare activă sau admitere temporară, fără ca aceasta să afecteze stabilirea corectă a datoriei vamale exigibile;
c) erori izolate, nerecurente efectuate de operator în momentul completării datelor cuprinse în declaraţiile vamale depuse, cu condiţia ca aceste erori să nu fi condus la o evaluare incorectă a datoriei vamale exigibile.
5) în cazul unor încălcări care ar putea fi considerate iniţial ca fiind de importanţă redusă, autorităţile vamale stabilesc dacă a avut loc o repetare a încălcărilor care sunt identice în ceea ce priveşte natura acestora. în acest caz, Serviciul Vamal analizează dacă repetarea încălcărilor este rezultatul acţiunii unei singure persoane sau a mai multor persoane din cadrul societăţii solicitantului, sau dacă aceasta este rezultatul unor deficienţe structurale din cadrul sistemelor solicitantului. Serviciul Vamal trebuie să stabilească, de asemenea, dacă tipul de încălcare continuă să apară sau cauza încălcării a fost identificată şi remediată de solicitant şi nu se va mai produce în viitor. în caz contrar, dacă încălcarea se produce din nou în perioade diferite de timp, aceasta ar putea însemna că gestionarea internă a societăţii este inadecvată în ceea ce priveşte adoptarea de măsuri pentru prevenirea repetării acestor încălcări.
6) în ceea ce priveşte încălcările repetate referitoare la dispoziţiile fiscale, trebuie luată în considerare definiţia stabilită de autoritatea fiscală competentă.
7) Următoarele elemente ar trebui să fie luate în considerare atunci când sunt evaluate încălcările grave:
a) Acte deliberate - intenţia sau frauda deliberată, care se dovedeşte a fi înfăptuită în mod deliberat şi cu intenţie de către solicitant, persoana responsabilă de domeniul vamal al solicitantului sau de către persoana împuternicită să îl reprezinte pe solicitant sau care exercită controlul asupra gestiunii acestuia, trebuie luată în considerare ca fiind o încălcare de o gravitate mai mare decât în cazul în care ar fi avut loc în alte circumstanţe, chiar dacă natura erorii ar putea fi considerată de "o importanţă minoră";
b) Natura încălcării - atunci când o încălcare este de aşa natură încât poate fi considerată o încălcare gravă a legislaţiei vamale şi a dispoziţiilor fiscale şi necesită impunerea unei sancţiuni semnificative sau recurgerea la proceduri penale;
c) Indicator de risc major cu privire la securitate, siguranţă sau reglementări vamale, dispoziţii fiscale sau infracţiuni economice legate de activitatea solicitantului.
încălcări grave sunt considerate şi cele care, chiar şi în absenţa intenţiei solicitantului de a comite o fraudă, sunt suficient de importante pentru a fi considerate un indicator de risc major în ceea ce priveşte securitatea şi siguranţa sau reglementările vamale, dispoziţiile fiscale sau infracţiunile economice legate de activitatea solicitantului.
15. Criteriul solvabilitatea financiară (Articolul 40 din Codul vamal) - solvabilitatea financiară se consideră a fi dovedită atunci când solicitantul are o situaţie financiară bună care îi permite să îşi îndeplinească angajamentele, ţinând seama în mod corespunzător de caracteristicile tipului de activitate comercială în cauză.
Criteriul se consideră respectat dacă solicitantul îndeplineşte următoarele condiţii:
a) nu face obiectul unei proceduri de faliment sau insolvabilitate.
în cazul în care solicitantul face obiectul unei proceduri de faliment, de lichidare sau face obiectul oricărei forme de insolvenţă, deschisă de debitor, creditor şi de alte persoane sau instituţii prevăzute expres de lege, criteriul privind solvabilitatea financiară, astfel cum este definit la articolul 40 din Cod vamal, nu este îndeplinit.
b) în ultimii 3 ani anteriori depunerii cererii şi-a îndeplinit obligaţiile în ceea ce priveşte plata drepturilor de import sau export şi a oricăror altor taxe sau plăţi în legătură cu importul sau exportul de mărfuri.
Serviciul Vamal poate stabili dacă solicitantul a achitat sau a plătit cu întârziere taxele/impozitele vamale datorate în mod legal în ultimii trei ani. Acestea exclud sumele care nu sunt încă datorate în mod legal sau care sunt contestate. în caz de contestare, atunci când decizia relevantă este suspendată de Serviciul Vamal, trebuie verificat dacă a fost constituită o garanţie care să acopere datoriile vamale. în cazul în care nu a fost constituită o garanţie, astfel cum se prevede la articolul 46 alineatul (3) din Codul vamal, ar trebui consultat raportul care justifică eliberarea garanţiei. în general, în cazul în care solicitantul nu a achitat sumele legal datorate, criteriul privind solvabilitatea dovedită nu este îndeplinit. Cu toate acestea, se examinează motivele pentru neplată sau plata întârziată pentru a determina existenţa unor posibile circumstanţe care au generat aceste riscuri.
c) Exemple de circumstanţe care generează riscuri ar putea include:
- un termen scurt sau o problemă singulară de flux de numerar sau de lichiditate, în cazul în care situaţia financiară generală şi încrederea în solicitant nu este pusă la îndoială;
- solicitantul a efectuat plata cu întârziere din cauza unei erori administrative şi nu din cauza unei probleme de solvabilitate subiacente, acest lucru nu ar trebui să afecteze conformitatea acestuia cu acest criteriu. Solicitantul nu ar trebui să fie în mod automat considerat a fi în imposibilitate de plată şi, prin urmare, să i se refuze statutul de AEO, atunci când există astfel de cereri de amânare.
Cu toate acestea, în afara oricăror facilităţi de plată acordate, în celelalte cazuri, sumele datorate trebuie plătite în termenele prevăzute în mod legal. Obligaţiile prevăzute sunt considerate ca fiind aferente nu numai pentru plata propriu-zisă, ci şi pentru termenele-limită de plată. Orice nerespectare a acestor termene ar trebui avută în vedere pentru respectarea în general de către solicitant a legislaţiei vamale. După caz, dacă societatea a solicitat rambursări pentru taxele vamale sau impozitele şi alte taxe care au legătură cu importul sau exportul de mărfuri, evidenţa acestor rambursări ar putea fi verificată.
d) demonstrează, în baza contabilităţii şi a informaţiilor disponibile pentru ultimii 3 ani anteriori depunerii cererii, că are o situaţie financiară suficientă pentru a-şi îndeplini obligaţiile şi a-şi respecta angajamentele, ţinând seama de tipul şi volumul activităţii comerciale, inclusiv că nu are active nete negative, cu excepţia cazului în care acestea pot fi acoperite.
Pentru verificarea condiţiei respective, surse de date constituie documentele contabile de sinteză:
- rapoartele privind situaţiile financiare, acestea oferind explicaţii necesare unei înţelegeri mai bune a bilanţului şi raportului de profit şi pierdere, aducând clarificări privind politicile societăţii comerciale în materie de investiţii, de finanţare, de fiscalitate, de evaluare a patrimoniului.
16. într-o abordare generală, pentru verificarea îndeplinirii criteriului prevăzut la pct.15 se recomandă:
1) Un studiu al structurii bilanţului (sub forma unui procent, pe verticală şi pe orizontală). Analiza structurii bilanţului urmăreşte analiza ponderii diferitelor elemente ale situaţiei financiare. Se va calcula relaţia (ponderea) între valoarea activelor/pasivelor, pe element în parte şi valoarea totală a activului/pasivului (Fiecare element de activ/Total activ*100%, Fiecare element de pasiv/Total Pasiv*100%). Din necesitatea corelării resurselor cu mijloacele, un echilibru bilanţier presupune ca activele circulante (curente) să fie finanţate prin datorii pe termen scurt, iar activele pe termen lung (imobilizate) să fie finanţate din pasivul patrimonial, constituit din capitaluri proprii şi datorii pe termen lung. Nerespectarea acestei reguli va avea ca rezultat dezechilibrarea societăţii comerciale, prin urmare, se va constata că entitatea nu are suficiente active transformabile cu care să îşi acopere datoriile. Iar analiza pe orizontală a structurii bilanţului, se va realiza comparând fiecare element analizat cu nivelul înregistrat în anii precedenţi pentru a se constata evoluţia indicatorului în sensul reducerii sau creşterii.
2) Un studiu al indicatorilor financiari (sub forma unui coeficient). Indicatorii financiari se exprimă sub forma unor rapoarte între două mărimi, sau grupe de mărimi din situaţiile financiare ale întreprinderii (ex. bilanţ, raport de profit şi pierdere), care permit efectuarea de aprecieri asupra situaţiei financiare şi luarea deciziilor. Indicatorii financiari sunt reglementaţi şi clasificaţi în diferite grupe. Analiza efectuată de echipa de audit se va concentra pe indicatorii de lichiditate, care au rolul de a măsura capacitatea întreprinderii de a-şi onora la termen obligaţiile de plată asumate pe seama activelor curente. Dintre aceştia se vor analiza următorii:
| Lichiditatea generală = Active circulante/Datorii curente |
| Lichiditatea imediată = (Active circulante-Stocuri)/Datorii curente |
| Rata solvabilităţii generale = Active totale/Datorii totale |
| Solvabilitatea patrimonială = Capital propriu/Capital total |
Lichiditatea generală (Lg) – exprimă capacitatea societăţii comerciale de a face faţă obligaţiilor curente pe seama capitalului circulant. Se recomandă ca indicatorul de lichiditate generală să fie mai mare decât 1. Atunci cînd valoarea este sub 1 se constată o decapitalizare a întreprinderii, lipsa capacităţii de plata pe termen scurt.
Lg = AC/DC
Unde: AC = active circulante
DC = datorii curente
Lichiditatea imediată (Li) are aceeaşi semnificaţie ca şi lichiditatea generală, dar elimină din calcul stocurile, care uneori pot fi greu vandabile. O diferenţă de rezultate foarte mare între lichiditatea generală şi lichiditatea curentă exprimă că stocurile existente ale firmei sunt foarte mari. Intervalul considerat satisfăcător pentru aceasta rată este 0,65-1.
Li = (AC-S)/DC
Unde: AC = active circulante
DC = datorii curente
S = stocuri de valori materiale
Rata solvabilităţii generale (Rsg) – cu cît valoarea ratei solvabilităţii este mai mare de 1, cu atît situaţia financiară de ansamblu a societăţii comerciale este mai bună. în cazul în care rata solvabilităţii este mai mică decît 1, atunci gradul solvabilităţii este unul deficitar.
Rsg = AT/DT
Unde: AT = active totale
DT = datorii totale
Solvabilitatea patrimonială (Sp), numită şi autonomia financiară, exprimă capacitatea de autofinanţare a societăţii comerciale, precum şi măsura în care poate face faţă obligaţiilor sale de plată. Valoarea minimă a acestei rate trebuie să se încadreze în limitele 0,3-0,5, iar peste 0,5 situaţia poate fi considerată normală.
Sp = CP/CT
Unde: CP = capital propriu
CT = capital total = Capital propriu + credite bancare
Atunci când se ia în considerare condiţia privind solvabilitatea financiară dovedită, este important ca toate informaţiile să fie analizate, după caz, împreună pentru a obţine o perspectivă de ansamblu. Niciun indicator nu ar trebui analizat izolat, iar decizia finală ar trebui să se bazeze pe poziţia generală a întreprinderii.
Echipa de audit se poate baza pe diferite surse de informaţii pentru evaluarea situaţiei financiare şi anume:
a) documente oficiale cu privire la insolvenţe, lichidări şi administrări;
b) dovada achitării taxelor vamale şi a altor impozite sau taxe, percepute la sau în legătură cu importul sau exportul de mărfuri în ultimii trei ani;
c) documentele contabile de sinteză: situaţiile financiare – bilanţul, situaţia de profit şi pierderi, alte anexe, care vizează ultimii trei ani, pentru a analiza capacitatea solicitantului de a-şi achita datorii;
d) analiza bonităţii solicitantului, în cazul în care solicitantul este finanţat de o societate mamă sau printr-un credit acordat de o instituţie financiară (bancă);
în cazul în care solicitantul este finanţat printr-un împrumut obţinut de la o altă persoană sau instituţie financiară, autorităţile vamale pot solicita, de asemenea, o copie a analizei bonităţii solicitantului şi scrisoarea privind facilităţile bancare sau un document echivalent. Serviciul Vamal va compara analiza bonităţii şi/sau documentul de împrumut cu cele mai recente previziuni ale fluxului de numerar, ale bilanţului contabil şi ale contului de profit şi pierderi pentru a garanta că solicitantul operează în limitele facilităţii autorizate de linia de credit şi funcţionează în conformitate cu previziunile sale la momentul finalizării analizei bonităţii acestuia. în cazul în care există diferenţe semnificative, ar trebui investigate motivele. Cu toate acestea, Serviciul Vamal poate solicita dovezi suplimentare, cum ar fi un angajament din partea creditorului sau o scrisoare de facilităţi bancare şi pot stabili perioada împrumutului şi orice termeni şi condiţii aferente acestuia. Serviciul Vamal verifică dacă poziţia înregistrată în contabilitate este în concordanţă cu angajamentul sau scrisoarea privind facilităţile bancare. Societăţii i se solicită furnizarea de informaţii suplimentare cu privire la împrumut, de exemplu numele creditorului, scopul împrumutului şi condiţiile acestuia. Aceste informaţii trebuie verificate şi comparate cu alte documente financiare (de exemplu, bilanţuri, contul de profit şi pierderi) pentru a evalua situaţia financiară globală a operatorului economic.
e) concluzii ale agenţiilor de rating de credit, ale asociaţiilor pentru protecţia creditelor sau orice rating al autorităţilor publice relevante;
f) orice informaţie financiară accesibilă, cum ar fi registrele legale, bazele de date online fiscale, etc.
g) alte documente pe care solicitantul le poate furniza, de exemplu, o garanţie din partea unei societăţi-mamă (sau a unei alte societăţi din grup), care atestă că solicitantul este solvabil din punct de vedere financiar.
O garanţie din partea unei societăţi-mamă (sau a unei alte societăţi din grup), de regulă confirmă abordarea adoptată de o filială în încercarea de a obţine finanţare. Garanţia poate apărea atunci când filiala deţine active nete negative, iar acestea sunt utilizate pentru a sprijini opinia administratorilor şi a proba opinia auditorului potrivit cărora societatea dispune de resurse financiare adecvate pentru a continua să funcţioneze în baza principiului continuităţii activităţii. Acestea pot fi limitate la o anumită perioadă de timp. Acestea reprezintă o declaraţie de intenţie scrisă de a continua sprijinul financiar acordat societăţii solicitante, însă nu sunt neapărat obligatorii din punct de vedere juridic. Atunci când se analizează solvabilitatea financiară dovedită a unei filiale, se va ţine seama de faptul că o filială poate opera în baza unei garanţii acordate de societatea-mamă, iar Serviciul Vamal poate verifica conturile societăţii-mamă care acordă sprijin pentru a se asigura că are capacitatea de a face acest lucru. în cazul în care se solicită o garanţie ca dovadă a sprijinului societăţii-mamă (sau al altei societăţi din grup), aceasta trebuie să fie obligatorie din punct de vedere juridic, în conformitate cu legislaţia naţională. Pentru a fi obligatoriu din punct de vedere juridic, un acord contractual trebuie să conţină un angajament privind achitarea în mod irevocabil şi necondiţionat a datoriilor filialei. Ulterior semnării, semnatarul va avea responsabilitatea juridică a achitării oricăror datorii vamale, neplătite de solicitant.
h) Dacă solicitantul este stabilit pe teritoriul vamal de mai puţin de 3 ani, Serviciul Vamal evaluează respectarea criteriului prevăzut la art.40 din Codul vamal pe baza evidenţelor şi a informaţiilor disponibile la momentul depunerii cererii.
Lipsa informaţiilor referitoare la istoricul financiar al solicitantului creşte nivelul de risc pentru Serviciul Vamal. Solvabilitatea financiară dovedită va fi analizată, pe baza evidenţelor şi a informaţiilor ce includ orice rapoarte intermediare şi cele mai recente date privind fluxul de numerar, bilanţul şi previziunile de profit şi pierderi furnizate de administratori/parteneri/proprietarul unic.
Serviciu Vamal ea în considerare cazul în care un solicitant este stabilit de mai puţin de trei ani ca urmare a reorganizării întreprinderii, însă activitatea economică rămâne neschimbată. Pentru a evalua acest criteriu, se va lua în considerare evidenţele contabile ale întreprinderii, evidenţele de gestiune, situaţia financiară sau orice alte documente relevante ale societăţii preexistente, cu condiţia ca activitatea economică să fi rămas neschimbată.
17. Criteriul sistemul de gestionare a evidenţelor comerciale şi de transport (Articolul 41 din Codul vamal) - solicitantul trebuie să dovedească că dispune de un nivel ridicat de control al operaţiunilor sale şi al fluxului mărfurilor, prin intermediul unui sistem de gestionare a evidenţelor comerciale şi, după caz, de transport, care să permită efectuarea adecvată a controalelor vamale. Criteriul se consideră respectat dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:
1) (art.41, alin.(1), lit.a) din Codul vamal) - solicitantul utilizează un sistem contabil care este compatibil cu principiile de contabilitate general admise şi care permite realizarea controalelor vamale bazate pe audit şi menţine un istoric al datelor ce oferă posibilitatea de audit din momentul în care datele sunt înscrise în dosar.
în acest sens se va stabili dacă:
a) verificările efectuate în sistemul întreprinderii sunt combinate cu controalele de
securitate şi siguranţă;
b) informaţiile din sistemul întreprinderii reflectă circulaţia fizică a transporturilor, a mărfurilor şi a produselor şi reprezintă o parte a verificării;
c) informaţiile din sistemul întreprinderii reflectă fluxul de transporturi, mărfuri şi produse, precum şi măsurile luate în vederea asigurării securităţii şi siguranţei acestora în diferite etape ale lanţului de aprovizionare internaţional atunci când un AEO este implicat.
d) pista de audit păstrează un istoric al datelor, care permite urmărirea unei anumite informaţii din momentul intrării în sistemul de date până la momentul ieşiri. în contabilitate, o pistă de audit este un proces sau un caz de verificare încrucişată a fiecărei intrări contabile cu sursa acesteia pentru a facilita verificarea corectitudinii înregistrării respective. O pistă completă de audit va urmări ciclul de viaţă al activităţilor operaţionale ale solicitantului, în acest caz în legătură cu fluxul de transporturi, mărfuri şi produse care sosesc, sunt prelucrate şi părăsesc sediul societăţii. Pot exista mai multe elemente care funcţionează ca o verigă în lanţul de probe, cum ar fi de codificare, referinţe încrucişate, numere de factură, numerele de ordine, numere bonul de livrare, etc. întreprinderile au nevoie de o pistă de audit în sistemele lor automatizate din motive de securitate în scopuri de control intern.
Un exemplu al unei piste de audit tipic pentru o procedură de perfecţionare activă este: contract - comandă de aprovizionare pentru materii prime - comanda de confirmare - factură - plata - primirea de bunuri - intrare în stoc - declaraţia vamală de plasare a mărfurilor în regim - comandă de producţie - rata randamentului / producţie - rezultate - export sau factura de vânzare - primirea de plată.
2) (art.41, alin.(1), lit.b) din Codul vamal) - evidenţele ţinute de solicitant în scopuri vamale sunt integrate în sistemul contabil al acestuia sau permit verificări încrucişate ale informaţiilor cu sistemul contabil;
Pentru microîntreprinderi şi întreprinderi mici (IMM-uri), poate fi demonstart criteriul prin existenţa posibilităţii de verificare încrucişată între evidenţele vamale şi sistemul contabil. Aceasta poate fi obţinută printr-o legătură automată, o interfaţă sau chiar trimiteri încrucişate la sisteme sau documentaţie.
3) (art.41, alin.(1), lit.c) din Codul vamal) - solicitantul permite accesul fizic al Serviciului Vamal la sistemele sale contabile şi, dacă este cazul, la evidenţele sale comerciale şi de transport.
4) (art.41, alin.(1), lit.d) din Codul vamal) - solicitantul permite accesul electronic al Serviciului Vamal la sistemele sale contabile şi, dacă este cazul, la evidenţele sale comerciale şi de transport dacă sistemele sau evidenţele respective sunt ţinute în format electronic.
Accesul poate fi acordat în diferite moduri:
a) pe suport de hârtie: se înmânează o copie tipărită a informaţiilor solicitate. Soluţia pe suport de hârtie este adecvată atunci când cantitatea de informaţii solicitate este limitată. Această situaţie poate apărea, de exemplu, atunci când sunt verificate conturile anuale;
b) dispozitive portabile de stocare a datelor: se înmânează o copie a informaţiilor solicitate pe suport CD-ROM sau pe un suport electronic similar. Această metodă este adecvată atunci când există un volum mai mare de informaţii şi este necesară prelucrarea datelor;
c) acces online: prin sistemul informatic al societăţii, în cazul unei vizite la faţa locului, utilizându-se canale electronice pentru schimbul de date, inclusiv internetul. Indiferent de modul în care sunt accesibile datele, Serviciul Vamal trebuie să aibă posibilitatea de a le interoga şi analiza (de exemplu, să poată lucra pe date). Pentru această condiţie specială, va fi luată în considerare natura IMM-urilor. Pentru un solicitant de mari dimensiuni, ar putea fi necesar un sistem electronic integrat de evidenţe contabile care să faciliteze în mod direct auditul Serviciului Vamal, în timp ce, pentru un IMM, un sistem de evidenţe contabile simplificat şi pe suport de hârtie ar putea fi suficient dacă permite autorităţii vamale să efectueze controalele relevante. Prezentele moduri de acordare a accesului sunt valabile şi pentru condiţia ăprevăzută la sbp.3);
5) (art.41, alin.(1), lit.e) din Codul vamal) - solicitantul dispune de un sistem logistic care identifică mărfurile ca mărfuri autohtone sau străine şi indică, acolo unde este cazul, localizarea acestora;
în cazul IMM-urilor, îndeplinirea acestei condiţii poate fi considerată satisfăcătoare în cazul în care distincţia între mărfurile autohtone şi străine se poate realiza prin intermediul unui simplu fişier electronic sau prin documente tipărite, cu condiţia ca acestea să fie gestionate şi protejate în condiţii de siguranţă. Identificarea mărfurilor străine de cele autohtone (nu se aplică pentru autorzarea AEOS).
6) (art.41, alin.(1), lit.f) din Codul vamal) - solicitantul dispune de o organizare administrativă care corespunde tipului şi dimensiunii activităţii şi care este adaptată pentru gestionarea fluxului de mărfuri şi utilizează un sistem de control intern care permite prevenirea, detectarea şi corectarea greşelilor, precum şi prevenirea şi detectarea tranzacţiilor ilegale sau neregulamentare;
Se verificîă dacă există şi sunt puse în aplicare proceduri scrise şi instrucţiuni de lucru cu descrieri clare ale proceselor, competenţelor şi reprezentării în caz de absenţă. Procedurile de control intern influenţează nu numai funcţionarea normală a departamentului responsabil pentru operaţiunile prevăzute de legislaţia vamală, ci şi toate serviciile implicate în gestionarea activităţilor legate de lanţul de aprovizionare internaţional în cazul în care solicitantul este implicat. Exemplele de control intern sunt diverse şi variază de la simpla "regulă a celor două persoane" la verificări electronice complexe de plauzibilitate. Fiecare neregulă în administraţie, inclusiv încălcările vamale, poate fi un indicator că sistemul de control intern nu este eficient. în acest sens, fiecare încălcare vamală trebuie verificată întotdeauna, de asemenea, cu privire la această condiţie, în scopul de a lua măsuri pentru îmbunătăţirea sistemului de control intern şi, prin urmare, pentru evitarea repetării încălcării.
7) (art.41, alin.(1), lit.g) din Codul vamal) - solicitantul dispune, dacă este cazul, de proceduri satisfăcătoare pentru gestionarea licenţelor şi/sau a autorizaţiilor de import şi/sau de export acordate în conformitate cu măsurile de politică comercială;
Pe baza informaţiilor aflate la dispoziţia Serviciului Vamal, este important să se identifice în prealabil dacă solicitantul operează mărfuri care fac obiectul unor măsuri de politică comercială (licenţe şi/sau a autorizaţiilor de import şi/sau de export). în acest caz, trebuie să fie instituite practici şi proceduri corespunzătoare în vederea administrării licenţelor şi /sau a autorizaţiilor. Dacă este necesar, aplicarea acestor practici şi proceduri trebuie să fie verificată la faţa locului. în cazul în care se realizează schimburi comerciale cu mărfuri specifice în baza oricăror licenţe emise de alte autorităţi competente, se recomandă ca Serviciul Vamal să consulte respectivele autorităţi pentru orice informaţii generale privind solicitantul.
8) (art.41, alin.(1), lit.h) din Codul vamal) - solicitantul dispune de proceduri satisfăcătoare de arhivare a documentelor şi a informaţiilor, precum şi de protecţie împotriva pierderii datelor;
Se vor evalua procedurile de arhivare şi de recuperare a documentelor şi informaţiilor solicitantului, inclusiv în ceea ce priveşte tipul de mediu şi formatul software în care sunt stocate datele, precum şi dacă acestea sunt comprimate şi în ce etapă. în cazul în care se utilizează o parte terţă, mijloacele relevante trebuie să fie clare, în special frecvenţa şi locaţia oricăror date arhivate şi de rezervă. Un aspect important al acestei condiţii este legat de posibila distrugere sau pierdere a informaţiilor relevante. Astfel, se va verifica existenţa unui plan de securitate, inclusiv a unor puncte de acţiune care să descrie măsurile care trebuie luate în caz de incidente, şi dacă acesta este actualizat periodic. Se va verifica procedurile de rezervă implementate, atunci când sistemele informatice nu funcţionează.
9) (art.41, alin.(1), lit.i) din Codul vamal) - solicitantul se asigură că angajaţii vizaţi au primit instrucţiuni să informeze Serviciul Vamal ori de câte ori sunt descoperite dificultăţi în îndeplinirea cerinţelor şi instituie proceduri pentru informarea Serviciului Vamal cu privire la astfel de dificultăţi;
Se va verifica:
a) dispunerea de proceduri de informare a Serviciului Vamal în cazul unor dificultăţi în îndeplinirea cerinţelor vamale şi
b) dacă solicitantul a desemnat o persoană de contact care să fie responsabilă pentru informarea Serviciului Vamal;
c) dacă angajaţilor implicaţi în lanţul de aprovizionare li se transmit instrucţiuni oficiale pentru a preveni posibilele dificultăţi în îndeplinirea cerinţelor vamale. Toate dificultăţile identificate ar trebui raportate persoanei (persoanelor) responsabile desemnate şi/sau înlocuitorului (înlocuitorilor) acesteia (acestora). în acest scop, este util ca datele de contact ale persoanelor desemnate să fie afişate într-un loc vizibil pentru personalul care gestionează mărfuri, precum şi pentru cei care se ocupă de informaţiile legate de mărfuri (de exemplu, afişate pe o tablă şi/sau lângă telefon). Lista informaţiilor care trebuie comunicate Serviciului Vamal de către titularii autorizaţiei de operator economic autorizat, este inclusă în anexa nr.2 din prezentele Norme.
10) (art.41, alin.(1), lit.j) din Codul vamal) - solicitantul dispune de măsuri adecvate de securitate în scopul protejării sistemului său informaţional împotriva intruziunilor neautorizate şi în scopul securizării documentelor sale;
Se verifică dacă există proceduri pentru protejarea sistemului informatic împotriva intruziunilor neautorizate şi pentru securizarea datelor. Acestea pot include modul în care solicitantul controlează accesul la sistemele informatice prin utilizarea de parole, protejează sistemul împotriva intruziunilor neautorizate, de exemplu prin utilizarea de programe firewall şi protecţie antivirus, şi modul în care acesta arhivează şi asigură stocarea securizată a documentelor. Aceste măsuri de securitate trebuie să includă atît partea hardware care este păstrată la sediul societăţii solicitantului, cât şi dispozitivele mobile care permit accesul la datele solicitantului (de exemplu, criptarea hard-disk-ului pentru laptop-uri, parole pentru smartphone-uri). Se verifică dacă sunt implementate măsuri de securitate a calculatoarelor personale (instalate program antivirus şi un firewall, care să fie actualizate periodic). Configuraţia calculatorului trebuie administrată central. Serverele trebuie amplasate în camere închise cu acces controlat limitat pentru personalul desemnat.
11) (art.41, alin.(1), lit.k) din Codul vamal) - solicitantul dispune, dacă este cazul, de proceduri satisfăcătoare pentru gestionarea licenţelor de import şi/sau de export legate de prohibiţii şi restricţii, inclusiv de măsuri care permit diferenţierea mărfurilor ce fac obiectul unor prohibiţii sau restricţii de alte mărfuri, precum şi de măsuri care permit asigurarea respectării prohibiţiilor şi restricţiilor respective. Se verifică dacă există proceduri pentru gestionarea licenţelor şi a autorizaţiilor, cu furnizarea dovezilor, în timpul vizitei la locaţie, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat şi complet, că se documentează orice modificare şi şe înştiinţează personalul vizat în legătură cu modificările respective.
în cazul în care se gestionează cu mărfuri care intră sub incidenţa Legii cu privire la controlul exportului, reexportului, importului şi tranzitului de mărfuri strategice, mărfurile care cad sub incidenţa Legii privind desfăşurarea în siguranţă a activităţilor nucleare şi radiologice, se prezentă Serviciului Vamal o listă cu aceste mărfuri.
Gestionarea adecvată a licenţelor de import şi de export legate de prohibiţii sau restricţii este de a preveni utilizarea incorectă şi livrarea ilegală de mărfuri sensibile din punct de vedere al securităţii şi siguranţei.
18. Criteriul standardele practice de competenţă şi calificările profesionale (Articolul 42 din Codul vamal) se aplică în cadrul autorizaţiei AEOC,
Criteriul este considerat respectat dacă este îndeplinită oricare dintre următoarele condiţii:
1) solicitantul sau persoana responsabilă cu chestiunile vamale ale solicitantului respectă unul dintre următoarele standarde practice de competenţă:
a) o experienţă practică dovedită de cel puţin 3 ani în domeniul vamal;
b) un standard de calitate în domeniul vamal, adoptat de un organism naţional de standardizare.
Prin standarde practice se înţelege că persoana (persoanele) responsabilă de domeniul vamal al solicitantului demonstrează că a dobândit experienţă în ceea ce priveşte activitatea vamală. Experienţa de minimum 3 ani în legătură cu domeniul vamal nu face referire doar la perioada imediată după depunerea unei cereri, ci poate fi extinsă pe o durată mai îndelungată. Relevanţa experienţei dobândite de-a lungul oricărei perioade de timp va fi evaluată de auditori. Practica cu o durată de 3 ani va lua în considerare rolul solicitantului în lanţul de aprovizionare:
- un exportator/ producător, poate demonstra cei 3 ani de experienţă practică prin calitatea de titular al unei autorizaţii pentru înscrierea în evidenţele declarantului cu o derogare de la obligaţia prezentării mărfurilor în scopul regimului vamal de export pentru o perioadă de timp de cel puţin 3 ani sau prin îndeplinirea rolului de "exportator" într-un regim vamal de export normal în ultimii3 ani;
- un broker vamal, poate demonstra cei 3 ani de experienţă practică prin deţinerea unei autorizaţii privind simplificările vamale (acolo unde este cazul) sau prin calitatea de contractant în acest domeniu pentru o perioadă de cel puţin 3 ani;
- un transportator, poate demonstra cei 3 ani de experienţă practică dacă acesta este un titular al unei autorizaţii pentru o procedură simplificată cu privire la tranzitul vamal în ultimii 3 ani ori desfăşoară activităţi în baza unui contract şi a emis documente de transport, precum şi notificări sumare în ultimii 3 ani (după caz). Verificarea îndeplinirii criteriului se referă doar la durata experienţei profesionale. încălcările sau devierile de la respectare nu afectează cei 3 ani de experienţă profesională, însă se vor lua în considerare atunci când se verifică îndeplinirea criteriului privind respectarea legislaţiei vamale şi fiscale şi sistemele de control intern prevăzute în pct.14 şi 17 din prezentele Norme.
Se va lua în considerare documentul oficial al solicitantului care defineşte în mod clar activitatea economică a acestuia şi obiectivul general al societăţii solicitantului ( dacă este cazul, extras din registrul de stat). în cazul în care solicitantul este stabilit de mai puţin de trei ani ca urmare a unei restructurări în cadrul societăţii, se vor lua în considerare activităţile vamale desfăşurate de societatea pre-existentă, cu condiţia ca acestea să nu se fi schimbat.
în cazul în care persoana care trebuie să respecte condiţia de experienţă practică dovedită de trei ani în chestiuni vamale este solicitantul, Serviciul Vamal va lua în considerare următoarele aspecte:
- desfăşurarea activităţilor vamale (de exemplu, import/export/tranzit) sau a formalităţilor vamale timp de cel puţin 3 ani.
- în 3 ani de experienţă în domeniul vamal, Serviciul Vamal ia în considerare tipul de activitate comercială desfăşurată (activitate permanentă sau sezonieră, declaraţii mai puţine însă cu o valoare ridicată). Serviciul Vamal va verifica dacă formalităţile vamale sunt îndeplinite direct de solicitant (în interiorul societăţii) sau de părţi terţe (broker vamal).
Solicitantul este obligat să garanteze că formalităţile sunt desfăşurate corespunzător:
- deţinerea unei anumite autorizaţii acordate în temeiul Codului Vamal, care se aplică de cel puţin trei ani, care are legătură cu activităţile vamale desfăşurate;
- desfăşurarea de servicii vamale de brokeraj pentru cel puţin trei ani, dovada putând fi stabilită prin intermediul declaraţiilor vamale şi a altor documente necesare;
- dovadă de plată şi/sau garanţie asigurată pentru taxele vamale;
- organizarea transportului de mărfuri în comerţul internaţional în numele unui exportator, importator sau al unei altei persoane, obţinerea, verificarea şi pregătirea documentaţiei pentru a îndeplini cerinţele vamale şi/sau în calitate de transportator şi eliberarea propriului contract de transport, care poate fi verificat prin, de exemplu, conosament, scrisoare de transport aerian.
Criteriul poate fi îndeplinit, de asemenea, de angajatul (angajaţii) solicitantului responsabil (responsabili) de activităţile vamale. Angajatul este persoana care ocupă poziţia creată (poziţiile create) în interiorul organizaţiei solicitantului (definită, de exemplu, prin structura organizatorică, structura funcţională, structura divizională, instrucţiunile de lucru sau alte măsuri organizatorice) a unei persoane "responsabile" cu chestiunile vamale, fiind, de exemplu, o persoană responsabilă pentru biroul de import şi export sau un angajat al biroului de gestionare a chestiunilor vamale.
în cazul în care persoana care trebuie să respecte condiţiile este angajatul solicitantului responsabil de domeniul vamal, se verifică dacă există un raport de muncă care să creeze o legătură juridică între angajator (solicitant) şi angajat. Aceasta înseamnă că angajatul desfăşoară activităţi sau prestează servicii privind domeniul vamal pentru solicitant în anumite condiţii, în schimbul unei remuneraţii.
Ca urmare, solicitantul este persoana responsabilă, în ceea ce priveşte responsabilitatea juridică şi financiară şi în cazul încălcării legislaţiei vamale care au avut loc în timpul îndeplinirii sarcinilor. în funcţie de organizarea internă a solicitantului, mai mulţi angajaţi pot fi responsabili cu activităţile vamale. în acest caz, se verifică dacă condiţia este îndeplinită de către toţi angajaţii responsabili. în cazul în care angajatul devine responsabil cu chestiunile vamale ale solicitantului, operatorul economic trebuie să informeze auditorul cu privire la persoana care poate estima necesitatea reală de a evalua noua situaţie în baza informaţiilor furnizate (umele persoanei/persoanelor implicate în rotaţie şi experienţa acestora în domeniul vamal în interiorul societăţii).
în cazul în care angajatul responsabil cu chestiunile vamale ale solicitantului lucrează pentru solicitant de mai puţin de trei ani, angajatul poate demonstra îndeplinirea criteriului prin furnizarea de dovezi care atestă că acesta a lucrat într-un domeniu relevant în cadrul altei societăţi.
în acest caz, dovada îndeplinirii criteriului va trebui furnizată prin intermediul contractului de muncă anterior sau prin structura organizatorică a celeilalte întreprinderi, printr-o declaraţie din partea societăţii prin care se precizează în mod clar statutul profesional al angajatului sau prin alte mijloace de probă deţinute de angajat şi recunoscute de autorităţile vamale.
în cazul în care solicitantul este un IMM, în special o microîntreprindere sau o întreprindere mică (de exemplu, o întreprindere familială), acesta poate avea o structură administrativă şi organizatorică diferită, fără a exista o distincţie clară între rolurile interne sau postul de lucru.
Criteriul poate fi îndeplinit de o persoană, alta decât solicitantul, doar în cazul în care gestionarea aspectelor vamale este externalizată.
în acest caz, solicitantul este reprezentat direct (în nume propriu şi în cont propriu) sau indirect (în cont propriu) de o parte terţă cu privire la formalităţile vamale (de exemplu, solicitantul externalizează formalităţile vamale către un broker vamal). Persoana care acţionează în temeiul unui contract căreia solicitantul i-a externalizat activităţile şi care defineşte serviciile furnizate trebuie să includă de regulă un set de clauze şi condiţii. Durata contractului este determinată de la început, ca o parte integrală a analizei bonităţii pentru activităţile externalizate. Există diferite motive pentru externalizarea activităţilor vamale. De exemplu, adeseori IMM-urile externalizează funcţii importante către societăţi specializate, din motive economice şi de gestionare, având un nivel de cunoştinţe tehnice care nu poate fi obţinut de solicitant.
Verificarea brokerilor vamali, contractaţi pentru a efectua formalităţile vamale.
în cazul în care serviciile strategice sunt externalizate către persoanele care acţionează în temeiul unui contract, solicitantul trebuie să garanteze că nivelul de cunoştinţe şi competenţele necesare pentru a furniza serviciul sunt constante pe parcursul perioadei de contractare.
Contractul sau oricare alt tip de acord dintre solicitant şi persoana care acţionează în temeiul unui contract trebuie pus la dispoziţia auditorilor pentru a clarifica capacitatea şi responsabilitatea persoanei care acţionează în temeiul contractului şi, prin urmare, a dovedi respectarea criteriului.
Verificările include constatarea faptului că, solicitantul are un raport de muncă mai vechi de trei ani cu persoana care acţionează în temeiul unui contract.
în cazul în care raportul de muncă are o vechime mai mică de trei ani, verificarea faptului că persoana care acţionează în temeiul unui contract are o autorizaţie pentru simplificări vamale, după caz, şi/sau a efectuat formalităţi vamale timp de cel puţin trei ani.
2) solicitantul sau persoana responsabilă de domeniul vamal al solicitantului a absolvit un curs de formare în domeniul legislaţiei vamale corespunzător implicării sale în activităţile din domeniul vamal, asigurat de oricare dintre următoarele entităţi:
a) Serviciul Vamal;
b) o instituţie de învăţământ recunoscută de către Serviciul Vamal sau acreditată pentru a furniza astfel de calificări;
c) o asociaţie profesională recunoscută de Serviciul Vamal.
Instituţiile de învăţământ recunoscute de către Serviciul Vamal sau acreditate pentru a furniza astfel de calificări, cum ar fi universităţile sau asociaţiile profesionale sau comerciale care oferă diferite cursuri în vederea pregătirii pentru recunoaşterea unei autorizaţii/acreditări specific(e) pentru operatorii economici specifici (de exemplu, profesia de broker vamal). Instituţia de formare trebuie să certifice absolvirea cursului de către cursant. Solicitantul sau persoanele responsabile de domeniul vamal ale solicitantului, care sunt autorizate sau certificate ori au o licenţă în vederea exercitării activităţii profesionale referitoare la domeniul vamal pot face dovada respectivă pentru a îndeplini criteriul de absolvire a unui curs de formare pe tema legislaţiei vamale. Există posibilitatea ca o persoană din interiorul societăţii, care are competenţă juridică de a reprezenta fizic societatea, să fi absolvit cu succes un curs de formare în domeniul vamal (de exemplu, o persoană responsabilă de societatea solicitantului care furnizează servicii de brokeraj, care a promovat un examen de calificare ca broker vamal). în acest caz, solicitantul îndeplineşte condiţia de calificare profesională prin intermediul persoanei respective. Tipul de formare trebuie recunoscut de către Serviciul Vamal ca fiind suficient într-un context profesional specific.
3) în cazul în care persoana responsabilă de domeniul vamal al solicitantului acţionează în temeiul unui contract şi este un AEOC, criteriul prevăzut la art.42 alin.(1) din Codul vamal este considerat respectat.
4) în cazul în care solicitantul este broker vamal, criteriul prevăzut la art.42 alin.(1) din Codul vamal se consideră respectat.
19. Criteriul standardele de securitate şi siguranţă (Articolul 43 din Codul vamal) - în ceea ce priveşte autorizaţia AEOS, solicitantul trebuie să îndeplinească standardele de securitate şi siguranţă, care se consideră a fi respectate dacă solicitantul demonstrează că menţine măsurile adecvate pentru a garanta securitatea şi siguranţa lanţului de aprovizionare internaţional, inclusiv în domeniul integrităţii fizice şi controlului accesului, al proceselor logistice şi manipulării anumitor tipuri de mărfuri, al personalului şi identificării partenerilor săi comerciali. Criteriul de securitate şi siguranţă include verificări la faţa locului la sediul solicitantului.
Criteriul este considerat respectat dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:
1) (art.43, alin.(1), lit.a) din Codul vamal) - clădirile care urmează să fie folosite în cadrul operaţiunilor legate de autorizaţia AEOS oferă protecţie împotriva intruziunii ilegale şi sunt construite din materiale care rezistă la tentativele de acces ilegal.
Se verifică măsurile de securitate pentru asigurarea clădirilor, de a preveni intruziunile ilegale şi, în cazul intrării neautorizate în zona care înconjoară incinta permite:
a) încetinirea şi descurajarea intrusului (de exemplu, grilaje, coduri, ferestre exterioare şi interioare, porţi şi garduri securizate cu dispozitive de blocare);
b) detectarea rapidă a intruziunii (de exemplu, monitorizarea accesului sau măsuri de control, cum ar fi sisteme interne/externe de alarmă anti-furt sau sisteme TV cu circuit închis;
c) reacţia rapidă la intruziune (de exemplu, sistem de transmisie la distanţă către un administrator sau către o societate de securitate în cazul în care alarma se declanşează);
în unele cazuri, un sediu va consta doar într-o clădire care, prin urmare, serveşte totodată drept graniţă externă pentru sediul societăţii, în alte cazuri, un sediu va fi situat într-o zonă bine controlată şi securizată, cum ar fi zona economică liberă, zona porto-franco, zonă industrială, parc logistic etc. în unele cazuri, chiar şi rampa de încărcare pentru sosirea şi plecarea mărfurilor va fi o parte a exteriorului.
Verificarea acestei condiţii este de a înţelege că fiecare solicitant trebuie să asigure securitatea clădirilor sale şi controlul accesului, atunci când se evaluează modul în care este realizat acest lucru, totodată în cazul IMM-urilor vor fi luate în considerare caracteristicile specifice. în cazul brokerilor vamali care funcţionează în sedii limitate, ar putea fi suficientă existenţa unor încuietori sigure şi adecvate la uşi, geamuri şi ferestre.
2) (art.43, alin.(1), lit.b) din Codul vamal) - există măsuri adecvate pentru a împiedica accesul neautorizat la birouri, zone de expediere, zone de încărcare şi alte locuri relevante.
Se verifică implementarea măsurile exterioare de securitate, cum ar fi gardurile, porţile şi iluminatul obligatoriu (atunci când mărfurile sunt depozitate în afara clădirilor, când zidurile clădirilor nu sunt considerate drept perimetru exterior sau când protecţia şi accesul pentru toate clădirile nu sunt suficient asigurate). în acelaşi timp, pot exista cazuri în care ridicarea unui perete circular exterior complet nu va fi posibilă şi nici necesară. O astfel de situaţie ar putea apărea în cazul în care solicitantul ar închiria părţi ale unui parc industrial sau logistic, în care niciun fel de mărfuri nu ar fi depozitate în exterior, iar celelalte cerinţe fizice de securitate, cum ar fi securitatea clădirilor, sunt îndeplinite la un standard ridicat. Se verifică toate zonele sensibile sub aspectul securităţii împotriva accesului neautorizat al terţilor, dar şi al personalului solicitantului care nu are competenţa sau autorizaţia de securitate corespunzătoare pentru a accesa zonele respective. Aceasta include controlul accesului nu doar al persoanelor neautorizate, ci şi al vehiculelor şi mărfurilor neautorizate. Se supune verificării măsurile instituite şi aplicarea în mod corespunzător a practicilor privind modul de reacţie la incidente de securitate în cazul unui acces neautorizat sau al unei încercări de pătrundere în incintă (de exemplu, contactarea poliţiei locale, a personalului intern de securitate şi, după caz, a Serviciului Vamal). Se verifică modul de semnalare a oricăror încălcări ale securităţii în prealabil, înainte ca acestea să afecteze în mod esenţial securitatea şi siguranţa lanţului de aprovizionare internaţional. în timpul verificării acestei condiţii, se ţine seama de caracteristicile specifice ale IMM-urilor. Chiar dacă IMM-urile trebuie să respecte aceleaşi cerinţe ca o întreprindere mare (IM) în ceea ce priveşte procedurile de control intern al accesului, altă soluţie ar putea fi potrivită pentru acestea în ceea ce priveşte controalele de acces. IMM- urile nu dispun de resurse suficiente pentru a dedica angajaţi care să monitorizeze controlul accesului la amplasament. în acest caz, un gard închis echipat cu interfon ar trebui să permită un control la distanţă al accesului la amplasament.
Există o instrucţiune, care să reamintească obligaţia de a ţine încuiate uşile din zonele de expediţie şi faptul că uşile trebuie să fie echipate cu sonerie pentru şoferii care doresc să intre în zona de expediţie, ar trebui să prevină accesul neautorizat la zonele de încărcare.
în cazul întreprinderilor mari pot fi asigurate accesele în locaţii prin eliberarea de ecusoane de identificare pentru întregul personal şi vizitatori. în cazul IMM-urilor acest lucru nu ar fi posibil şi necesar.
3) (art.43, alin.(1), lit.c) din Codul vamal) - au fost luate măsuri pentru manipularea mărfurilor, care includ protecţia împotriva introducerii neautorizate, substituirii sau manipulării greşite a mărfurilor, precum şi măsuri împotriva oricărei intervenţii neautorizate asupra unităţilor de încărcare:
a) se verifică următoarele măsuri:
- integritatea unităţilor de încărcare (inclusiv utilizarea de sigilii şi inspecţii în 7 puncte (exterior, uşi interioare/exterioare, partea dreaptă şi partea stângă, peretele frontal, tavan/acoperiş, podea/interior);
- procese logistice (inclusiv alegerea comisionarului de transport şi a mijlocului de transport);
- mărfuri de intrare (inclusiv verificarea calităţii şi cantităţii, sigilii, după caz);
- depozitarea mărfurilor (inclusiv verificări de stoc);
- producţia de mărfuri (inclusiv controale de calitate);
- ambalarea mărfurilor (inclusiv informaţii privind ambalarea);
- încărcarea mărfurilor (inclusiv verificarea calităţii şi cantităţii şi sigilarea/marcarea).
Acolo unde este necesar şi posibil, măsurile de mai sus sunt documentate şi înregistrate.
b) încălcările în ceea ce priveşte integritatea mărfurilor/unităţilor de încărcare trebuie să fie înregistrate pentru a lua contramăsurile necesare. Este, necesar ca responsabilităţile şi competenţele unităţilor şi părţilor implicate să fie descrise şi cunoscute în mod clar.
4) (art.43, alin.(1), lit.d) din Codul vamal) - solicitantul a luat măsuri care permit ca partenerii săi comerciali să fie identificaţi cu precizie şi ca să se asigure că, prin punerea în aplicare a unor aranjamente contractuale adecvate sau a altor măsuri corespunzătoare în conformitate cu modelul de afaceri al solicitantului, partenerii comerciali respectivi garantează securitatea părţii care le corespunde din lanţul de aprovizionare international:
a) în scopurile AEO, sunt relevanţi partenerii comerciali care sunt implicaţi direct în lanţul de aprovizionare internaţional. Toţi operatorii economici din cadrul lanţului de aprovizionare internaţional care se încadrează între exportator/producător şi importator/cumpărător pot fi consideraţi parteneri comerciali pentru ceilalţi, în funcţie de situaţia particulară.
b) se verifică dacă solicitanţii statutului de AEO aplică un proces clar şi verificabil de selecţie a partenerilor lor comerciali.
Rolul partenerului comercial stabileşte nivelul de risc implicat, nivelul de conştientizare privind securitatea şi siguranţa care le este impus şi, alternativ, măsurile care trebuie puse în aplicare de către AEO pentru reducerea riscurilor identificate. Responsabilităţile partenerilor comerciali ai AEO sunt următoarele:
- producătorii şi antrepozitarii trebuie să asigure şi să promoveze conştientizarea faptului că incinta ar trebui să respecte un standard acceptabil de securitate care să împiedice manipularea frauduloasă a mărfurilor aflate în producţie şi/sau depozit şi să împiedice accesul neautorizat;
- importatorii/expeditorii de marfă/exportatorii/brokerii vamali trebuie să asigure că părţile terţilor cunosc procedurile şi sistemele relevante la frontieră şi sunt familiarizaţi cu documentaţia necesară care trebuie să însoţească mărfurile în tranzit şi pentru vămuire;
- transportatorii trebuie să ia măsuri astfel încât transportul de mărfuri să nu fie întrerupt inutil, iar integritatea mărfurilor aflate în custodia lor să fie menţinută şi protejată împotriva intervenţiilor neautorizate.
Modul în care un AEO sau un solicitant îsi poate îmbunătăţi securitatea lanţului său de aprovizionare sunt:
- AEO/solicitantul colaborează cu alţi AEO sau entităţi cu statut echivalent;
- AEO/solicitantul încheie obligatoriu, o declaraţie de securitate, conform Anexei nr.3 din prezentele Norme, pentru partenerii săi comerciali, în cazul când aranjamentele contractuale nu prevăd măsuri de securitate şi siguranţă, conform modelului său de afaceri (de exemplu poate fi utilizat modelul Declaraţiei de Securitate AEO din Anexa 3 la Orientările UE, TAXUD/B2/047/2011–REV6 – pentru partenerii comerciali din state terţe care sunt implicaţi în lanţul de aprovizionare internaţional);
- subcontractanţii (transportatori, operatorii de transport etc.) sunt aleşi pe baza adeziunii lor la anumite norme de securitate şi uneori la cerinţe internaţionale obligatorii aplicabile, în special atunci când au fost deja aprobaţi în cadrul unul alt program de securitate;
- contractele conţin clauze care împiedică subcontractantul să subcontracteze, la rândul său, lucrarea unor părţi necunoscute operatorului economic autorizat şi în cazul cărora subcontractantul nu poate dovedi existenţa unor proceduri de identificare şi a unor măsuri de securitate adecvate;
- trebuie utilizate sigilii pentru toate mijloacele, ori de câte ori este posibil, pentru a detecta pătrunderea prin punctul (punctele) de intrare în compartimentul de marfă. Containerele încărcate trebuie sigilate de partea care efectuează încărcarea imediat după finalizarea procedurii de încărcare, prin utilizarea unui sigiliu conform standardelor recunoscute (ca exemplu ISO 17712);
- containerele încărcate sunt verificate la sediul subcontractantului, la terminale şi la sediul destinatarului pentru a verifica dacă acestea au fost sigilate;
- se ţine seama de informaţiile generale de la organismele responsabile pentru înregistrarea societăţilor (acolo unde este posibil) şi de produsele partenerului (mărfuri periculoase şi sensibile etc.) înainte de a încheia angajamente contractuale;
- solicitantul/AEO efectuează sau solicită audituri de securitate efectuate de terţi în ceea ce priveşte partenerii comerciali pentru a garanta conformitatea acestora cu cerinţele şi obligaţiile sale de securitate;
c) solicitantul/AEO, solicită obligatoriu o declaraţie de securitate, conform Anexei nr.3 la prezentele Norme, pentru partenerii de servicii externalizate contractaţi la nivel naţional, care să reflecte modelele de afaceri, rolurile şi responsabilităţile părţilor.
5) (art.43, alin.(1), lit.e) din Codul vamal) - solicitantul efectuează, în măsura în care legislaţia permite acest lucru, o anchetă de securitate privind eventualii viitori angajaţi care vor ocupa posturi sensibile sub aspectul securităţii şi realizează, în mod periodic şi atunci când circumstanţele justifică acest lucru, un control al antecedentelor penale ale angajaţilor existenţi care ocupă astfel de posturi.
Se verifică dacă sunt realizate controale şi dacă sunt suficiente pentru a garanta respectarea cerinţelor, ţinând cont de legislaţie:
a) solicitantul , în calitate de angajator, este responsabil pentru efectuarea controalelor de securitate privind eventualii viitori angajaţi care vor ocupa posturi sensibile sub aspectul securităţii;
b) măsura şi evaluarea îndeplinirii condiţiei depinde de dimensiunea, structura organizaţională şi tipul de activitate comercială desfăşurată de operatorul economic. Prin urmare, o verificare specifică este adaptată solicitantului şi includ :
- politica de angajare a solicitantului. Organizarea şi procedurile generale de recrutare a noilor membri ai personalului trebuie să fie clare. Politica solicitantului trebuie să reflecte în special toate precauţiile rezonabile de care trebuie să se ţină seama atunci când se recrutează personal nou pentru posturi sensibile sub aspectul securităţii pentru a verifica dacă acesta nu are o condamnare anterioară pentru infracţiuni legate de securitate, încălcări vamale sau de altă natură în ceea ce priveşte securitatea lanţului de aprovizionare internaţional şi pentru a efectua controale periodice ale antecedentelor personalului care ocupă posturi sensibile sub aspectul securităţii, cu acelaşi scop şi în măsura permisă de legislaţia naţională. Metodele de control al securităţii pot include controale de bază, cum ar fi verificarea identităţii şi a domiciliului, verificarea permisului de muncă, dacă este necesar, înainte de recrutare, o declaraţie pe proprie răspundere privind cazierul judiciar şi desfăşurarea de anchete bazate pe elemente incontestabile şi/sau oficiale ale istoricului şi referinţelor cu privire la locurile de muncă anterioare.
Se verifică dacă solicitantul are instituite cerinţe de securitate în ceea ce priveşte utilizarea personalului şi a lucrătorilor temporari.
- standarde similare de securitate pentru personalul temporar şi permanent, precum şi pentru lucrătorii temporari, luând în considerare sensibilitatea posturilor sub aspectul securităţii.
- în cazul în care, pentru recrutarea personalului, se utilizează o agenţie de ocupare a forţei de muncă, solicitantul trebuie să specifice în contractele încheiate cu agenţia nivelul controalelor de securitate care urmează a fi efectuate asupra personalului înainte şi după recrutarea pentru posturi sensibile sub aspectul securităţii.
Auditorii vamali vor solicita să verifice modul în care sunt desfăşurate controalele solicitantului asupra personalului extern. în această privinţă, solicitantul trebuie să păstreze în evidenţele sale dovezi ale standardelor aplicate.
Angajaţi care ocupă posturi sensibile sub aspectul securităţii - trebuie să se ţină seama de faptul că acestea nu sunt doar funcţii de conducere, ci şi posturi asociate direct manipulării, depozitării şi circulaţiei mărfurilor. Posturile sensibile sub aspectul securităţii sunt:
- funcţiile de răspundere pe probleme de securitate, vamale sau de recrutare;
- posturile atribuite supravegherii clădirilor şi recepţiei;
- locurile de muncă referitoare la mărfurile care intră/ies şi referitoare la depozitare. Aceste controale pot viza, de asemenea, angajaţii existenţi care provin din alte departamente, care nu sunt considerate sensibile sub aspectul securităţii, precum şi transferul pe aceste posturi. Angajaţii desemnaţi îşi pot informa angajatorul cu privire la orice cauţiuni, proceduri judiciare pe rol şi/sau condamnări. Aceştia trebuie, de asemenea, să aducă la cunoştinţă orice alte locuri de muncă sau orice activităţi supuse unor riscuri de securitate.
Orice controale care urmează a fi efectuate trebuie să fie conforme cu orice acte legislative naţionale privind protecţia datelor cu caracter personal care reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal în diferite condiţii.
Se verifică politica şi procedurile în cazul plecării sau concedierii personalului.
Solicitantul trebuie să demonstreze proceduri instituite pentru a retrage rapid mijloacele de identificare, accesul în sediu şi la sistemele informatice în cazul persoanelor al căror contract de muncă a fost desfăcut. Punerea în practică a tuturor acestor cerinţe de securitate cu privire la politica de angajare a solicitantului trebuie documentată.
6) (art.43, alin.(1), lit.f) din Codul vamal) - solicitantul dispune de proceduri corespunzătoare în materie de securitate pentru prestatorii de servicii externi contractaţi;
Prestatori externi de servicii nu au un rol direct în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional, aceştia pot avea un impact critic asupra sistemelor vamale şi de securitate ale solicitantului. Prin urmare, în ceea ce priveşte securitatea şi siguranţa, solicitantul trebuie să aplice în cazul acestora măsuri adecvate, la fel cum procedează pentru partenerii săi comerciali. în cazul în care condiţiile AEO de securitate şi siguranţă sunt îndeplinite de prestatorul de servicii în numele unui solicitant AEO, acestea vor trebui verificate ca parte a auditului. Un exemplu tipic îl reprezintă condiţia pentru controlul accesului în cazul în care solicitantul AEO a contractat o societate de securitate pentru îndeplinirea obligaţiilor sale în acest domeniu. Condiţia privind controlul accesului trebuie verificată prin evaluarea îndeplinirii obligaţiei de către furnizorul de servicii în numele operatorului economic autorizat.
7) (art.43, alin.(1), lit.g) din Codul vamal) - solicitantul se asigură că angajaţii săi cu responsabilităţi relevante în domeniul de securitate participă în mod regulat la programe care vizează sensibilizarea lor faţă de aspectele de securitate respective;
Se verifică dacă solicitantul a elaborat mecanisme pentru a-şi educa şi forma personalul în ceea ce priveşte politicile de securitate, recunoaşterea abaterilor de la aceste politici şi înţelegerea măsurilor care trebuie adoptate ca răspuns la deficienţele de securitate.
în special se verifică următoarele aspecte:
a) personalul şi, după caz, partenerii comerciali în ceea ce priveşte riscurile din cadrul lanţului de aprovizionare internaţional;
b) asigurarea cu materiale educaţionale, asistenţă de specialitate şi formare profesională corespunzătoare privind identificarea transporturilor de mărfuri potenţial suspecte întregului personal relevant implicat în lanţul de aprovizionare, cum ar fi personalul de securitate, personalul responsabil pentru manipularea şi documentarea transporturilor, precum şi angajaţilor din zonele de expediţie şi de recepţie. Această formare ar trebui realizată înainte ca operatorul economic să solicite statutul de AEO;
c) păstrarea unei evidenţe adecvate a metodelor educaţionale, a asistenţei oferite şi a cursurilor de formare organizate pentru documentarea programelor de sensibilizare cu privire la chestiunile de securitate;
d) desemnarea unui serviciu sau o persoană (din cadrul sau din afara societăţii) care să fie responsabil(ă) pentru formarea profesională a personalului;
e) cunoştinţele angajaţilor cu privire la procedurile în vigoare în cadrul societăţii privind identificarea şi raportarea incidentelor suspecte;
f) organizarea unor formări educaţionale specifice pentru a oferi asistenţă angajaţilor în păstrarea integrităţii mărfurilor, în recunoaşterea potenţialelor ameninţări interne la adresa securităţii şi în protejarea controlului accesului;
g) revizuirea şi actualizarea periodică a conţinutului formării atunci când sunt necesare reajustări.
Mecanismele menţionate anterior pentru educarea şi formarea personalului cu privire la politicile de securitate trebuie să corespundă, dimensiunii întreprinderii.
8) (art.43, alin.(1), lit.h) din Codul vamal) - solicitantul a numit o persoană de contact competentă pentru aspectele în materie de securitate şi siguranţă.
Persoană de contact numită şi comunicată către auditori trebuie să fie punctul de contact pentru orice chestiune care apare din interiorul societăţii şi, de asemenea, pentru cele care apar din partea Serviciului Vamal referitoare la siguranţă şi securitate. în cazul cînd această funcţie este externalizată, solicitantul trebuie să garanteze că această persoană este pe deplin informată cu privire la toate chestiunile specifice legate de securitate ale societăţii şi este autorizată pentru a primi şi comunica materiale sensibile din punct de vedere al securităţii
Dacă solicitantul este titularul unui certificat de securitate şi siguranţă eliberat în temeiul unei convenţii internaţionale sau al unui standard internaţional, aceste certificate sunt luate în considerare atunci când se verifică respectarea cerinţelor de Securitate şi siguranţă.
Secţiunea a 6-a
Părţile interesate în cadrul unui lanţ de aprovizionare internaţional
şi responsabilităţi legate de rolurile respective
20. întregul lanţ de aprovizionare internaţional reprezintă procesul, de la fabricarea mărfurilor destinate exportului până la livrarea mărfurilor către cumpărător într-un alt teritoriu vamal. Lanţul de aprovizionare internaţional se constituie din operatori economici care reprezintă diferite sectoare comerciale. Operatorii pot avea mai multe roluri într-un anumit lanţ de aprovizionare şi vor îndeplini mai multe responsabilităţi legate de rolurile respective (de exemplu, un expeditor de mărfuri poate acţiona, de asemenea, ca reprezentant vamal). Atunci când solicită statutul de AEO, solicitantul trebuie să se asigure că cererea sa include activităţile vamale aferente tuturor responsabilităţilor care îi revin în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional. Diferitele părţi interesate şi diferitele responsabilităţi ale acestora în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional, relevante din punct de vedere vamal, care pot solicita statutul de AEO sunt, în principal, următoarele:
1) producătorul
în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional, producătorul este operatorul economic care produce în cadrul activităţii sale mărfuri destinate exportului.
Responsabilităţile care îi revin producătorului în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional sunt:
a) garantarea siguranţei şi securităţii procesului de producţie pentru produsele sale;
b) garantarea siguranţei şi securităţii aprovizionării clienţilor săi cu aceste produse;
c) garantarea aplicării corecte a reglementărilor vamale cu privire la originea mărfurilor.
2) exportatorul - persoana stabilită pe teritoriul vamal al Republicii Moldova care, în momentul în care declaraţia este acceptată, este titularul contractului încheiat cu destinatarul din ţara terţă şi are competenţa de a stabili dacă mărfurile vor fi transportate către o destinaţie din afara teritoriului vamal al Republicii Moldova. Responsabilităţile care îi revin exportatorului în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional sunt:
a) responsabilitatea pentru corectitudinea declaraţiei de export şi pentru depunerea acesteia la timp, în cazul în care declaraţia de export este depusă de exportator;
b) responsabilitatea pentru depunerea unei declaraţii de export care conţine cerinţele cu privire la datele prescrise;
c) aplicarea formalităţilor legale de export în conformitate cu reglementările vamale, inclusiv măsuri de politică comercială şi măsuri de prohibiţie şi restricţie şi, după caz, aplicarea taxelor la export;
d) asigurarea furnizării de mărfuri către transportator, expeditor de transport sau broker vamal, în condiţii de securitate şi siguranţă.
3) expeditor de mărfuri - organizează transportul mărfurilor destinate comerţului internaţional, în numele unui exportator, al unui importator sau al unei alte persoane. în anumite cazuri, solicitantul expeditor de mărfuri este, de asemenea, transportator şi emite propriul contract de transport, de exemplu conosamentul. Responsabilităţile care îi revin expeditorului de mărfuri în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional sunt:
a) aplicarea reglementărilor privind formalităţile de transport;
b) dacă este cazul, garantarea securităţii şi siguranţei transportului de mărfuri;
c) dacă este cazul, aplicarea reglementărilor privind notificările sumare, în conformitate cu legislaţia.
4) antrepozitarii şi operatorii altor spaţii de depozitare
Antrepozitarul este o persoană autorizată să exploateze un antrepozit vamal sau o persoană care are în exploatare un spaţiu de depozitare temporară sau facilităţi de zonă liberă.
Responsabilităţile care îi revin antrepozitarului în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional sunt:
a) să se asigure că, atât timp cât mărfurile se află într-un antrepozit vamal sau în depozit temporar, sunt puse în practică proceduri adecvate pentru ca acestea să nu iasă de sub supravegherea Serviciului Vamal şi să îndeplinească alte obligaţii care îi revin din depozitarea mărfurilor cărora li se aplică regimul de antrepozit vamal sau reglementările privind depozitarea temporară;
b) să respecte condiţiile particulare specificate în cadrul autorizaţiei pentru antrepozitul vamal sau pentru spaţiul pentru depozitare temporară;
c) să furnizeze pentru zona de depozitare o protecţie adecvată împotriva intruziunii din exterior;
d) să asigure o protecţie adecvată împotriva accesului neautorizat la mărfuri, împotriva substituirii şi împotriva manipulării frauduloase a acestora.
5) brokerul vamal/reprezentantul vamal - este o persoană care realizează formalităţi vamale şi acţionează ca reprezentant vamal, astfel cum este prevăzut la articolul 12 din Codul vamal. Reprezentantul vamal acţionează în numele unei persoane care este implicată în activităţi comerciale asociate cu domeniul vamal (de exemplu, un importator sau un exportator). Reprezentantul vamal poate acţiona fie în numele persoanei respective (reprezentare directă), fie în nume propriu (reprezentare indirectă). Responsabilităţile care îi revin în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional sunt:
a) aplicarea dispoziţiilor necesare, în conformitate cu reglementările vamale specifice tipului de reprezentare, în vederea plasării mărfurilor sub un regim vamal;
b) responsabilitatea pentru corectitudinea declaraţiei vamale sau notificării sumare şi pentru depunerea la timp a acesteia.
6) transportatorul - este persoana care transportă efectiv mărfurile, care a încheiat un contract şi a emis, de exemplu, un conosament sau o scrisoare de transport aerian pentru transportul efectiv al mărfurilor. O definiţie concretă a transportatorului este inclusă la articolul 5 punctul (68) din Codul vamal. Responsabilităţile care îi revin transportatorului în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional sunt:
a) garantarea securităţii şi siguranţei transportului mărfurilor aflate în custodia transportatorului, în special evitând accesul neautorizat şi manipularea frauduloasă a mijloacelor de transport şi a mărfurilor transportate;
b) furnizarea la timp a documentaţiei de transport impuse de lege;
c) aplicarea formalităţilor legale necesare, în conformitate cu legislaţia vamală;
d) aplicarea, după caz, a reglementărilor privind notifiările sumare în conformitate cu legislaţia.
7) importatorul - este un operator economic care întocmeşte sau în numele căruia se întocmeşte o declaraţie de import. Responsabilităţile care îi revin importatorului în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional sunt:
a) responsabilitatea, de atribui mărfurilor prezentate autorităţii vamale un tratament în funcţie de scopul operaţiunii şi de destinaţia mărfurilor;
b) responsabilitatea pentru corectitudinea declaraţiei şi pentru depunerea acesteia la timp;
c) în cazul în care importatorul este persoana care depune notificarea sumară de intrare, responsabilitatea pentru aplicarea corectă a reglementărilor privind notificările sumare;
d) aplicarea formalităţilor legale necesare, în conformitate cu reglementările vamale relevante pentru importul de mărfuri;
e) aplicarea măsurilor de politică comercială şi a măsurilor de prohibiţie şi restricţie;
f) garantarea siguranţei şi securităţii primirii mărfurilor, evitând în special accesul neautorizat şi manipularea frauduloasă a acestora.
8) alte persoane interesate, de exemplu, operatori de terminale, operatori portuari şi ambalatori de marfă.
21. în cazul în care un titular AEO deţine informaţii că unul dintre partenerii săi de afaceri care face parte din lanţul logistic nu îndeplineşte standardele de securitate şi siguranţă corespunzătoare responsabilităţilor ce îi revin, acesta trebuie să informeze Serviciul Vamal.
Secţiunea a 7-a
Realizarea activităţilor de monitorizare şi reevaluare
22. Monitorizarea reprezintă operaţiuni de verificare periodică a criteriilor AEO care au drept scop de a obţine o asigurare rezonabilă că titularul autorizaţiei AEO se conformează condiţiilor şi criteriilor stabilite de art.39-43 din Codul vamal. Monitorizarea se realizează atât de operatorul economic, cât şi de către Serviciul Vamal în mod continuu conform unui plan anual de monitorizare, aprobat de directorul Serviciului Vamal.
23. Planul de monitorizare se elaborează în baza evaluării riscurilor, luând în considerare următoarele aspecte:
1) rezultatele auditelor anterioare, implicit profilul de risc al opratorului economic şi implementarea recomandărilor oferite la etapele de audit şi monitorizare precedente;
2) schimbările în activitatea operatorului economic semnalate de acesta sau identificate de Serviciul Vamal;
3) verificarea, prin sondaj, a declaraţiilor vamale ale titularului Autorizaţiei AEO şi a rezultatelor controalelor vamale aplicate;
4) analiza informaţiilor din bazele de date disponibile ale Serviciului Vamal;
5) rezultatele controalelor ulterioare, altele decât cele de monitorizare sau reevaluare;
6) orice alte activităţi de control vamal, planificate şi efectuate de către subdiviziunile Serviciului Vamal.
24. Titularul AEO este obligat să informeze Serviciul Vamal în legătură cu orice modificări intervenite în activitatea pe care o desfăşoară, care poate influenţa menţinerea sau conţinutul autorizaţiei AEO.
25. Este posibil ca modificările efectuate de AEO să determine Serviciul Vamal să iniţieze procedura de reevaluare.
26. Modurile care permit Serviciului Vamal să aibă indicaţii timpurii în legătură cu orice riscuri/informaţii noi, sunt:
1) verificarea prin sondaj a declaraţiilor AEO;
2) orice inspecţie fizică a mărfurilor efectuată;
3) analiza informaţiilor disponibile în bazele de date vamale interne;
4) orice audituri, altele decât cele de monitorizare sau reevaluare AEO (şi anume, un audit în cadrul unei proceduri simplificate sau al unei cereri pentru statutul de antrepozitar autorizat);
5) evaluarea oricăror schimbări evidente în cadrul societăţii;
27. Echipa de audit verifică, cel puţin o dată la trei ani, respectarea de către titularii Autorizaţiilor AEO pentru securitate şi siguranţă sau a Autorizaţiei combinate a condiţiilor aplicabile, conform riscurilor identificate în procesul de auditare.
28. Subdiviziunile Serviciului Vamal competente de domeniile: control ulterior, urmărire penală, fraude vamale, analiza riscurilor, valoarea în vama, clasificarea şi originea mărfurilor, venituri vamale, dezvoltare şi securitate informaţională participă la monitorizare şi informează subdiviziunea responsabilă de domeniul AEO despre orice fapte care ar afecta îndeplinirea condiţiilor de autorizare de către titularii de statut AEO.
29. Activităţile de monitorizare planificate se bazează pe analizele de risc efectuate la diferite etape (examinări înainte de acordarea statutului, gestionarea autorizaţiei acordate etc.). Există o serie de factori care le pot influenţa:
1) tipul de autorizaţie deţinut – în timp ce monitorizarea unor criterii, cum ar fi solvabilitatea dovedită, poate fi efectuată de la birou, monitorizarea criteriului de securitate şi siguranţă pentru AEOS necesită, de obicei, o vizită la faţa locului;
2) stabilitatea operatorului economic – dacă există schimbări frecvente de locaţii de desfăşurare a activităţii, pieţe, personal-cheie, sisteme etc.;
3) dimensiunea întreprinderii şi numărul de locaţii;
4) rolul AEO în cadrul lanţului de aprovizionare – dacă AEO are acces fizic la mărfuri sau acţionează în calitate de broker vamal;
5) sisteme de control intern asupra proceselor de afaceri şi dacă procesele sunt externalizate;
6)dacă s-au recomandat acţiuni de urmărire sau îmbunătăţiri minore ale proceselor sau procedurilor în timpul auditului AEO.
Frecvenţa şi natura activităţilor de monitorizare variază în funcţie de operatorul AEO în cauză şi riscurile asociate acestuia. Cu toate acestea, având în vedere natura specifică a criteriului de securitate şi siguranţă, se recomandă o vizită la sediile AEOS cel puţin o dată la trei ani. O atenţie deosebită se va acorda, de asemenea, cazurilor în care operatorul economic căruia i s-a acordat statutul de AEO este constituit de mai puţin de trei ani. în aceste cazuri, obligatoriu să efectuează o monitorizare atentă în primul an de la acordarea statutului de AEO.
30. în cazul în care în procesul de monitorizare a conformării criteriilor se constată că operatorul economic nu tratează în mod adecvat riscurile identificate, acesta este informat, prin întocmirea unui Raport de examinare preliminară a rezultatelor monitorizării. Prin intermediul Raportului, solicitantului i se acordă opurtunitatea să îşi exprime punctul de vedere şi să furnizeze informaţii suplimentare care atestă conformarea condiţiilor de autorizare.
31. Acţiunile specifice de monitorizare vor fi documentate. Documentaţia poate lua, de exemplu, următoarele forme:
1) o actualizare a planului de monitorizare;
2) un raport de monitorizare succint;
3) concluzii generale şi constatări ale echipei de audit etc.
Documentaţia va indica criteriul verificat şi rezultatele acestor verificări.
32. în cazul în care în procesul monitorizării conformării se constată temeiuri de suspendare sau retragere a autorizaţiei AEO, aceasta se consemnează într-un Raport al activităţii de monitorizare care se prezintă directorului Serviciului Vamal.
33. Reevaluarea statutului reprezintă operaţiuni de verificare a titularilor autorizaţiei AEO.
1) în cadrul reevaluării pot fi verificate toate condiţiile sau anumite condiţii concrete.
2) Pentru luarea deciziei aparatul central al Serviciului Vamal îşi reevaluează decizia în următoarele cazuri:
a) cînd modificarea legislaţiei afectează decizia;
b) când acest lucru devine necesar în urma monitorizării efectuate;
c) când acest lucru devine necesar ca urmare a informaţiilor furnizate de către titularul deciziei în conformitate cu art.23 alin.(2) din Codul vamal sau de către alte autorităţi.
3) în cazul reevaluării deciziei, subdiviziunea Serviciului Vamal este în drept să se consulte cu alte autorităţi publice, cu o altă autoritate vamală sau cu autorităţi ale unui stat străin.
34. în cazul modificării legislaţiei vamale ce reglementează condiţiile de autorizare AEO, reevaluarea va fi necesară atunci cînd modificările au impact asupra condiţiilor legate de autorizaţia AEO.
35. Ca urmare a monitorizării efectuate sau a informaţiilor furnizate de către titularul autorizaţiei, subdiviziunile Serviciului Vamal şi alte autorităţi competente, reevaluarea va fi realizată în cazul existenţei unor semnale care permit în mod rezonabil să se considere că nu mai sunt îndeplinite condiţiile de către titularul autorizaţiei AEO. Serviciul Vamal decide, în fiecare caz în parte, dacă este necesară reevaluarea totală sau doar reevaluarea parţială a condiţiilor pentru care există semnale de neconformitate.
36. Reevaluarea se realizează prin metoda controlului documentar sau combinat cu vizite la sediul operatorului economic, după caz, reieşind din condiţiile care urmează a fi reevaluate într-un termen care nu va depăşi termenii prevăzut la art.15, alin.(6), (7), (8) din Codul Vamal pentru autorizarea AEO.
37. Rezultatele reevaluării, precum şi propunerile privind suspendarea, retragerea, modificarea, anularea autorizaţiei AEO sau măsurile necesare a fi aplicate, vor fi consemnate într-un Raport final de reevaluare, care se semnează de către membrii echipei de audit şi reprezentantul legal al operatorului economic verificat.
38. Monitorizarea şi reevaluarea statutului se efectuează conform procedurii stabilite de prezentele Norme metodologice, aplicate în modul corespunzător.
Anexa nr.1
la Normele metodologice privind modul
de verificare a criteriilor de autorizare
a solicitanţilor şi titularilor autorizaţiei
de operator economic autorizat
Chestionar de autoevaluare
Notă: a se consulta instrucţiunile de completare
| I. | Informaţii despre operatorul economic |
| 1. | Informaţii generale privind compania |
| 1.1.1. | Precizaţi denumirea, adresa, data înfiinţării şi forma juridică de organizare a companiei solicitante. După caz, includeţi adresa web al companiei dvs.
Dacă compania dvs. face parte dintr-un grup, oferiţi o scurtă descriere a grupului şi să indicaţi dacă oricare alte entităţi ale grupului: a) deţin deja o autorizaţie AEO, sau b) au depus o cerere pentru acordarea statutului de AEO şi în prezent fac obiectul unui audit AEO efectuat de către autoritatea vamală naţională. În cazul în care compania este înregistrată de mai puţin de trei ani, precizaţi dacă motivul este reorganizarea unei companii existente anterior (de exemplu, înfiinţarea sau vânzarea unei companii comerciale). În acest caz, oferiţi detalii cu privire la reorganizare. |
| 1.1.2. | Furnizaţi următoarele date (în cazul în care acestea se aplică formei de organizare juridică a companiei dvs.):
a) Date complete privind fondatorii sau principalii acţionari, inclusiv procentul de acţiuni deţinute de aceştia; b) Date complete privind membrii consiliului de administraţie şi/sau administratori; c) Date complete privind consiliul consultativ, dacă există, şi consiliul de administraţie; d) Date complete privind administratorul, persoana responsabilă din cadrul companiei dvs. sau care exercită controlul asupra gestionării companiei; e) Ce departamente, inclusiv cel de gestionare, aţi implicat în procesul pregătirii companiei dvs. pentru cererea de acordare a statutului de AEO?Aţi implicat Serviciul Vamal sau părţile terţe în procesul de consultare? Datele ar trebui să includă numele şi adresa completă, data naşterii şi numărul naţional de identificare (de exemplu, codul numeric personal). |
| 1.1.3. | Indicaţi date complete privind persoana responsabilă de domeniul vamal din cadrul companiei dvs. Detaliile ar trebui să includă numele şi adresa completă, data naşterii şi numărul naţional de identificare (de exemplu, codul numeric personal). |
| 1.1.4. | Descrieţi succint activitatea dvs. comercială şi precizaţi rolul dvs. în cadrul lanţului logistic internaţional de aprovizionare: producător, importator, exportator, broker vamal, expeditor de mărfuri, deţinător de antrepozit vamal, transportator, operator de terminal etc. Dacă deţineţi mai multe poziţii, idicaţi-le pe toate. |
| 1.1.5. | Precizaţi subdiviziunile implicate în activităţile vamale, să enumeraţi adresele, denumirea, numerele de telefon şi e-mail-ul punctelor de contact şi oferiţi o scurtă descriere a activităţii comerciale desfăşutate:
a) Subdiviziunile individuale ale companiei dvs. în calitate de entitate juridică (Indicaţi numărul aproximativ de angajaţi pentru fiecare departament); b) subdiviziunile unde o parte terţă desfăşoară activităţi pentru compania dvs., dacă există. |
| 1.1.6. | Cumpăraţi de la/vindeţi către companiile cu care sunteţi asociat?
Da/Nu |
| 1.1.7. | Descrieţi structura organizatorică internă a companiei dvs. şi sarcinile/responsabilităţile fiecărui departament. |
| 1.1.8. | Specificaţi numele persoanelor de conducere (director general, adjuncţi, şefi de departamente, contabil şef, şef al departamentului aferent domeniului vamal etc.) din cadrul companiei şi descrieţi succint regulamentul de ordine interioară. |
| 1.1.9. | Câţi angajaţi are compania dvs.? Indicaţi una din următoarele opţiuni:
☐ Microîntreprindere ☐ Întreprindere mică ☐ Întreprindere mijlocie ☐ Întreprindere mare |
| 1.1.10. |
a) În cazul în care sunteţi de acord cu publicarea informaţiilor din autorizaţia AEO în lista titularilor de operatori economici autorizaţi pe site-ul web al Serviciului Vamal, daţi consimţămîntul în formă scrisă conform anexei nr.1; b) În cazul în care vă daţi consimţămîntul cu privire la schimbul de informaţii din autorizaţia AEO pentru a permite punerea în aplicare a acordurilor internaţionale cu state terţe privind recunoaşterea reciprocă a statutului de AEO şi a măsurilor legate de securitate, completaţi anexa nr.2. |
| 1.2. | Volumul de afaceri |
| 1.2.1. |
a) Indicaţi cifra de afaceri anuală. În cazul unei companii noi, Indicaţi "nu se aplică". b) Indicaţi profitul anual net sau cifra pierderilor anuale nete. În cazul unei companii noi, Indicaţi "nu se aplică". |
| 1.2.2. | În cazul în care utilizaţi spaţii de depozitare închiriate indicaţi de la cine aţi închiriat spaţiile respective. |
| 1.2.3. | Pentru fiecare dintre elementele de mai jos, prezentaţi o estimare a numărului şi valorii declaraţiilor pe care le-aţi perfectat în ultimii trei ani. În cazul unei companii noi, indicaţi "nu se aplică".
a) Import b) Export/Reexport c) Regimuri suspensive d) Destinaţii vamale |
| 1.2.4. | Pentru fiecare dintre elementele de mai jos, prezentaţi o estimare a drepturilor de import plătite în fiecare din ultimii trei ani:
a)taxa vamală; b)taxa pentru procedurile vamale; c) taxa pe valoare adăugată; d) accize. În cazul în care sunteţi o companie nouă care desfăşoară activităţi de mai puţin de trei ani, oferiţi detalii pe perioada respectivă. În cazul unei companii recent înfiinţate, indicaţi "nu se aplică". |
| 1.2.5. |
a) Prevedeţi careva modificări structurale în compania dvs. în următorii doi ani? Dacă răspunsul este da, descrieţi succint modificările. b) Prevedeţi modificări majore în lanţul de aprovizionare în care este implicată compania dvs. în următorii doi ani? Dacă răspunsul este da, descrieţi succint modificările. |
| 1.3. | Informaţii şi statistici privind domeniul vamal |
| 1.3.1. |
a) Efectuaţi formalităţile vamale din nume propriu? b) Sunteţi reprezentat de cineva în ceea ce priveşte formalităţile vamale, dacă da, de către cine şi în ce mod (direct sau indirect)? Indicaţi numele, adresa şi codul fiscal al reprezentantului. c) Reprezentaţi alte persoane în formalităţile vamale? Dacă răspunsul este da, pe cine (indicaţi numele clienţilor) şi cum (direct sau indirect). |
| 1.3.2. |
a) În ce mod şi cine decide clasificarea mărfurilor? b) De ce măsuri dispuneţi de a garanta corectitudinea clasificării mărfurilor (de exemplu, verificări, controale interne, proceduri interne de lucru, instruiri periodice)? c) Păstraţi registre privind aceste măsuri? d) Monitorizaţi regulat eficacitatea măsurilor de care dispuneţi? e) Ce resurse utilizaţi pentru clasificarea mărfurilor (de exemplu, baze de date privind mărfurile)? |
| 1.3.3. |
a) Modalitatea determinării, declarării valorii în vamă şi cine stabileşte valoarea în vamă a mărfurilor? b) Ce măsuri luaţi pentru a garanta corectitudinea stabilirii valorii în vamă (de exemplu, verificări, controale interne, proceduri interne de lucru, instruiri periodice)? c) Monitorizaţi regulat eficacitatea măsurilor de care dispuneţi de stabilire a valorii în vamă a mărfurilor? d) Păstraţi registre privind aceste măsuri? |
| 1.3.4. |
a) Oferiţi o imagine de ansamblu a originii, preferenţiale sau nepreferenţiale a mărfurilor importate. b) Ce acţiuni interne aţi pus în aplicare pentru a verifica dacă ţara de origine a mărfurilor importate este declarată corect? c) Descrieţi procedura dvs. în ceea ce priveşte emiterea certificatelor de origine pentru export şi/sau întocmirea declaraţiilor de origine pentru export. |
| 1.3.5. | Efectuaţi tranzacţii care fac obiectul taxelor anti-dumping sau a taxelor compensatorii? Dacă răspunsul este da, oferiţi detalii. |
| 2. | Antecedente în ceea ce priveşte respectarea legislaţiei vamale |
| 2.1. | În compania dvs. au fost depistate încălcări ale legislaţiei vamale şi fiscale sau de către autorităţile vamale şi/sau fiscale în ultimii trei ani? În cazul unei companii noi, indicaţi "nu se aplică".
Dacă răspunsul este da, descrieţi succint aceste încălcări. a) Cum aţi notificat încălcările către autorităţile relevante? b) Ce măsuri de asigurare a calităţii au fost introduse pentru a evita astfel de încălcări pe viitor? c) Păstraţi registre privind măsurile de asigurare a calităţii? A fost condamnată societatea dvs. pentru infracţiuni economice legate de activitatea dvs.? Dacă da, descrieţi infracţiunea şi data cînd a fost săvîrşită. De asemenea, faceţi trimiteri la hotărîrea instanţei definitivă şi irevocabilă. |
| 2.2. |
a) Intenţionaţi să depuneţi o cerere sau aţi depus deja o cerere pentru orice altă autorizaţie vamală? Dacă răspunsul este da, furnizaţi detalii. b) Au fost cererile pentru autorizare/certificate refuzate, iar autorizaţiile existente suspendate sau retrase ca urma a încălcărilor legislaţiei vamale în ultimii trei ani? Dacă răspunsul este da, de câte ori şi care au fost motivele? |
| 3. | Sisteme contabile şi logistice |
| 3.1. | Pista de audit |
| 3.1.1. | Facilitează sistemul dvs. de contabilitate o pistă de audit completă pentru activităţile dvs. vamale sau pentru fluxul de mărfuri sau intrările în contabilitate relevante din punctul de vedere al taxelor?
Dacă da, descrieţi caracteristicile principale ale acestei piste de audit. |
| 3.2. | Sisteme contabile şi logistice |
| 3.2.1. | Ce sistem informatic (hardware/software) utilizaţi în general pentru activitatea dvs. contabilă şi în special pentru aspectele de ordin vamal? Sunt cele două sisteme integrate?
Oferiţi informaţii privind următoarele: a) separarea funcţiilor între dezvoltare, testare şi operaţiune; b) separarea funcţiilor între utilizatori; c) controlul accesului (care/de către cine); d) trasabilitatea între sistemul de contabilitate şi sistemul de declarare. |
| 3.2.2. | Sistemele dvs. logistice pot să facă o diferenţă între mărfurile străine şi cele autohtone?
Da/Nu Dacă răspunsul este da, oferiţi informaţii detaliate. Dacă nu deţineţi mărfuri străine, vă rugam să indicaţi "nu se aplică". |
| 3.2.3. |
a) De către cine sunt desfăşurate activităţile dvs. informatice? b) Au fost externalizate activităţile informatice? În cazul în care răspunsul este da, oferiţi detalii (denumirea, adresa, codul fiscal) cu privire la compania sau companiile către care au fost externalizate şi modalitatea de gestionare a controalelor de acces pentru activităţile externalizate. |
| 3.3. | Sistemul de control intern |
| 3.3.1. | Dispuneţi de procese interne în ceea ce priveşte sistemul de control intern în cadrul departamentelor: contabilitate, achiziţii, vânzări, pe domeniul vamal, de producţie, de gestionare a materialelor şi a mărfurilor, de logistică?
Da/Nu. În cazul în care răspunsul este da, prezentaţi o descriere succintă a acestora şi a modului în care sunt actualizate (de exemplu, acţiuni precum instrucţiunile la locul de muncă, formarea profesională a angajaţilor, instrucţiuni pentru verificarea defectelor şi mecanismele de corectare). |
| 3.3.2. | Procesele de control intern au făcut obiectul unui audit intern/extern?
Da/Nu Acesta a inclus şi un audit al parcticilor vamale pe care le îndepliniţi? Da/Nu. În cazul în care răspunsul este da, prezentaţi o copie a celui mai recent raport de audit. |
| 3.3.3. | Descrieţi succint procedurile pentru verificarea fişierelor informatice (date permanente sau dosare principale)?
Cum acoperă aceste proceduri următoarele riscuri: a) înregistrarea incorectă şi/sau incompletă a tranzacţiilor în sistemul contabil; b) utilizarea de date permanente incorecte sau de date neactualizate, precum numărul de articole şi codurile tarifare; c) controlul inadecvat al proceselor de afaceri. |
| 3.4. | Fluxul mărfurilor |
| 3.4.1. | Descrieţi succint procedura de înregistrare pentru fluxul mărfurilor, începând de la primirea, stocarea, până la producţie şi expediere. Cine ţine evidenţa mărfurilor şi unde sunt păstrate acestea? |
| 3.4.2. | Descrieţi succint procedurile instituite pentru verificarea nivelului stocurilor, inclusiv frecvenţa acestor verificări şi modul în care sunt soluţionate discrepanţele (de exemplu, verificarea stocurilor şi inventarul)? |
| 3.5. | Formalităţile vamale |
| 3.5.1. | Dispuneţi de proceduri documentate pentru verificarea exactităţii declaraţiilor vamale, inclusiv a celor depuse în numele dvs., de un broker vamal?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da, descrieţi succint procedurile. Dacă răspunsul este nu, verificaţi exactitatea declaraţiei vamale? Da/Nu. Dacă răspunsul este da, în ce mod? |
| 3.5.2. |
a) Dispune compania dvs. de instrucţiuni sau orientări privind notificarea neregulilor către organele vamale (de exemplu, suspiciuni de furt, contrabandă în legătură cu mărfurile care fac obiectul formalităţilor vamale)? Sunt aceste instrucţiuni documentate (de exemplu, instrucţiuni de locul de muncă, alte documente orientative)? b) În ultimul an aţi identificat nereguli (sau presupuse nereguli) şi le-aţi notificat organelor vamale? Da/Nu |
| 3.5.3. |
a) Comercializaţi mărfuri care fac obiectul unor licenţe/autorizaţii de import şi export legate de prohibiţii şi restricţii? Da/Nu b) Comercializaţi mărfuri care fac obiectul altor licenţe şi/sau autorizaţii de import sau de export? c) Dacă răspunsul este da, specificaţi tipurile de mărfuri, dacă aveţi instituite proceduri pentru gestionarea acestora şi modul în care sunt actualizate. |
| 3.5.4 | Comercializaţi mărfuri care cad sub incidenţa Legii cu privire la controlul exportului, reexportulu, importului şi tranzitului de mărfuri strategice?
Da/Nu Dacă răspunsul este da, specificaţi tipurile de mărfuri, dacă aveţi instituite proceduri pentru gestionarea autorizaţiilor/certificatelor şi modul în care sunt actualizate acestea. |
| 3.6. | Proceduri privind realizarea unor copii de siguranţă, recuperarea datelor şi soluţii de rezervă, opţiuni de arhivare |
| 3.6.1. | Descrieţi pe scurt procedurile dvs. privind realizarea de copii de siguranţă, recuperarea datelor, soluţiile de rezervă şi opţiunile de arhivare, precum şi recuperarea evidenţelor dvs. comerciale. |
| 3.6.2. | Pentru cât timp sunt salvate datele în sistemul evidenţei operaţiunilor comerciale şi pentru cât timp sunt arhivate aceste date? |
| 3.6.3. | Societatea are un plan de urgenţă pentru cazuri de pană/disfuncţie a sistemului?
Da/Nu |
| 3.7. | Protecţia sistemelor informatice |
| 3.7.1. |
a) Descrieţi succint acţiunile pe care le-aţi întreprins pentru a vă proteja sistemul informatic de accese neautorizate (firewall, antivirus, protejarea parolei etc.). b) S-a desfăşurat o testare în privinţa acceselor neautorizate? Dacă răspunsul este da, care au fost rezultatele şi ce măsuri corective au fost luate? c) Aţi avut parte de incidente legate de securitatea informatică în ultimul an? |
| 3.7.2. |
a) Descrieţi succint modul în care sunt acordate drepturile de acces la sistemele informatice. b) Cine este responsabil pentru funcţionarea şi protejarea sistemului informatic? b) Dispuneţi de instrucţiuni interne privind securitatea informatică pentru personalul dvs.? c) Cum realizaţi monitorizarea astfel încât măsurile de securitate informatică să fie respectate în cadrul companiei dvs.? |
| 3.7.3. |
a) Oferiţi detalii privind locul unde este amplasat serverul dvs. principal. b) Furnizaţi detalii privind modul în care este securizat serverul dvs. principal. |
| 3.8. | Securitatea documentaţiei |
| 3.8.1. | Descrieţi succint ce acţiuni au fost întreprinse pentru protejarea informaţiilor/documentelor (de exemplu, drepturi de acces restrânse, crearea de copii electronice de rezervă) împotriva accesului neautorizat, utilizării abuzive, intenţiilor distructive şi pierderii de date? |
| 3.8.2. | Au existat cazuri de acces neautorizat la documente în ultimul an şi, dacă da, ce măsuri au fost luate pentru a preveni reapariţia unor astfel de situaţii în viitor? |
| 3.8.3. | Răspundeţi pe scurt la următoarele întrebări:
a) Ce categorii de angajaţi au acces la date detaliate privind fluxul de materiale şi de mărfuri? b) Ce categorii de angajaţi sunt autorizaţi să modifice aceste date? Sunt modificările documentate în mod complet? |
| 3.8.4. | Descrieţi succint ce cerinţe privind securitatea şi siguranţa impuneţi partenerilor dvs. comerciali şi altor persoane de contact pentru a evita utilizarea abuzivă a informaţiilor (de exemplu, periclitarea lanţului de aprovizionare prin transferul neautorizat al detaliilor de expediere)? |
| 4. | Solvabilitatea financiară |
| 4.1. | În ceea ce priveşte activele companiei dvs. s-au iniţiat în ultimii trei ani proceduri de faliment sau de insolvabilitate?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da, furnizaţi detalii. |
| 4.2. | A avut compania dvs. o situaţie financiară bună în mod constant, în sensul art.40 din Codul vamal, suficientă pentru a-i permite îndeplinirea angajamentelor financiare în ultimii trei ani? Dacă răspunsul este da, prezentaţi dovezi, cum ar fi rapoartele de audit financiar efectuate, dovezi din partea băncii şi copiile rapoartelor financiare pentru ultimii trei ani. Dacă răspunsul este nu, oferiţi detalii complete. |
| 4.3. | În cazul în care compania dvs. este recent înregistrată, furnizaţi toate registrele şi informaţiile referitoare la situaţia dvs. financiară, de exemplu raportul financiar actualizat la zi, cel mai recent flux de numerar şi previziunile privind profitul şi pierderile aprobate de directori/parteneri/proprietarul unic. |
| 4.4. | Sunteţi la curent cu existenţa unui element care ar putea influenţa solvabilitatea financiară a companiei dvs. într-un viitor previzibil?
Da/Nu. Dacă da, oferiţi mai multe detalii. |
| 5. | Standarde practice de competenţă sau calificări profesionale |
| 5.1. | Standarde practice de competenţă |
| 5.1.1. | Aveţi dvs. sau persoana responsabilă de domeniul vamal experienţă practică de cel puţin trei ani în domeniul vamal?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da, furnizaţi detalii prin care să dovediţi experienţa. |
| 5.1.2. | Deţineţi dvs. sau persoana responsabilă de domeniul vamal un standard de calitate în domeniul vamal, adoptat de organismul naţional de standardizare?
Da/Nu Dacă răspunsul este da, furnizaţi informaţii privind standardul deţinut. |
| 5.2. | Calificări profesionale |
| 5.2.1. | Aţi absolvit sau persoana responsabilă de domeniul vamal un curs de formare pe tema legislaţiei vamale corespunzător implicării dvs. în activităţile din domeniul vamal?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da, furnizaţi detalii cu privire la cursul de formare absolvit. |
| 6. | Cerinţe privind securitatea şi siguranţa |
| 6.1. | Informaţii generale privind siguranţa şi securitatea |
| 6.1.1. | Indicaţi numele, prenumele şi funcţia persoanei competente pentru întrebări legate de securitate şi siguranţă. |
| 6.1.2. |
a) Aţi efectuat o evaluare a riscurilor sau a ameninţărilor la adresa companiei dvs.? Da/Nu b) Există un plan de securitate pentru fiecare amplasament (dacă este cazul)? Da/Nu Cât de des sunt revizuite şi actualizate aceste documente? |
| 6.1.3. | Descrieţi succint ce riscuri de securitate (în cadrul companiei sau în cadrul tranzacţiilor comerciale cu clienţii, furnizorii şi prestatorii externi de servicii) aţi identificat în legătură cu criteriile de securitate AEO? |
| 6.1.4. | Cum sunt puse în aplicare şi coordonate măsurile de securitate în cadrul companiei dvs. şi cine deţine responsabilitatea în acest sens? |
| 6.1.5. | Dacă compania dvs. (dacă este cazul) deţine mai multe subdiviziuni, sunt măsurile de securitate puse în aplicare în mod armonizat în toate aceste subdiviziuni?
Da/Nu |
| 6.1.6. |
a) Există instrucţiuni de securitate? Cum sunt acestea comunicate personalului dvs. şi persoanelor care vizitează spaţiile companiei dvs.? b) Cum sunt acestea documentate (manual, orientări de lucru, fişă informativă etc.)? |
| 6.1.7. |
a) Aţi avut parte de incidente de securitate în ultimul an? Da/Nu. Dacă răspunsul este da, furnizaţi o scurtă descriere a incidentelor şi a măsurilor luate pentru a evita reapariţia acestora? b) Păstraţi evidenţe ale incidentelor de securitate şi ale măsurilor luate? Da/Nu |
| 6.1.8. |
a) Aţi fost deja certificat/autorizat în materie de securitate (a transportului, a aviaţiei civile, etc.) ? Da/Nu Dacă răspunsul este da, prezentaţi o copie a acestora. b) La momentul depunerii cererii pentru AEO, intenţionaţi să depuneţi o cerere în materie de securitate. Da/Nu Dacă răspunsul este da, vă rugăm să oferiţi detalii. |
| 6.1.9. | Există cerinţe speciale de securitate şi siguranţă pentru mărfurile pe care le importaţi/exportaţi? |
| 6.1.10. |
a) Utilizaţi serviciile unei societăţi de securitate? Dacă da, cu ce societate colaboraţi? b) A efectuat această societate o evaluare a ameninţărilor pentru compania dvs.? Dacă răspunsul este da, descrieţi pe scurt ce riscuri de securitate au fost identificate în legătură cu criteriile de securitate AEO. |
| 6.1.11. | Clienţii companiei dvs. sau companiile de asigurări vă impun anumite cerinţe de siguranţă şi securitate?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da, oferiţi detalii. |
| 6.2. | Securitatea clădirilor |
| 6.2.1. |
a) Prezentaţi o descriere succintă a modului în care sunt securizate spaţiile proprii. Cum este verificată respectarea acestor proceduri? b) Cum, de către cine şi la ce intervale se efectuează verificările în ceea ce priveşte gardurile şi clădirile? Cum sunt înregistrate aceste verificări şi rezultatele acestora? c) Cum sunt raportate şi soluţionate incidentele de securitate? |
| 6.2.2. |
a) Ce posibilităţi de acces există? b) Cum sunt acestea respectate? c) Există limite în ceea ce priveşte programul de lucru la fiecare punct de acces? |
| 6.2.3. | Sunt sediile iluminate în mod adecvat (de exemplu, lumină continuă, senzori de mişcare, etc.)? |
| 6.2.4. | Cum se desfăşoară administrarea cheilor în cadrul companiei (de exemplu, amplasare, acces, înregistrare)? Există o procedură descrisă în acest sens?
Da/Nu. |
| 6.2.5. |
a) Este permisă parcarea autoturismelor private în spaţiile proprii? b) Daca răspunsul este da, pentru ce persoane? c) Cine acordă aprobarea? d) Sunt verificate autoturismele (la intrare/ieşire)? e) Există regulamente scrise în acest sens? Da/Nu. |
| 6.3. | Accesul în incinte |
| 6.3.1. |
a) Descrieţi succint modul în care este reglementată procedura de acces în spaţiile proprii: clădiri, zone de producţie, depozite etc.)? b) Cine verifică respectarea procedurilor prevăzute? |
| 6.3.2. |
a) Descrieţi procedurile care trebuie urmate în cazul în care o persoană neautorizată sau un autoturism neautorizat este descoperit în spaţiile proprii (în clădiri sau pe teren)? b) Cum sunt aceste proceduri comunicate personalului (de exemplu, plan de acţiune, instrucţiuni, cursuri de instruire etc.) ? |
| 6.3.3. | Prezentaţi un plan general pentru fiecare dintre subdiviziunile companiei dvs. implicate în activităţi care au legătură cu domeniul vamal (de exemplu, planul/proiectul grafic) din care să poată fi identificate căile de acces, limitele şi amplasarea clădirilor, acolo unde este cazul. |
| 6.3.4. | Specificaţi pentru fiecare amplasament, dacă este cazul, denumirea companiilor care se află,de asemenea, în spaţiile respective. |
| 6.4. | Unităţile de încărcare (precum containere etc.) |
| 6.4.1. | Există norme/restricţii în ceea ce priveşte accesul la unităţile de încărcare?
Da/Nu Dacă răspunsul este da, cum sunt aplicate aceste restricţii? |
| 6.4.2. | Descrieţi succint ce măsuri sunt instituite pentru a preveni accesul neautorizat şi manipularea frauduloasă a unităţilor de încărcare (în special în spaţii deschise de depozitare), (de exemplu, supraveghere permanentă, formarea personalului şi informarea acestora cu privire la riscuri, sigilii, instrucţiuni privind procedurile care trebuie urmate în cazul unor intrări neautorizate)? |
| 6.4.3. |
a) Utilizaţi sigilii proprii pentru a preveni manipularea frauduloasă a mărfurilor? Dacă răspunsul este da, ce fel de sigilii? Corespund aceste sigilii unor standarde specifice? b) Cum vă asiguraţi că mărfurile nu sunt manipulate fraudulos dacă nu sunt utilizate sigilii? |
| 6.4.4. | Ce măsuri de control utilizaţi pentru verificarea unităţilor de încărcare (de exemplu, procesul de verificare în şapte puncte: peretele din faţă, partea stângă, partea dreaptă, podeaua, plafonul/acoperişul, interiorul/exteriorul uşilor, exterior/şasiu)? |
| 6.4.5. | Răspundeţi la următoarele întrebări:
a) Cine este proprietarul/operatorul unităţilor de încărcare? b) Cine întreţine/repară unităţile de încărcare? c) Există planuri privind întreţinerea periodică? d) Sunt verificate lucrările externe de întreţinere? |
| 6.5. | Procese logistice |
| 6.5.1. |
a) Ce metode de transport utilizează în mod normal compania dvs.? b) Compania dvs. efectuează toate activităţile sale de transport sau utilizează şi furnizori de servicii externi (de exemplu, expeditori/ transportatori)? c) Cum stabiliţi dacă expeditorul/transportatorul respectă standardele necesare de securitate (de exemplu, prin intermediul unui certificat de securitate, al unor declaraţii sau acorduri)? d) Luaţi şi alte măsuri privind activităţile de transport externalizate, în vederea respectării standardelor de securitate? Dacă este cazul, prezentaţi natura şi sfera de acţiune a măsurilor luate de dvs. în acest sens. |
| 6.6. | Mărfuri intrate |
| 6.6.1. |
a) Descrieţi succint procedura pentru asigurarea securităţii şi siguranţei mărfurilor intrate. b) Descrieţi succint modul în care este verificată respectarea acestor proceduri. |
| 6.6.2. | Sunt angajaţii informaţi cu privire la măsurile de securitate luate împreună cu furnizorii şi cum este asigurată această respectare? |
| 6.6.3. |
a) Descrieţi succint modul în care se realizează verificările privind integritatea sigiliilor mărfurilor intrate. b) Sunt bunurile intrate sigilate, dacă acest lucru este necesar? Da/Nu. c) Compania dvs. lucrează cu anumite tipuri de mărfuri care necesită măsuri de securitate specifice (de exemplu, transport aerian de mărfuri/poştă)? Dacă răspunsul este da, ce practici/măsuri sunt instituite? |
| 6.6.4. | Sunt mărfurile intrate marcate şi dacă da, cum sunt marcate? |
| 6.6.5. | Descrieţi succint procesul de numărare şi cântărire a mărfurilor intrate. |
| 6.6.6. | Descrieţi succint modul în care, când şi de către cine mărfurile intrate sunt verificate în raport cu documentele însoţitoare şi sunt înscrise în evidenţele dvs. |
| 6.6.7. |
a) Sunt unităţile responsabile pentru achiziţionarea mărfurilor, primirea mărfurilor şi administraţia generală separate în mod clar? Da/Nu b) Există între aceste unităţi mecanisme de control intern integrate? Da/Nu. Dacă răspunsul este da, cum sunt aplicate acestea? |
| 6.7. | Depozitarea mărfurilor |
| 6.7.1. | Descrieţi în ce subdiviziune aţi alocat zone pentru depozitarea mărfurilor. |
| 6.7.2. |
a) Descrieţi succint procedura de atribuire a poziţiei de depozitare a mărfurilor intrate. b) Dispuneţi de zone de depozitare în aer liber? Da/Nu. Dacă răspunsul este da, le descrieţi pe scurt. |
| 6.7.3. | Dispuneţi de proceduri documentate pentru inventarierea stocurilor de mărfuri şi pentru corectarea discrepanţelor identificate în cadrul inventarierii?
Da/Nu. Dacă răspunsul da, le descrieţi pe scurt. |
| 6.7.4. | Sunt mărfurile care prezintă niveluri diferite de risc depozitate separat?
Da/Nu. a) Descrieţi criteriile pentru orice depozitare separată (de exemplu, mărfuri periculoase, mărfuri de valoare mare, substanţe chimice, arme, transport aerian de mărfuri/poştă aeriană). b) Descrieţi modul în care vă asiguraţi că mărfurile sunt înregistrate fără întârziere în registrele contabile/de inventar. |
| 6.7.5. |
a) Descrieţi succint modul în care mărfurile sunt protejate împotriva accesului neautorizat în spaţiul de depozitare. b) Descrieţi succint modul în care este verificată respectarea acestor proceduri. |
| 6.7.6. | Dacă depozitarea mărfurilor este externalizată unui terţ/furnizor de servicii, descrieţi succint cum şi unde sunt depozitate mărfurile şi măsurile de control pe care le utilizaţi pentru supravegherea manipulării mărfurilor. |
| 6.8. | Producţia de mărfuri |
| 6.8.1. |
a) Descrieţi succint ce sudiviziuni/zone sunt destinate producţiei de mărfuri. b) Dacă producţia este realizată de un partener extern (de exemplu, prelucrare în lohn, livrări directe), descrieţi pe scurt modul în care este asigurată integritatea mărfurilor (de exemplu, acorduri contractuale)? |
| 6.8.2. | Există măsuri de securitate care protejează mărfurile împotriva accesului neautorizat în zona de producţie?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da, descrieţi pe scurt care sunt aceste măsuri. |
| 6.8.3. | Descrieţi succint procedurile de ambalare a produselor şi menţionaţi dacă există instrucţiuni scrise în acest sens. |
| 6.8.4. | În cazul în care ambalarea produsului final este externalizată către un terţ, descrieţi pe scurt cum este garantată integritatea mărfurilor. |
| 6.9. | Încărcarea mărfurilor |
| 6.9.1. |
a) Descrieţi pe scurt modul în care este gestionată încărcarea mărfurilor în compania dvs. (de exemplu, stabilirea responsabilităţilor, verificarea mărfurilor şi a mijloacelor de transport, înregistrarea rezultatelor, furnizarea de informaţii etc.)? b) Există instrucţiuni scrise privind modul în care procesul ar trebui să fie organizat? Da/Nu |
| 6.9.2. |
a) Sunt mărfurile sau mijloacele de transport ieşite sigilate? Da/Nu. Dacă răspunsul este da, cum, de către cine şi ce fel de sigilii utilizaţi? b) Sunt menţionate numere de sigilii în documentele care însoţesc mărfurile? Da/Nu c) Cum se realizează evidenţa sigiliilor ? |
| 6.9.3. | Descrieţi succint modul în care este garantată respectarea cerinţelor de securitate ale clienţilor în ceea ce priveşte încărcarea. |
| 6.9.4. | Descrieţi succint măsurile instituite care asigură supravegherea permanentă a mărfurilor care trebuie încărcate şi a procesului de încărcare. |
| 6.9.5. | Se verifică dacă mărfurile ieşite sunt complete (de exemplu, sunt numărate, cântărite)?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da, cum şi de către cine? |
| 6.9.6. | Descrieţi succint cum, când şi de către cine sunt verificate mărfurile care ies în raport cu comenzile şi listele de încărcare, precum şi procedura prin care este înregistrată ieşirea lor din registrul de stocuri. |
| 6.9.7. | Descrieţi succint ce mecanisme de control aţi instituit pentru detectarea neregulilor privind încărcarea mărfurilor. |
| 6.10. | Cerinţe de securitate pentru partenerii de afaceri |
| 6.10.1. | Descrieţi succint modul în care compania verifică identitatea partenerilor comerciali pentru a garanta siguranţa lanţului de aprovizionare (căutarea informaţiilor înainte de acceptarea sau trimiterea comenzilor). |
| 6.10.2. |
a) Descrieţi succint ce cerinţe de securitate şi siguranţă aplicaţi atunci cînd vă alegeţi parteneri comerciali (de exemplu, declaraţii de securitate, cerinţe contractuale, parteneri comerciali care au, de asemenea, statut de AEO). b) Descrieţi succint modul în care este verificată respectarea acestor proceduri. |
| 6.10.3. | În ultimul an, aţi detectat încălcări ale acordurilor de securitate pe care le-aţi încheiat cu partenerii ?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da, ce măsuri aţi luat? |
| 6.11. | Securitatea personalului |
| 6.11.1. |
a) Descrieţi succint modul în care sunt tratate cerinţele de securitate şi siguranţă în politica de ocupare a forţei de muncă în cadrul companiei ? Cine este responsabil pentru acest domeniu? b) Există instrucţiuni scrise privind procedurile de securitate ? Da/Nu. c) Descrieţi pe scurt cum este verificată respectarea acestor proceduri. |
| 6.11.2. | În ce măsură următoarele categorii de angajaţi fac obiectul verificărilor de securitate (de exemplu, verificări pentru a se confirma dacă persoana în cauză nu are cazier judiciar):
a) noii angajaţi care vor lucra în domenii sensibile din punctul de vedere al securităţii; b) angajaţii existenţi care urmează să fie transferaţi în domenii sensibile din punctul de vedere al securităţii. Cum se asigură imposibilitatea accesului fizic sau electronic al personalului în spaţiile sau la datele societăţii după părăsirea acestor spaţii? |
| 6.11.3. | Angajaţii beneficiază de formare în materie de securitate şi siguranţă?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da: a) Care este frecvenţa organizării sesiunilor de formare în materie de securitate şi siguranţă? b) Există un curs anual de actualizare a cunoştinţelor? Da/Nu. c) Sunt aceste sesiuni realizate la nivel intern sau sunt oferite de un furnizor extern? d) Există registre scrise cu privire la formare? Da/Nu. |
| 6.11.4. | Răspundeţi la următoarele întrebări:
a) Specificaţi domeniile în care sunt utilizaţi salariaţii angajaţi pe durată determinată ? b) Sunt aceşti salariaţi verificaţi periodic în conformitate cu standardele de securitate? Dacă răspunsul este da, cum şi de către cine? Există instrucţiuni de securitate şi pentru aceşti salariaţi? |
| 6.12. | Servicii externalizate |
| 6.12.1. | Compania utilizează servici pe bază contractuală, precum ar fi servicii de transport, agenţi de securitate, curăţenie, furnizare de bunuri, întreţinere etc.?
Da/Nu. Dacă răspunsul este da: a) Descrieţi pe scurt ce servicii vă sunt furnizate şi în ce măsură (pentru cele care nu au fost descrise în secţiunile anterioare). b) Există acorduri scrise cu furnizorii de servicii care conţin cerinţe de securitate? Da/Nu. c) Descrieţi succint cum este verificată respectarea procedurilor incluse în aceste acorduri. |
Anexa nr.1
la Chestionarul de autoevaluare
Acordul de a publica informaţii
privind AEO pe site-ul web al Serviciului Vamal
|
Prin prezenta, îmi exprim acordul la publicarea informaţiilor din autorizaţia AEO în lista operatorilor economici autorizaţi. Numele, prenumele ................................................................... Funcţia semnatarului ................................................................ Semnătura ............................................................................... Data: ....................................................................................... Chestionarul completat trebuie semnat de director/administrator, după caz, dar în acest caz se recomandă ca acceptul sa fie dat de un semnatar autorizat. |
Anexa nr.2
la Chestionarul de autoevaluare
Acordul privind schimbul informaţiilor
cuprinse în autorizaţia AEO pentru a asigura punerea în aplicare a acordurilor
internaţionale privind recunoaşterea reciprocă a statutului de operator
economic autorizat, precum şi a măsurilor legate de securitate
|
Prin prezenta, îmi exprim acordul la schimbul informaţiilor cuprinse în autorizaţia AEO pentru a asigura punerea în aplicare a acordurilor internaţionale privind recunoaşterea reciprocă a statutului de operator economic autorizat, precum şi a măsurilor de securitate. Numele, prenumele .................................................................. Funcţia semnatarului ............................................................... Semnătura ............................................................................. Data: ..................................................................................... Chestionarul completat trebuie semnat de director/administrator, după caz, dar în acest caz se recomandă ca acceptul sa fie dat de un semnatar autorizat. |
INSTRUCŢIUNI DE COMPLETARE
A CHESTIONARULUI DE AUTOEVALUARE
(în continuare-chestionar)
Secţiunea 1
INFORMAŢII DESPRE OPERATORUL ECONOMIC
Scopul chestionarului de autoevaluare este de a vă ajuta, în calitate de solicitant, să înţelegeţi cerinţele care trebuie îndeplinite pentru a obţine statutul AEO şi să furnizaţi Serviciului Vamal informaţii suplimentare faţă de cele prezentate în cerere despre companie. Aceste instrucţiuni vă oferă atât orientări cu privire la modul în care trebuie să răspundeţi la întrebările din chestionar, cât şi informaţii privind standardele pe care Serviciul Vamal se aşteaptă să le îndepliniţi şi să le demonstraţi în vederea obţinerii autorizaţiei AEO.
În conformitate cu pct.8 şi pct.9 din Regulamentul de punere în aplicare a Codului vamal nr.95/2021, pentru a solicita statutul AEO solicitantul depune, împreună cu cererea, un chestionar de autoevaluare, conform modelului stabilit de Serviciul Vamal. Obiectivul chestionarului este de a simplifica şi accelera procesul de depunere a cererii pentru AEO. Chestionarul permite, de asemenea, Serviciului Vamal, suplimentar la informaţia din cerere, să obţină o bună imagine de ansamblu asupra solicitantului, iar acest lucru va avea drept rezultat accelerarea procesului de autorizare. Prin urmare, operatorul economic trebuie să completeze chestionarul în mod corect şi să răspundă la toate întrebările relevante pentru activitatea lui. Chestionarul trebuie depus la Serviciul Vamal împreună cu cererea pentru autorizaţia AEO.
Se recomandă contactarea subdiviziunii competente din cadrul Serviciului Vamal care se ocupă de autorizare AEO, în cazul în care aveţi întrebări sau doriţi să solicitaţi informaţii suplimentare cu privire la chestionar sau la cerere înainte de depunerea acestora. Chestionarul cuprinde, în cadrul fiecărei secţiuni, cele mai importante aspecte care pot fi utile Serviciului Vamal. Totuşi unele aspecte privesc numai factori din cadrul lanţului de aprovizionare internaţional. Acest lucru depinde şi de tipul de autorizaţie pe care îl solicită compania. Nu este necesar să răspundeţi la întrebările care nu sunt relevante pentru compania dvs. Răspundeţi la aceste întrebări prin formula "Nu se aplică", urmată de un scurt comentariu care să explice motivul pentru care nu se aplică. De exemplu, puteţi face referire la partea din lanţul de aprovizionare internaţional în care vă desfăşuraţi activitatea sau la tipul de autorizaţie pe care îl solicitaţi. Consultaţi tabelul din anexa la prezentele instrucţiuni de completare pentru detalii privind întrebările care sunt relevante pentru diferiţii factori din lanţul de aprovizionare şi în funcţie de tipul de autorizaţie solicitat. În cazul în care beneficiaţi deja de simplificări vamale sau deţineţi alte autorizaţii vamale care demonstrează că sunt îndeplinite unul sau mai multe condiţii AEO, este suficient să menţionaţi simplificările sau autorizaţiile respective.
În cazul în care societatea deţine certificate, rapoarte de expertiză sau orice fel de alte concluzii formulate de experţi (de exemplu, analize economice, certificate internaţionale etc.), furnizaţi-le, fie faceţi trimitere la acestea. Trebuie de menţionat că, nu este absolut necesar să dispuneţi de astfel de documente, dar, dacă le deţineţi, acestea ar putea reprezenta informaţii utile pentru Serviciul Vamal şi ar putea avea drept rezultat accelerarea procesului de autorizare.
Răspunsurile la întrebări nu sunt luate în considerare separat, ci ca parte a unui proces de evaluare global în raport cu condiţia vizată. Un răspuns nesatisfăcător la o singură întrebare nu conduce neapărat la refuzul acordării statutului de AEO, în cazul în care se demonstrează că respectiva condiţie este îndeplinită într-o altă parte a procesului (în termeni generali). Condiţiile pentru o autorizaţie AEO sunt aceleaşi pentru toţi operatorii economici. Cu toate acestea, auditorul va lua în considerare dimensiunea societăţii (de exemplu, întreprinderi mici şi mijlocii (IMM), forma de organizare juridică a societăţii, structura, principalii parteneri comerciali, precum şi activitatea economică specifică). Aceasta înseamnă că punerea în aplicare a unor măsuri în vederea îndeplinirii condiţiilor poate varia de la un operator economic la altul, în funcţie de dimensiune.
O autorizare AEO se bazează pe aceleaşi principii ca şi alte standarde internaţionale şi poate fi acordată numai dacă compania adoptă standarde interne de asigurare a calităţii. În calitate de solicitant, aveţi obligaţia de a dispune de proceduri de asigurare a calităţii în spaţiile care fac parte din compania atât pentru aspectele vamale, cât şi pentru cele de securitate şi siguranţă (dacă este cazul). În timpul vizitelor la faţa locului, compania trebuie să demonstreze echipei de audit că există proceduri interne adecvate pentru gestionarea aspectelor vamale şi/sau de securitate şi siguranţă, precum şi controale interne adecvate prin care să se asigure funcţionarea corespunzătoare a respectivelor proceduri. Politicile şi/sau instrucţiunile interne trebuie să fie documentate fie în format electronic, fie pe suport de hîrtie. Acestea trebuie să fie cunoscute şi aplicate în cadrul organizaţiei, să fie disponibile tuturor utilizatorilor şi, desigur, să fie actualizate permanent.
Prin urmare, prima etapă se referă la standardele interne de asigurare a calităţii. Răspunsurile din chestionarul depus împreună cu cererea trebuie să reprezinte o sinteză a procedurilor şi instrucţiunilor interne existente în companie, pentru a oferi Serviciului Vamal o imagine globală asupra companiei. Pentru a răspunde la întrebările din chestionar şi pentru a fi pregătite pentru procedura de audit AEO, toate departamentele principale ale companiei implicate în lanţul de aprovizionare internaţional, precum departamentele responsabile de domeniile: vamal, logistic, contabilitate, informatic, de achiziţii, de vânzări, de securitate, de calitate etc., trebuie să fie implicate în proces. Politicile sau instrucţiunile interne ale companiei referitoare la aspectele vamale şi/sau de securitate şi siguranţă pot fi menţionate în răspunsurile din chestionar. Dacă procedaţi astfel, specificaţi denumirea sau numărul documentului şi să îl aveţi pregătit pentru un audit la faţa locului, efectuat de Serviciul Vamal. Cererea de autorizaţie AEO, Chestionarul completat conform instrucţiunilor, precum şi prezentarea/solicitarea actelor şi informaţiilor va fi efectuată electronic, prin intermediul SI "e-AEO" în conformitate cu pct.15 din Regulamentul de punere în aplicare a Codului vamal nr.95/2021, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr.92/2023. Informaţiile trimise în cadrul procesului de depunere a cererii intră sub incidenţa legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal şi vor avea caracter confidenţial.
Obiectivul principal al acestei secţiuni este de a oferi Serviciului Vamal o imagine de ansamblu asupra companiei. Informaţiile solicitate pot fi furnizate într-un mod general şi reprezintă o descriere succintă a activităţilor solicitantului la data depunerii cererii. Dacă documentele de confirmare sunt încărcate în SI "e-AEO" şi sunt deja disponibile, precizaţi acest lucru pe parcursul răspunsurilor la întrebările din formularul Chestionarului şi indicaţi doar numărul de identificare şi denumirea documentelor confirmative (pentru a evita dublarea documentelor încărcate în sistem).
Subsecţiunea 1.1
INFORMAŢII GENERALE PRIVIND COMPANIA
1.1.1. Pentru întrebările a) şi b), precizaţi detalii cu privire la autorizaţie şi cerere (denumirea şi numărul de înregistrare).
1.1.2. Indicaţi detalii complete privind fondatorii (proprietarii) sau principalii acţionari, inclusiv procentul de acţiuni deţinute de aceştia. Detalii complete privind membrii consiliului de administraţie şi/sau administratori. Detalii complete privind consiliul consultativ, dacă există, şi consiliul de administraţie. Detalii complete privind administratorul, persoana responsabilă din compania dvs. sau care exercită controlul asupra gestionării companiei. Detaliile ar trebui să includă numele şi adresa completă, data naşterii şi numărul naţional de identificare (de exemplu, codul numeric personal), documente obligatorii pentru încărcare - cazierul judiciar.
1.1.3. Persoana responsabilă de domeniul vamal al solicitantului este persoana din cadrul companiei sau o persoană care acţionează în temeiul unui contract şi gestionează domeniul vamal al solicitantului. Detaliile ar trebui să includă numele şi adresa completă, data naşterii şi numărul naţional de identificare (de exemplu, codul numeric personal), documente obligatorii pentru încărcare - cazierul judiciar.
1.1.4. Descrieţi succint activităţile comerciale şi indicaţi rolul companiei în lanţul de aprovizionare, spre exemplu:
a) producător de mărfuri (MF) - persoana care produce mărfuri. Acest cod trebuie utilizat doar în cazul în care operatorul economic produce mărfurile. Acesta nu acoperă cazurile în care operatorul economic este implicat numai în comerţul cu mărfuri (de exemplu, export sau import).
b) importator (IM) - partea care depune sau în numele căreia un broker vamal ori o altă persoană autorizată depune o declaraţie de import. Aceasta poate include o persoană care are în posesie mărfurile sau căreia îi sunt expediate mărfurile. Acest cod trebuie utilizat doar în cazul în care operatorul economic este în posesia mărfurilor. În cazul agenţilor/reprezentanţilor vamali, utilizaţi codul pentru "broker vamal".
c) exportator (EX) - partea care face declaraţia de export sau în numele căreia este făcută această declaraţie şi care este proprietarul mărfurilor sau are drepturi similare de a dispune de acestea în momentul acceptării declaraţiei. În cazul agenţilor/reprezentanţilor vamali, utilizaţi codul pentru "broker vamal".
d) broker vamal (CB) - persoana juridică, înregistrată în conformitate cu legislaţia, care deţine licenţă pentru activitatea de broker vamal, eliberată de organul competent şi care, pe principiile reprezentării directe sau indirecte, declară mărfurile, le prezintă pentru vămuire, efectuează şi alte operaţiuni vamale.
e) transportator (CA) - partea care efectuează sau organizează transportul de mărfuri.
f) expeditor de mărfuri (FW) partea care organizează expedierea mărfurilor.
g) deţinător de antreprozit vamal (WH)- partea care gestionează un antrepozit vamal. Antrepozitul nu trebuie considerat a fi în mod obligatoriu antrepozit vamal; prin urmare, acest cod trebuie utilizat şi de către operatorii economici care sunt operatori ai altor sisteme de depozitare (de exemplu, depozitare temporară, zonă liberă etc.).
h) alte persoane: de exemplu, operator containere (CF), operator portuar (DEP), companie de transport maritim (HR).
În cazul în care aveţi mai multe roluri în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional, indicaţi-le pe toate.
1.1.5. Oferiţi detalii privind subdiviziunile implicate în activităţi vamale (dacă deţineţi mai mult de cinci subdiviziunii implicate în activităţi vamale, furnizaţi numai detaliile privind cele cinci subdiviziuni principale implicate în activităţile vamale) şi adresele celorlalte subdiviziuni implicate în acest tip de activitate.
1.1.6. Oferiţi informaţii dacă compania este sau nu implicată în schimburi comerciale (de mărfuri, nu de servicii) cu societăţile asociate. De exemplu, toate achiziţiile sunt de la societatea-mamă din SUA sau le importaţi în numele societăţilor asociate şi le distribuiţi acestora. Este necesar să oferiţi detalii complete în timpul procesului de autorizare.
1.1.7. Furnizaţi o organigramă detaliată care să includă toate domeniile/departamentele companiei, funcţiile/responsabilităţile acestora şi lanţul de gestionare.
1.1.8. În cazul în care nu s-a menţionat deja la întrebările de la subpunctul 1.1.2 de la literele b) şi c), precizaţi numele şi adresa completă, data naşterii şi codul numeric personal. Procedurile trebuie să evidenţieze măsurile luate pentru suplinirea absenţelor temporare sau de scurtă durată ale personalului cheie, de exemplu persoana responsabilă de domeniul vamal sau agentul de import, inclusiv modul în care sunt preluate responsabilităţile obişnuite ale acestora şi persoana care le preia.
1.1.9. Specificaţi numărul (aproximativ) angajaţilor la data depunerii cererii .
Totodată bifaţi tipul companiei, astfel cum este definit în art.5 al Legii nr.179/2016 cu privire la întreprinderile mici şi mijlocii, după cum urmează:
| Categoria de întreprindere | Numărul de angajaţi | Cifra anuală de afaceri |
| Mare | > 250 | Oricare |
| Mijlocie | < 249 | < 100 milioane lei |
| Mică | < 49 | < 50 milioane lei |
| Microîntreprindere | < 9 | < 18 milioane lei |
Criteriul definitoriu constant folosit la clasificarea întreprinderilor mici şi mijlocii în scopuri statistice este numărul mediu anual de salariaţi.
Subsecţiunea 1.2
VOLUMUL DE AFACERI
1.2.1. Dacă sunteţi o companie nou înfiinţată şi aveţi mai puţin de trei situaţii financiare anuale complete, furnizaţi detalii din cele deja finalizate. Dacă nu aţi desfăşurat activitate comercială o perioadă suficient de îndelungată pentru a prezenta o situaţie financiară anuală finalizată, răspundeţi prin formula "nu se aplică".
1.2.2. Precizaţi adresa acestor spaţii de depozitare închiriate (dacă aveţi mai mult de cinci spaţii, indicaţi cele principale).
1.2.3. Indicaţi numărul declaraţiilor vamale şi valoarea mărfurilor aferente acestora pentru fiecare opţiune.
1.2.4. Indicaţi cuantumul drepturilor de import/export achitate.
1.2.5. Modificările viitoare cunoscute sunt cele care ar putea influenţa organizarea companiei, îndeplinirea condiţiilor AEO sau evaluarea riscurilor din cadrul lanţului de aprovizionare internaţional. Acestea pot include, de exemplu, modificări la nivelul personalului cheie, modificări ale sistemului contabil, crearea unor noi subdiviziuni, atribuirea unor noi contracte de logistică etc.
Subsecţiunea 1.3
INFORMAŢII ŞI STATISTICI
1.3.1. Furnizaţi informaţii privind formalităţile vamale efectuate.
1.3.2. Pentru întrebarea de la litera a), precizaţi numele şi funcţia angajatului responsabil de clasificarea mărfurilor sau dacă apelaţi la un terţ pentru desfăşurarea acestei activităţi indicaţi denumirea/numele acestuia. Pentru întrebările de la literele b) şi d), în special, dacă apelaţi la un terţ, cum vă asiguraţi că această activitate a fost desfăşurată în mod corect şi în conformitate cu instrucţiunile? Pentru întrebarea de la litera b) precizaţi dacă păstraţi un dosar al produsului în care fiecărui articol îi corespunde un cod al mărfurilor cu cota corespunzătoare a taxelor vamale şi a TVA. Pentru întrebarea de la litera c) în cazul în care s-au introdus măsuri de asigurare a calităţii, trebuie să furnizaţi dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că le revizuiţi în mod regulat şi complet, că documentaţi modificările şi înştiinţaţi personalul vizat cu privire la modificările respective. Pentru întrebarea de la litera d), precizaţi modul, persoana responsabilă şi frecvenţa cu care se revizuiesc clasificările şi se actualizează dosarul produsului şi alte evidenţe conexe, precum şi modalitatea de înştiinţare a persoanelor vizate cu privire la modificări, de exemplu, reprezentantul în vamă, personalul responsabil de achiziţii. Pentru întrebarea de la litera e), precizaţi, de asemenea, dacă folosiţi informaţii tarifare obligatorii (ITO).
Pregătiţi procesul de audit, în caz de necesitate să puneţi la dispoziţie următoarele:
a) detalii/liste sau dosare ale produselor, precum şi codurile de mărfuri şi cotele corespunzătoare ale taxelor vamale;
b) sursele de documentare/informaţiile, de exemplu, informaţii actualizate de ordin tehnic pe care le folosiţi,ca regulă, pentru clasificarea mărfurilor .
1.3.3. Pentru întrebarea de la litera a), indicaţi numele şi funcţia angajatului responsabil de determinarea valorii mărfurilor în vamă sau, dacă apelaţi la un terţ pentru realizarea acestei activităţi, precizaţi denumirea/numele acestuia. Pentru întrebările de la literele b)şi d) dacă apelaţi la un terţ, cum vă asiguraţi că această activitate a fost realizată în mod corect şi în conformitate cu instrucţiunile existente? Pentru întrebarea de la litera b) măsurile de asigurare a calităţii trebuie să includă, de exemplu:
a) metoda (metodele) de evaluare utilizată (utilizate);
b) modul în care sunt completate şi transmise declaraţiile pentru determinarea valorii în vamă, atunci când este necesar;
c) modul în care sunt stabilite valoarea taxelor vamale şi valoarea TVA-ului;
d) modul în care sunt contabilizate costurile de transport şi de asigurare;
e) redevenţele şi drepturile de licenţă aferente mărfurilor importate, plătibile fie direct, fie indirect de către cumpărător, ca o condiţie a vânzării;
f) acorduri în temeiul cărora o parte din profitul din revânzări, dispuneri sau utilizări ulterioare revine direct sau indirect vânzătorului;
g) costuri suportate de cumpărător (dar neincluse în preţ) legate de comisioanele sau cheltuielile de brokeraj (cu excepţia comisioanelor de cumpărare) sau costuri suportate în legătură cu containere şi ambalaje, mărfuri şi/sau servicii, furnizate de către cumpărător fie gratuit, fie la un cost redus, spre a fi utilizate la producerea şi vânzarea la export a mărfurilor importate.
1.3.4. Pentru întrebarea de la litera b), în mod normal, acţiunile la nivel intern trebuie să includă măsuri privind modul în care asiguraţi că:
a) ţara exportatoare are dreptul de a adopta un comportament preferenţial, iar mărfurile beneficiază de o cotă preferenţială a taxei vamale;
b) se respectă principiul transportării directe şi principiul teritorialităţii, absenţa manipulării;
c) atunci când se solicită regimul preferenţial, sunt disponibile un certificat valabil, în original sau declaraţia de origine;
d) certificatul sau declaraţia de originese aplică transportului respectiv, iar regulile de origine sunt respectate;
e) nu există posibilitatea de dublă utilizare a certificatului sau a declaraţiei de origine;
f) regimurile preferenţiale pentru import sunt solicitate în perioada de valabilitate a certificatului sau a declaraţiei de origine;
g) certificatele sau declaraţia de origine originale sunt reţinute ca parte a pistei de audit în condiţii de siguranţă şi securitate.
Pentru întrebarea de la litera c), abordarea trebuie să ia în considerare o modalitate pentru a vă asigura că:
a) mărfurile sunt eligibile pentru un regim preferenţial de export, de exemplu, respectă regulile de origine;
b) toate documentele/calculele/costurile/descrierile necesare de proceduri care servesc la stabilirea originii preferenţiale şi emiterea unui certificat sau a unei declaraţii de origine sunt reţinute ca parte a pistei de audit în condiţii de siguranţă şi securitate.
c) documentele adecvate, de exemplu certificatul sau declaraţia de origine, sunt semnate şi emise în timp util de un angajat autorizat al personalului.
d) declaraţia de origine nu este emisă pentru transporturi cu valoare medie sau ridicată, în afara cazului în care autorităţile vamale vă acordă o aprobare în acest sens;
e) certificatele nefolosite sunt păstrate în condiţii de siguranţă şi securitate şi
f) certificatele sunt prezentate autorităţilor vamale la export, conform cerinţelor.
1.3.5. Prezentaţi următoarele informaţii, dacă este cazul denumirile şi adresele producătorilor pentru ale căror produse trebuie să plătiţi taxe antidumping sau compensatorii.
Secţiunea 2
ANTECEDENTE ÎN CEEA CE PRIVEŞTE
RESPECTAREA LEGISLAŢIEI VAMALE
Subsecţiunea 2.1
2.1 Informaţia trebuie să reflecte înregistrările din ultimii 3 ani anteriori depunerii cererii de autorizare.
2.2. Se menţionează dacă au fost depuse alte cereri pentru alte autorizaţii.
Secţiunea 3
SISTEMELE CONTABILE ŞI LOGISTICE
Subsecţiunea 3.1.
PISTA DE AUDIT
Numeroase întreprinderi şi organizaţii au nevoie de o pistă de audit în sistemele lor automatizate din motive de securitate. O pistă de audit este un proces sau o etapă care constă în efectuarea de verificări încrucişate ale fiecărei intrări din evidenţele contabile cu sursa acesteia, pentru a controla corectitudinea înregistrărilor respective. O pistă de audit completă vă va facilita trasabilitatea activităţilor operaţionale de la momentul intrării fluxului de mărfuri şi a produselor în companie, la prelucrarea acestora şi la ieşire. O pistă de audit completă conţine şi o evidenţă istorică, care permite urmărirea fiecărei informaţii din momentul în care este introdusă în dosar până în momentul în care este eliminată din acesta. În mod normal, sistemul contabil trebuie să includă: cartea mare, registrul de vânzări, registrul de achiziţii, situaţiile financiare, conturi de gestiune. În mod normal, sistemul logistic trebuie să includă: prelucrarea comenzilor de vânzări, prelucrarea comenzilor de achiziţii, producţia, inventarul - depozitare, antrepozitare, expedierea/transportul, listele de furnizori/clienţi.
3.1.1. Pista de audit trebuie să includă: vânzările, achiziţiile şi comenzile de achiziţii, controlul inventarului, depozitarea (şi mişcările între spaţiile de depozitare), producţia, vânzările şi comenzile de vânzări, declaraţiile vamale şi documentaţia vamală, expedierea, transportul, contabilitatea, de exemplu, facturare, note de credit şi de debit, remiteri/plăţi.
Subsecţiunea 3.2.
SISTEME CONTABILE ŞI LOGISTICE
3.2.1. Indicaţi dacă utilizaţi:
1) hardware precum:
a) exclusiv un calculator personal (PC) autonom;
b) PC-uri care sunt legate în reţea;
c) un sistem de calculatoare pe bază de server;
d) un sistem bazat pe mainframe; etc.
2) software precum programele informatice care permit calculatorului să ruleze aplicaţii software în sprijinul activităţii economice, de exemplu, Windows, UNIX etc.
3) sisteme precum (indicaţi numele furnizorului):
a) soluţie ERP complet integrată;
b) combinaţie de aplicaţii software contabile şi logistice;
c) soluţie software pentru întreprinderi axat ă pe întreprinderile mici şi mijlocii;
d) soluţie software dezvoltată de sau pentru compania .
În timpul procedurii de autorizare, va fi necesar să demonstraţi:
a) gradul de informatizare;
b) platforma hardware disponibilă şi sistemul de operare aferent;
c) separarea funcţiilor între dezvoltare, testare şi operaţiuni;
d) separarea funcţiilor între utilizatori;
e) modul în care este controlat accesul la diferitele componente ale sistemului;
f) dacă au existat adaptări la pachetul standard;
g) lista conturilor din registrul contabil;
h) dacă sistemul foloseşte conturi intermediare de verificare;
i) modul în care sunt înregistrate în registrul contabil obligaţiile de plată a drepturilor de import;
j) dacă lucraţi pe bază de loturi;
k) dacă există o legătură între administrarea stocurilor şi administrarea financiară;
l) modul în care gestionaţi evidenţele atunci când acestea sunt menţinute de un furnizor terţ de software.
3.2.3. În cazul în care activităţile, de exemplu crearea datelor de referinţă sau introducerea datelor, sunt împărţite între mai multe subdiviziuni, indicaţi care sunt activităţile desfăşurate în fiecare subdiviziune.
Subsecţiunea 3.3
SISTEME DE CONTROL INTERN
Operatorul economic trebuie să dispună de un sistem de control intern care să corespundă tipului şi dimensiunii obiectului de activitate, suficient dezvoltat pentru administrarea fluxului de mărfuri şi identificarea tranzacţiilor prejudiciabile.
3.3.1. În timpul vizitei auditorilor, trebuie să prezentaţi dovezi potrivit cărora revizuiţi procedurile în mod regulat şi complet, documentaţi modificările şi înştiinţaţi personalul vizat cu privire la modificările respective.
3.3.2. Exemple de tipuri de audit pot fi: audit intern în cadrul companiei sau efectuat de societatea-mamă; audit extern efectuat de către clienţi, contabili/auditori independenţi, autorităţile vamale sau alte autorităţi publice.
De asemenea, atunci când autorităţile vamale vizitează sediul, este necesar să le puneţi la dispoziţie rapoarte, precum şi dovezi privind măsurile de remediere luate pentru corectarea deficienţelor identificate.
Prin date de referinţă sau dosare standard se înţeleg informaţii cheie privind compania, de exemplu,denumirea/numele şi adresele clienţilor, furnizorii, dosarele produselor, care cuprind informaţii privind descrierea mărfurilor, codurile acestora şi provenienţa etc.
Subsecţiunea 3.4
FLUXUL MĂRFURILOR
3.4.1. Procedurile de înregistrare trebuie să includă:
1) Înainte de şi la recepţia mărfurilor:
a) proceduri de comandă a achiziţiilor:
b) confirmarea comenzii;
c) expedierea/transportul mărfurilor;
d) cerinţe privind documentele justificative;
e) transportul mărfurilor de la frontieră la sediile sau ale clienţilor;
f) primirea mărfurilor în sediile sau ale clienţilor;
g) plată/achitare;
h) modul în care se înregistrează mărfurile în evidenţa operativă, momentul în care are loc această operaţiune şi persoana care o realizează.
2) În timpul depozitării mărfurilor:
a) atribuirea clară a unui spaţiu de depozitare pentru mărfurile respective;
b) depozitarea în condiţii de siguranţă a mărfurilor periculoase;
c) dacă stocul este înregistrat în funcţie de valoare şi/sau cantitate;
d) existenţa şi frecvenţa inventarierii;
e) dacă se foloseşte spaţiul unui terţ pentru depozitarea mărfurilor , acorduri care să includă reconcilierea dintre evidenţa operativă ţinută de solicitant şi cea a terţului;
f) dacă este ales un spaţiu temporar de depozitare a mărfurilor.
3) În timpul procesului de producţie a mărfurilor:
a) elaborarea comenzii de lucru;
b) comandarea articolelor din inventar şi livrarea de la depozit;
c) procesul de producţie, responsabilităţile personalului şi evidenţele păstrate;
d) codurile de fabricaţie;
e) înregistrarea produsului fabricat şi a stocului neutilizat în evidenţa operativă;
f) utilizarea metodelor standard de producţie în cadrul procesului de fabricare.
4) În timpul procesului de expediere a mărfurilor:
a) primirea comenzii clientului şi elaborarea comenzii de lucru sau de achiziţii;
b) înştiinţarea depozitului cu privire la comanda de vânzare/expedierea mărfurilor;
c) instrucţiuni pentru părţile terţe în cazul în care mărfurile sunt depozitate în altă parte;
d) ridicarea mărfurilor;
e) procedurile de ambalare;
f) modul în care este actualizată evidenţa operativă, momentul în care are loc această operaţiune şi persoana care o realizează.
3.4.2. Procedurile de verificare şi de control al calităţii trebuie să includă:
1) În timpul sosirii mărfurilor:
a) reconcilierea dintre comanda de achiziţii şi mărfurile primite;
b) proceduri pentru returnarea/respingerea mărfurilor;
c) proceduri pentru înregistrarea contabilă şi raportarea transporturilor în minus şi în plus;
d) proceduri pentru identificarea şi modificarea intrărilor incorecte în evidenţa operativă;
e) identificarea mărfurilor provenite din import.
2) În timpul depozitării mărfurilor:
a) înregistrarea şi controlarea stocurilor;
b) identificarea mărfurilor străine de cele autohtone (nu se aplică pentru un AEOS).
c) deplasarea şi înregistrarea mărfurilor între spaţii din aceeaşi unitate sau din unităţi diferite;
d) proceduri privind gestionarea situaţiilor neobişnuite, a deteriorării sau a distrugerii mărfurilor, a pierderilor şi a variaţiilor de stocuri.
3) În timpul procesului de producţie:
a) monitorizarea şi controalele de gestiune ale procesului de producţie, de exemplu rata de randament;
b) cum trataţi neregulile, variaţiile, deşeurile, produsele secundare şi pierderile din procesul de producţie;
c) inspecţia calităţii mărfurilor produse şi înregistrarea rezultatelor;
d) eliminarea, în condiţii de siguranţă, a mărfurilor periculoase.
4) În timpul procedurii de expediere a mărfurilor:
a) borderouri de expediţie/bonuri de ridicare a mărfurilor;
b) transportul mărfurilor la clienţi sau la frontieră pentru exportare sau reexportare;
c) crearea facturilor de vânzări;
d) instrucţiuni către organul vamal în ceea ce priveşte exportarea/ reexportarea şi crearea/punerea la dispoziţie/controlul documentelor justificative;
e) confirmarea de primire/dovada expedierii mărfurilor;
f) mărfuri returnate - inspecţie, numărare şi înregistrare în inventar;
g) note de plată şi note de credit;
h) tratarea neregulilor, a transporturilor incomplete şi a variaţiilor de cantitate livrată.
Subsecţiunea 3.5
FORMALITĂŢILE VAMALE
3.5.1. În calitate de importatori, exportatori, antrepozitari, procedurile trebuie să includă:
a) modul în care asiguraţi caracterul complet, exact şi prompt al declaraţiilor vamale pe care le întocmiţi , inclusiv realizarea controalelor de gestiune;
b) prezentarea documentelor justificative;
c) detalii actualizate (denumiri şi adrese) ale brokerilor vamali/terţilor utilizaţi;
d) modul în care sunt numiţi brokerii vamali, de exemplu, verificările privind credibilitatea şi caracterul adecvat înainte de numirea acestora;
e) împrejurările în care se apelează la aceştia;
f) contractele care detaliază responsabilităţile, inclusiv tipul de reprezentare prin brokerul vamal de exemplu reprezentare directă sau indirectă;
g) modul în care furnizaţi brokerului vamal instrucţiuni clare şi precise;
h) modul în care furnizaţi brokerului vamal documente justificative (de exemplu licenţe, certificate etc.) inclusiv prezentarea şi reţinerea/returnarea acestora;
i) ce trebuie să facă brokerul vamal în cazul în care instrucţiunile sunt neclare;
j) verificarea/examinarea de către a caracterului exact şi prompt al activităţii brokerului vamal;
k) modul în care îl înştiinţaţi pe brokerul cu privire la erorile/modificările referitoare la intrările şterse;
l) soluţionarea neregulilor;
m) informarea voluntară a organelor vamale cu privire la erori.
În calitate de reprezentant al unui terţ, procedurile trebuie să includă:
a) contracte care să detalieze responsabilităţile, inclusiv tipul de reprezentare pe care urmează să o utilizaţi, de exemplu, directă sau indirectă;
b) modul în care asiguraţi caracterul complet, exact şi prompt al declaraţiilor vamale pe care le întocmiţi, inclusiv realizarea controalelor de gestiune;
c) prezentarea sau punerea la dispoziţie cu promptitudine a documentelor justificative;
d) modul în care se aduc la cunoştinţă personalului cerinţele clienţilor şi cele contractuale;
e) cum procedaţi dacă instrucţiunile clienţilor sunt neclare sau detaliile furnizate sunt incorecte;
f) cum procedaţi dacă descoperiţi o eroare/modificare în ceea ce priveşte intrările eliminate;
g) informarea voluntară a organelor vamale cu privire la erori.
3.5.2. Atunci când aceste instrucţiuni sunt documentate, trebuie să furnizaţi dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat şi complet, că documentaţi modificările şi înştiinţaţi personalul vizat în legătură cu modificările respective.
3.5.3. În cazul în care există proceduri pentru gestionarea licenţelor şi a autorizaţiilor, trebuie să furnizaţi dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat şi complet, că documentaţi orice modificare şi înştiinţaţi personalul vizat în legătură cu modificările respective.
3.5.4. În cazul în care gestionaţi mărfuri care intră sub incidenţa Legii cu privire la controlul exportului, reexportului, importului şi tranzitului de mărfuri strategice, prezentaţi autorităţii competente o listă cu aceste mărfuri. De asemenea, trebuie să informaţi organele vamale în cazul în care aţi pus în aplicare un program intern de asigurare a conformităţii (ICP).
Subsecţiunea 3.6
PROCEDURI PRIVIND REALIZAREA UNOR COPII DE
SIGURANŢĂ, RECUPERAREA DATELOR ŞI SOLUŢII
DE REZERVĂ, OPŢIUNI DE ARHIVARE
Pentru a îndeplini criteriul menţionat la articolul 41 din Codul vamal, trebuie să dispuneţi de proceduri corespunzătoare de arhivare a documentelor şi a informaţiilor, precum şi de protecţie împotriva pierderii datelor.
3.6.1 Procedurile trebuie să includă tipul de suport pe care sunt stocate datele, formatul software în care sunt stocate datele şi dacă datele sunt comprimate şi în ce etapă. Dacă se face apel la un terţ, indicaţi ce acorduri există, care sunt frecvenţa şi locul de stocare a copiilor de siguranţă şi a informaţiilor arhivate.
Subsecţiunea 3.7
PROTECŢIA SISTEMELOR INFORMATICE
Pentru a îndeplini condiţia menţionată la art.41 alin.(1) litera g) din Codul vamal, trebuie să dispuneţi de măsuri adecvate de securitate a tehnologiilor informaţionale pentru a proteja sistemul informatic şi documentaţia împotriva oricăror imixtiuni.
3.7.1. Pentru întrebarea de la litera a), măsurile trebuie să ia în considerare următoarele:
a) un plan de siguranţă actualizat care conţine descrierea măsurilor existente pentru protejarea sistemului informatic împotriva accesului neautorizat şi împotriva distrugerii intenţionate sau a pierderii de informaţii;
b) detalii privind operarea sistemelor multiple la sedii multiple şi modul în care sunt controlate;
c) persoanele responsabile pentru protejarea şi funcţionarea sistemului informatic al companiei (responsabilitatea nu trebuie limitată la o singură persoană, ci la mai multe persoane care îşi pot astfel monitoriza reciproc acţiunile);
d) detalii privind programe de tip firewall, antivirus şi alte programe de protecţie împotriva malware;
e) un plan de continuitate a activităţii/ de recuperare în caz de dezastru dacă are loc un incident;
f) efectuarea periodică a copiilor de siguranţă, inclusiv restabilirea programelor relevante şi a datelor, ca urmare a unei întreruperi din cauza unei defecţiuni a sistemului;
g) jurnale unde sunt înregistrate informaţii despre fiecare utilizator şi acţiunile acestora;
h) dacă gestionarea vulnerabilităţii sistemului este realizată periodic şi de către cine.
Pentru întrebarea de la litera b), indicaţi frecvenţa cu care este testat sistemul împotriva accesului neautorizat, modul în care se înregistrează rezultatele şi modul de gestionare a incidentelor atunci când securitatea sistemului este compromisă.
3.7.2. Procedurile privind drepturile de acces trebuie să includă:
a) modul în care eliberaţi autorizaţiile de acces şi nivelul de acces la sistemele informatice (accesul la informaţiile sensibile ar trebui limitat la acei angajaţi care sunt autorizaţi să opereze modificări şi adăugări la informaţii);
b) formatul pentru stabilirea parolelor, frecvenţa modificărilor şi persoana care emite parolele şi eliminarea/păstrarea/actualizarea detaliilor utilizatorilor.
Subsecţiunea 3.8
SECURITATEA DOCUMENTAŢIEI
3.8.1. Măsurile luate trebuie să includă:
a) înregistrarea şi realizarea de copii de siguranţă ale documentelor inclusiv scanarea, folosirea microfişei şi limitarea accesului;
b) un plan de siguranţă actualizat care conţine descrierea măsurilor instituite pentru protejarea documentelor împotriva accesului neautorizat şi împotriva distrugerii sau a pierderii;
c) proceduri de îndosariere şi depozitare a documentelor în condiţii de siguranţă şi securitate, inclusiv responsabilităţile pentru gestionarea acestora;
d) gestionarea incidentelor care compromit securitatea documentelor.
3.8.2. Măsurile luate trebuie să ia în considerare:
a) testarea sistemului împotriva accesului neautorizat şi înregistrarea rezultatelor;
b) un plan de continuitate a activităţii/de recuperare în caz de dezastru;
c) măsuri de remediere documentate luate ca urmare a incidentelor efective.
Secţiunea 4
SOLVABILITATEA FINANCIARĂ
Prin solvabilitate financiară se înţelege o bună situaţie financiară, suficientă pentru a vă permite să vă îndepliniţi obligaţiile, având în vedere caracteristicile tipului de activitate comercială, iar această concluzie se bazează pe situaţia ultimilor trei ani. În cazul în care compania desfăşoară activităţi de mai puţin de trei ani, solvabilitatea financiară va fi analizată pe baza evidenţelor contabile şi a informaţiilor disponibile. Aceste evidenţe contabile trebuie să se refere numai la solicitantul care depune cererea AEO. Orice informaţie cunoscută care va afecta solvabilitatea societăţii în viitorul apropiat trebuie să fie precizată.
4.1 Precizaţi detaliile privind procedurile de insolvabilitate, faliment sau lichidare care au fost iniţiate împotriva societăţii sau a activelor acesteia în ultimii trei ani.
4.2 Dovezile sau informaţiile solicitate pot avea legătură şi cu alte datorii contingente sau provizioane, cu poziţia activelor circulante nete sau cu poziţia activelor nete şi cu valoarea imobilizărilor necorporale.
În anumite situaţii, o practică normală ar putea fi ca o companie să deţină active nete negative, de exemplu, atunci când este înfiinţată de o societate-mamă în scopuri de cercetare şi dezvoltare, când pasivele pot fi finanţate printr-un împrumut acordat de societatea-mamă sau de o bancă. În aceste circumstanţe, este posibil ca activele nete negative să nu constituie un indicator al incapacităţii companiei respective de a-şi plăti datoriile legale, însă organele vamale ar putea solicita prezentarea mai multor dovezi, precum un angajament al creditorului, o menţiune privind utilizarea unei garanţii din partea societăţii-mamă sau o scrisoare bancară de creditare ori, în cazul în care compania este singurul proprietar sau, de exemplu, o companie în nume colectiv, o listă a activelor proprii folosite în sprijinul solvabilităţii societăţii comerciale.
Pentru a stabili solvabilitatea financiară a companiei Serviciul Vamal poate solicita să transmiteţi conturile anuale actualizate. Este posibil să fie necesar ca auditorii vamali să examineze copii ale conturilor anuale sau ale situaţiilor financiare complete pentru ultimii trei ani în timpul vizitei pe care o efectuează. De asemenea, vă pot solicita să prezentaţi ultimele conturi de gestiune pentru a stabili o situaţie financiară cât mai actualizată.
Secţiunea 5
STANDARDE PRACTICE DE COMPETENŢĂ SAU CALIFICĂRI PERSONALE
Subsecţiunea 5.1.
STANDARDE PRACTICE DE COMPETENŢĂ
Această secţiune vizează condiţia privind standardele practice de competenţă sau calificările profesionale. Aceasta va fi completată numai dacă depuneţi cerere pentru o autorizaţie AEOC. Pentru a îndeplini condiţia menţionată la articolul 42 din Codul vamal, sau persoana responsabilă de domeniul vamal trebuie să respecte unul dintre următoarele standarde practice de competenţă: o experienţă practică dovedită de cel puţin trei ani în domeniul vamal. Alternativ, este obligatoriu ca solicitantul sau persoana responsabilă de domeniul vamal să fi absolvit un curs de instruire în domeniul legislaţiei vamale corespunzător implicării în activităţile din domeniul vamal.
5.1.1. Posibilele mijloace prin care se poate dovedi experienţa practică de cel puţin trei ani în domeniul vamale sunt descrise în detaliu în Orientările tematice, publicate de Organizaţia Mondială a Vămilor şi Comisia Europeană .
5.1.2. Furnizaţi informaţii dacă dispuneţi de un standard de calitate în domeniul vamal, adoptat de organismul naţional de standardizare.
Subsecţiunea 5.2.
CALIFICĂRI PROFESIONALE
5.2.1. Furnizaţi informaţii în ceea ce priveşte cursul de instruire privind legislaţia vamală, corespunzător implicării în activităţile din domeniul vamal.
Secţiunea 6
CERINŢE PRIVIND SECURITATEA ŞI SIGURANŢA
Subsecţiunea 6.1.
Informaţii generale privind siguranţa şi securitatea
6.1.1. În conformitate cu articolul 43 din Codul vamal, este obligatorie numirea unei persoane de contact competentă pentru întrebările în materie de securitate şi siguranţă. În acest context, siguranţa şi securitatea se referă doar la criteriul AEO. Este de remarcat faptul că această condiţie nu are legătură cu "siguranţa la locul de muncă", întrucât aceasta nu face obiectul criteriului de siguranţă şi securitate.
6.1.2 Cu referire la întrebarea de la lit.a) autoritatea vamală se aşteptă ca o evaluare documentată a riscurilor şi a ameninţărilor să fi fost deja efectuată fie de compania-solicitant, fie de o companie de securitate, în cazul în care utilizaţi serviciile unei astfel de companii. Neprezentarea acestei evaluări în timpul vizitei echipei de audit poate avea drept rezultat recomandarea automată de respingere a cererii. Evaluarea riscurilor şi a ameninţărilor va viza toate spaţiile care sunt relevante pentru activităţile legate de domeniul vamal ale societăţii. Scopul evaluării este de a identifica riscurile şi ameninţările care ar putea apărea în acel segment al lanţului de aprovizionare internaţional în care vă desfăşuraţi activitatea, precum şi de a analiza măsurile existente, menite să reducă riscurile şi ameninţările. Aceasta trebuie să cuprindă toate riscurile legate de rolul în cadrul lanţului de aprovizionare internaţional şi trebuie să includă, de exemplu:
a) ameninţările fizice pentru spaţii şi mărfuri;
b) riscurile fiscale;
c) angajamentele contractuale pentru partenerii comerciali din cadrul lanţului de aprovizionare.
O astfel de evaluare trebuie să abordeze următoarele aspecte:
a) mărfurile care fac obiectul activităţii /schimburilor comerciale pe care le efectuaţi;
b) gestionarea specifică a transportului aerian de mărfuri/poştei aeriene, dacă este cazul (accesul, manipularea, depozitarea mărfurilor etc.);
c) spaţiile şi clădirile pentru depozitare, producţie etc.;
d) personalul, inclusiv recrutarea, angajarea salariaţilor pe perioadă determinată, lucrările subcontractate;
e) transportul mărfurilor, încărcarea şi descărcarea acestora;
f) sistemul informatic, evidenţele şi documentele contabile;
g) incidente de securitate raportate recent în oricare dintre domeniile amintite mai sus.
De asemenea, trebuie să dovediţi frecvenţa cu care sunt revizuite şi actualizate documentele, iar procedurile trebuie să includă modul în care trebuie raportate incidentele şi frecvenţa revizuirilor viitoare. Autoritatea vamală va solicita, de asemenea, dovezi privind modul şi momentul în care procedurile sunt comunicate atât personalului, cât şi vizitatorilor companiei.
Cu referire la întrebarea de la lit.b) neprezentarea unui plan de securitate sau a unei evaluări a riscurilor şi ameninţărilor în timpul vizitei echipei de audit poate avea drept rezultat încetarea anticipată a vizitei sau respingerea cererii. Trebuie să existe un program de revizuire pentru planul de securitate, care trebuie să includă evidenţe ale modificărilor semnate şi datate de persoana responsabilă.
6.1.3 Trebuie să includeţi descrierea a cel puţin cinci riscuri principale pe care le-aţi identificat. Autoritatea vamală se aşteaptă ca să evaluaţi şi să includeţi aceste riscuri în evaluarea riscurilor şi ameninţărilor, luând în considerare probabilitatea, consecinţele şi contramăsurile. Astfel de exemple pot fi:
a) contrabandă cu mărfuri ilicite;
b) contaminarea produselor;
c) falsificarea mărfurilor pentru export;
d) accesul neautorizat etc.
6.1.4 Descrieţi pe scurt procedura de instituire, punere în aplicare, monitorizare şi revizuire a măsurilor de securitate. Va fi necesar să identificaţi persoana responsabilă şi sarcinile acesteia. Trebuie să existe o persoană în cadrul companiei responsabilă de toate măsurile de securitate şi cu autoritatea necesară pentru punerea în aplicare a măsurilor de securitate corespunzătoare atunci când situaţia o impune. Dacă nu, indicaţi diferitele departamente implicate şi operaţiile globale de coordonare şi gestionare.
Dacă se folosesc servicii externe de securitate, persoana responsabilă trebuie să gestioneze contractul şi să se asigure că există un contract adecvat privind nivelul serviciilor care să îndeplinească cerinţele AEO astfel cum reies din întrebările din această secţiune. Persoana responsabilă trebuie să poată explica şi să dispună de proceduri adecvate pentru elaborarea, revizuirea şi actualizarea tuturor măsurilor de securitate. Această persoană trebuie să fie în mod normal responsabilă de pregătirea documentelor necesare specificate la subpunctul 6.1.2 literele a) şi b).
Autoritatea vamală se aşteaptă ca procedurile să fie elaborate în aşa fel încât să permită oricărei persoane care substituie persoana responsabilă să accepte responsabilitatea şi să ducă la îndeplinire sarcina solicitată.
6.1.5 Deşi în multe cazuri, măsurile de securitate sunt probabil specifice amplasamentului în cauză, procedurile aplicabile pentru stabilirea, punerea în aplicare, monitorizarea şi revizuirea măsurilor pot fi armonizate pentru toate subdiviziunile. Dacă măsurile nu sunt armonizate, acest lucru poate determina creşterea numărului de vizite la faţa locului efectuate de echipa de audit.
6.1.6 Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) în întreprinderea trebuie să existe proceduri documentate pentru a permite şi încuraja personalul şi, dacă este posibil, vizitatorii, să raporteze incidentele de securitate, de exemplu, accesul neautorizat, furtul, folosirea unor angajaţi care nu au făcut obiectul unui control de securitate. Aceste proceduri documentate trebuie să includă modul în care trebuie să se procedeze, precum şi persoana şi locul unde se află. De asemenea, procedurile trebuie să detalieze modul în care aceste incidente trebuie investigate şi raportate, precum şi persoana care trebuie să facă acest lucru. Dacă aţi răspuns "nu", indicaţi modul în care intenţionaţi să abordaţi acest aspect şi intervalul de timp. Răspunsul "da" trebuie să fie însoţit de explicaţia cu privire la modul în care sunt comunicate personalului instrucţiunile privind siguranţa şi trebuie să includă detalii despre modul în care vă asiguraţi că personalul le-a consultat. De asemenea, trebuie să explicaţi modul în care instrucţiunile privind securitatea sunt aduse la cunoştinţa vizitatorilor (a se vedea şi întrebarea de la subpunctul 6.3.2.).Instrucţiunile privind "securitatea" nu trebuie să fie confundate cu instrucţiunile necesare din motive de sănătate şi siguranţă şi trebuie să fie explicate clar vizitatorilor companiei şi personalului angajat.
6.1.7 Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) se referă la securitatea lanţului de aprovizionare internaţional şi nu la incidentele legate de sănătate şi siguranţă. De exemplu:
a) pierderi în depozit;
b) sigilii rupte;
c) dispozitive de protecţie împotriva modificărilor ilicite deteriorate.
Dacă au existat incidente, autoritatea vamală se aşteaptă ca procedurile privind siguranţa şi securitatea să fi fost revizuite şi modificate în vederea adoptării unor acţiuni de remediere. De asemenea, vor fi solicitate dovezi privind modul în care aceste modificări au fost comunicate ulterior personalului şi vizitatorilor companiei. În cazul în care se efectuează modificarea procedurilor privind siguranţa şi securitatea, acestea trebuie să conţină menţiunea privind revizuirea, consemnându-se data şi partea (părţile) revizuită (revizuite).
6.1.8 Cu referire la întrebarea de la lit.a), b) şi c) trebuie să vă asiguraţi că deţineţi documentaţia originală, inclusiv raportul de evaluare, în cazul în care este disponibil, întrucât aceasta ar putea fi solicitată de autoritatea vamală pe durata vizitei la faţa locului. Certificarea pertinentă va fi luată în considerare la momentul efectuării auditului de autoritatea vamală atunci când acestea pregătesc şi efectuează auditul. De exemplu:
a) agent abilitat (certificat şi raport de evaluare)
b) expeditor cunoscut (certificat şi raport de evaluare)
c) TAPA (certificat şi raport de evaluare)
d) ISO (certificat şi manualul de calitate) etc.
6.1.9 Răspunsul trebuie să includă, de exemplu detalii, privind eventualele substanţe chimice periculoase, mărfurile cu valoare mare sau mărfurile supuse accizelor şi trebuie să explicaţi dacă acestea fac obiectul activităţilor în mod regulat sau neregulat, de exemplu:
ambalaje speciale;cerinţe specifice de depozitare (a se vedea şi punctul 6.5.1 (procesele logistice)).
6.1.10 Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) răspunsul trebuie să includă denumirea şi adresa societăţii (societăţilor) şi de când aceasta (acestea) este (sunt) angajată (angajate) în calitate de societate de securitate şi dacă prestează şi alte servicii pentru solicitant. Dacă societatea de securitate a efectuat o evaluare a ameninţărilor, răspunsul trebuie să confirme, de asemenea, că orice riscuri identificate au fost incluse în evaluarea riscurilor şi a ameninţărilor, menţionată la întrebarea 6.1.2. a). Documentele trebuie să indice data (datele) la care a fost efectuată evaluarea, precum şi pe cea (cele) la care au fost puse în aplicare eventualele recomandări. Documentul trebuie să fie disponibil în timpul vizitei.
6.1.11 Răspunsul trebuie să ofere indicaţii privind diferitele cerinţe ale clienţilor/ale societăţii de asigurări şi mărfurile vizate de cerinţe speciale, de exemplu, cerinţe privind ambalaje speciale sau cerinţe specifice privind depozitarea. Dacă deţineţi o gamă largă de produse şi cerinţe, rezumarea acestora este suficientă. Acestea vor fi examinate mai detaliat în timpul vizitei.
Subsecţiunea 6.2
SECURITATEA CLĂDIRILOR
Pentru a îndeplini criteriul menţionat la art.43 alin.(1) lit.a) din Codul vamal, trebuie să asiguraţi că acele clădiri care urmează să fie utilizate în cadrul operaţiunilor legate de autorizaţia AEOS oferă protecţie împotriva intruziunii şi sunt construite din materiale care rezistă la tentativele de acces ilegal.
6.2.1 Cu referire la întrebarea de la lit.a), b) şi c) vizează locurile unde există limite exterioare vizibile ale spaţiilor, de exemplu, garduri şi porţi. Autoritatea vamală se aşteaptă ca toate ferestrele externe şi interne, porţile şi gardurile să fie securizate, de exemplu, cu dispozitive de închidere şi încuietori sau măsuri alternative de monitorizare a accesului sau prin măsuri de control, precum sisteme externe/interne de alarmă antifurt sau CCTV (sisteme TV cu circuit închis).
Pentru întrebările de la lit.a) - c) prezentaţi detaliile privind modul în care este verificată respectarea acestor proceduri, frecvenţa verificărilor asupra clădirilor şi gardurilor, modul în care sunt raportate şi soluţionate incidentele de securitate trebuie să fie cuprinse în documentul solicitat în răspunsurile la întrebarea de la subpunctul 6.1.2. lit.a) sau b). Indicaţi aici trimiterea la alineatul, secţiunea sau pagina corespunzătoare (revizia/data) din respectivul document.
6.2.2 Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) trebuie să enumeraţi toate punctele de acces, de preferinţă făcând referire la planul sediului; includeţi ieşirile de incendiu care dau spre scări de acces; faceţi distincţie între căile de acces destinate încărcării/descărcării mărfurilor, cele pentru utilităţi, ghişeele pentru accesul publicului, zonele de odihnă ale şoferilor; precizaţi locurile în care se află birourile agenţilor de pază/cabine de pază. Descrierea realizată de solicitant a modului de respectare a acestor proceduri trebuie să includă, acolo unde cazul, tipul de CCTV (de exemplu, cameră statică sau cu sistem de rotire panoramică, înclinare şi distanţă focală variabilă), modalitatea de control al căilor de acces şi modul de folosire a imaginilor - proactiv sau reactiv. În plus, faţă de mijloacele de control al accesului extern, trebuie să descrieţi mijloacele de control al accesului intern, inclusiv, dacă este cazul, accesul intern în cadrul spaţiilor comune. Confirmaţi dacă spaţiile funcţionează încontinuu (de exemplu, munca în schimburi) sau există un program normal de lucru.
6.2.3. Dacă este cazul, includeţi şi detalii privind generatoarele sau dispozitivele de rezervă existente pentru a asigura iluminatul continuu atunci când alimentarea locală cu energie electrică este întreruptă, precum şi modul în care acestea sunt întreţinute.
6.2.4. Precizaţi cum sunt identificate cheile şi ce proceduri există pentru prevenirea utilizării abuzive şi soluţionarea cazurilor de pierdere a acestora. Trebuie să existe proceduri prin care numai personalul autorizat să aibă acces la cheile clădirilor, ale spaţiilor, sălilor, zonelor securizate, fişetelor, ale seifurilor, vehiculelor şi echipamentelor încuiate. Procedurile trebuie, de asemenea, să includă:
a) spaţiul special amenajat în care sunt păstrate cheile;
b) persoana responsabilă de controlul securităţii cheilor;
c) înregistrarea momentului în care sunt luate şi returnate cheile, precum şi a numelui persoanei şi a motivului;
d) măsurile prevăzute în caz de pierdere sau nereturnarea a cheilor.
Furnizaţi detalii privind procedurile de încuiere şi, dacă este cazul, persoanele care deţin cheile principale pentru încuierea spaţiilor pe timpul nopţii şi redeschiderea acestora în următoarea zi lucrătoare. Furnizaţi detalii privind alte dispozitive tip "cheie" precum "cheile radiocomandate" (de exemplu, pentru operarea de la distanţă a barierei din parcare) utilizate şi persoanele cărora le-au fost alocate.
6.2.5 Cu referire la întrebarea de la lit.a), b), c) şi d) procedurile trebuie să includă:
1) modul de controlare/înregistrare a vizitatorilor cu vehicule private care vizitează spaţiile; 2) modul în care controlaţi vehiculele personalului în spaţiile ;
3) zonele de parcare amenajate special pentru vizitatori şi personal care nu sunt aproape de zonele securizate, de exemplu platformele de încărcare, pentru evitarea posibilităţii de furt, obstrucţie sau amestec al mărfurilor;
4) verificarea respectării cerinţelor referitoare la parcare.
a) Explicaţi dacă vehiculele vizitatorilor sunt separate de cele ale personalului. Trebuie să furnizaţi detalii privind alte vehicule care au acces temporar la subdiviziune/subdiviziuni, de exemplu taxiurile sau un autobuz destinat transportului personalului.
b) Trebuie să vă asiguraţi că există proceduri prin care autorizaţia este revizuită şi actualizată în mod regulat pentru a lua în considerare modificările privind vehiculele personalului. Furnizaţi detalii dacă angajaţilor li se emit permise de parcare şi cu privire la mecanismul de intrare şi ieşire din parcare, de exemplu, o barieră accesată prin card.
c) Descrieţi procesele sau procedurile utilizate pentru verificarea vehiculelor, de exemplu, dacă barierele sunt operate de personal în timpul orelor de vârf pentru a controla respectarea distanţei regulamentare dintre vehicule şi pentru a asigura un control adecvat al tuturor vehiculelor.
d) Descrieţi reglementările scrise care vizează parcarea şi modul în care acestea sunt comunicate personalului. Confirmaţi dacă aceste reglementări au fost incluse în evaluarea de securitate.
Subsecţiunea 6.3
ACCESUL ÎN INCINTE
Pentru a preveni manipularea frauduloasă a mărfurilor, în conformitate cu art.43 alin.(1) lit.b) din Codul vamal, solicitantul va lua măsuri adecvate pentru a împiedica accesul neautorizat în birouri, zone de expediere, zone de încărcare şi alte locuri relevante.
6.3.1. Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) trebuie să descrieţi pe scurt procesul de acces în incinte, explicând clar, acolo unde este cazul, dacă sunt implicate procese specifice unui anumit sediu. Pentru o cerere care vizează mai multe sedii, poate fi utilă descrierea sau furnizarea unei imagini generale asupra sediilor. Procedurile trebuie să indice persoanele care au acces în anumite zone, clădiri şi săli şi modul în care este controlat accesul, de exemplu, prin intermediul codurilor de acces sau al cardurilor de acces. Restricţionările de acces trebuie să ţină cont de evaluarea riscurilor şi a ameninţărilor de la subpunctul 6.1.2 lit.a). Sistemele trebuie să aibă capacitatea de a identifica tentativele de acces neautorizat şi de a monitoriza astfel de încercări. Descrieţi sistemul utilizat pentru a identifica personalul şi a-l deosebi de vizitatori, de exemplu cărţi de identitate.
6.3.2. Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) răspunsul trebuie să confirme detaliile făcând referire la evaluarea riscurilor şi a ameninţărilor descrisă la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b).
6.3.3. Echipei de audit trebuie să li se pună la dispoziţie un plan al sediului. Chiar dacă planul nu este obligatoriu, orice ilustraţie îi va ajuta la pregătirea auditului şi poate reduce timpul necesar vizitei la sediu (sedii) solicitantului. Planul poate fi sau poate include o imagine a sediului din satelit/de pe internet, dacă este disponibilă. Imaginile sau planurile prezentate trebuie să cuprindă data la care au fost realizate şi, astfel, să poată fi identificabile în mod unic pentru a constitui o pistă de audit pentru cererea AEO.
6.3.4. Trebuie să acordaţi o atenţie specială oricăror societăţi cu sediul în aceeaşi clădire, care sunt simpli locatari şi care nu sunt implicate în realizarea unei aprovizionări către sau pentru . Locatarii pot prezenta probleme deosebite de securitate, iar măsurile care vizează, de exemplu, o intrare separată şi un spaţiu separat în cadrul amplasamentului, trebuie să fie descrise pe scurt. De asemenea, consultaţi şi subsecţiunea 6.12.
Subsecţiunea 6.4
UNITĂŢILE DE ÎNCĂRCARE
Pentru a îndeplini criteriul menţionat la articolul 43 litera c) din Codul vamal, trebuie instituite măsuri privind manipularea mărfurilor care să includă protecţia împotriva introducerii sau substituirii neautorizate, a manipulării greşite a mărfurilor şi împotriva manipulării frauduloase a unităţilor de încărcare. Unităţile de încărcare includ containere, cisterne, furgonete, camioane, vehicule, conducte şi alte mijloace în care sunt transportate mărfurile. Trebuie să existe proceduri pentru examinarea integrităţii unităţii de încărcare înainte de încărcare. Detaliile privind proprietarii/furnizorii unităţilor de încărcare trebuie să fie puse la dispoziţie în timpul vizitei.
6.4.1. Integritatea unităţilor de încărcare trebuie asigurată, de exemplu, prin plasarea acestora sub monitorizare permanentă sau prin păstrarea lor într-o zonă sigură, încuiată ori prin inspecţie înainte de utilizare. Numai persoanele identificate şi autorizate în mod corespunzător trebuie să aibă acces la unităţile de încărcare. Procedurile trebuie să includă:
a) modul în care este controlat accesul la zona în care sunt ţinute unităţile de încărcare (de exemplu, personal, şoferi de camion externi etc.);
b) asigurarea accesului exclusiv pentru persoanele autorizate;
c) modul în care se realizează monitorizarea permanentă a unităţilor, de exemplu, personalul responsabil şi supleanţii acestora..
6.4.2. Procedurile trebuie să includă:
a) numele persoanei responsabile căreia îi sunt raportate incidentele;
b) modul în care incidentele sunt raportate şi înregistrate;
c) măsurile care trebuie luate, inclusiv raportarea către autorităţile de aplicare a legii/conducerea de la nivel înalt;
d) revizuirea şi modificarea procedurilor existente;
e) înştiinţarea personalului cu privire la modificări;
Autoritatea vamală va solicita dovezi ale acestor verificări în timpul vizitei.
6.4.3. Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) descrieţi tipurile de sigilii folosite şi standardele îndeplinite de sigiliile utilizate. Indicaţi numele producătorului, procedura de emitere a sigiliilor şi de înregistrare a emiterii, utilizării şi îndepărtării acestora. Documentaţi procedurile privind abordarea cazurilor de sigilii rupte sau alterate.
6.4.4. În funcţie de tipul unităţii de încărcare folosite, se recomandă un proces de verificare în şapte puncte (pentru a include şi unitatea de tractare):
a) peretele din faţă
b) partea stângă
c) partea dreaptă
d) podeaua
e) tavanul/acoperişul
f) uşile interioare/exterioare
g) exteriorul/şasiul.
6.4.5 Cu referire la întrebarea de la lit.a), b), c) şi d) operaţiunile de întreţinere trebuie efectuate periodic, nu numai în cazul unor avarii sau în cazul unor incidente. În cazul în care operaţiunile de întreţinere au loc în exterior sau nu au loc sub supravegherea personalului societăţii, integritatea unităţilor de încărcare trebuie verificată la revenirea în spaţiile societăţii. Procedurile trebuie să includă:
a) cerinţele adresate personalului de a verifica integritatea unităţilor la revenirea în spaţiile societăţii;
b) verificările care trebuie realizate, precizând când şi de către cine;
c) modul în care procedurile sunt comunicate personalului;
d) controalele de gestiune şi frecvenţa acestora pentru a asigura reexaminarea unităţilor.
Explicaţi dacă verificaţi periodic toate unităţile de încărcare atât înainte de acceptarea oricărei încărcături intrate, cât şi înainte de încărcarea mărfurilor pentru expediere şi dacă aţi inclus proceduri în documentele menţionate la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b).
Subsecţiunea 6.5
PROCESE LOGISTICE
6.5.1 Cu referire la întrebarea de la lit.a), b), c) şi d) acest proces vizează deplasarea mărfurilor importate şi/sau exportate între spaţiile care vă aparţin şi peste frontieră. Trebuie să enumeraţi toate modurile de transport utilizate dinspre sau către spaţiile şi care pătrund în lanţul de aprovizionare internaţional. Indicaţi modul de transport utilizat. Dacă utilizaţi furnizori de servicii externi, de asemenea, să vă referiţi şi la subsecţiunea 6.12 (Servicii externalizate).
Subsecţiunea 6.6
MĂRFURI INTRATE
Pentru a îndeplini criteriul menţionat la articolul 43 alin.. (1) lit.b) din Codul vamal, trebuie să se instituie măsuri de control al accesului adecvate pentru a preveni accesul neautorizat în zonele de expediere, pe cheiurile de încărcare şi în zonele de încărcare.
6.6.1 Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) aceste proceduri trebuie să înceapă din momentul trimiterii unei comenzi şi să se termine cu livrarea pentru lanţul de aprovizionare internaţional. Procedurile documentate trebuie să indice fluxul mărfurilor şi documentele conexe şi să includă alte părţi implicate precum furnizori, ambalatori, transportatori etc.
6.6.2. În cazul în care există acorduri privind măsurile de securitate încheiate cu furnizorii interni şi/sau din Republica Moldova şi din afara acesteia, personalul trebuie să cunoască aceste acorduri şi trebuie instituite proceduri de verificare a angajamentului faţă de aceste acorduri. Trebuie să descrieţi procedura prin care angajaţii sunt informaţi cu privire la securitate, la frecvenţa repetării instruirilor şi trebuie să puneţi la dispoziţie dovezile solicitate pentru a demonstra toate acestea echipei de audit şi pentru revizuirea statutului de AEO.
Procedurile trebuie, de asemenea, să includă:
a) numirea personalului responsabil de primirea şoferului şi a mărfurilor la sosire;
b) menţinerea unui program de sosiri prevăzute;
c) gestionarea sosirilor neprevăzute;
d) înregistrarea documentelor de transport şi a documentelor vamale care însoţesc mărfurile;
e) verificarea mărfurilor în raport cu documentele de transport şi cu documentele vamale însoţitoare;
f) verificarea integrităţii sigiliilor;
g) înregistrarea finalizării şi a rezultatelor verificărilor;
h) informarea autorităţilor vamale cu privire la sosirea mărfurilor, pentru a le permite să efectueze controalele necesare;
i) cântărirea/numărarea şi bifarea mărfurilor pe lista de ridicare/comanda de achiziţii;
j) testarea calităţii;
k) marcarea corespunzătoare a mărfurilor înainte de intrarea în stoc pentru a permite identificarea;
l) identificarea şi raportarea discrepanţelor sau a rezultatelor negative ale controlului calităţii;
m) informarea departamentului de achiziţii şi a administraţiei cu privire la primirea mărfurilor.
De exemplu, dacă efectuaţi tranzacţii cu mărfuri cu valoare/risc mare pot exista acorduri în care să se prevadă că mărfurile:
a) trebuie să sosească în aceeaşi stare în care au plecat de la furnizor;
b) trebuie să poarte în permanenţă sigiliu;
c) trebuie să nu fie încălcat nicio cerinţă de securitate sau siguranţă.
Procedurile trebuie să includă:
a) comunicarea acestor acorduri personalului responsabil de primirea mărfurilor intrate astfel încât personalul să ştie ce trebuie să facă, în special dacă se descoperă o neregulă;
b) revizuirea şi actualizarea acestor proceduri în mod regulat;
c) controale de supraveghere sau de gestiune pentru a asigura că personalul respectă aceste cerinţe.
6.6.3. Cu referire la întrebarea de la lit.a), b), c) la sosirea unităţilor de încărcare sigilate, trebuie să existe măsuri prin care să se asigure aplicarea corectă a sigiliilor. Acestea ar putea include o inspecţie vizuală pentru a asigura că:
a) sigiliul este într-adevăr intact şi
b) nu există dovezi de alterare a acestuia. Dacă inspecţia vizuală este satisfăcătoare, persoana autorizată poate proceda la testarea fizică a sigiliului aplicând presiunea corespunzătoare pentru a se asigura că acesta este încă intact.
c) în cazul în care societatea manevrează anumite tipuri de mărfuri care necesită măsuri de securitate specifice (de exemplu, transportul aerian de mărfuri/poşta aeriană), procedurile trebuie să includă modul în care le aplicaţi/verificaţi aplicarea acestora. De exemplu, în cazul în care acţionaţi în calitate de agent abilitat, dacă şi modul în care verificaţi declaraţia de transport şi identitatea transportatorului pentru transportul aerian de mărfuri/poşta aeriană securizată din partea unui expeditor cunoscut.
6.6.5. În funcţie de natura mărfurilor pe care le tranzacţionaţi, este posibil ca numărarea, cântărirea sau cuantificarea acestora să nu fie întotdeauna adecvate. Trebuie descrisă o metodă alternativă pentru contabilizarea mărfurilor intrate şi pentru dovedirea respectării acesteia.
6.6.6. Procedurile trebuie să includă:
a) modul în care mărfurile primite sunt în înregistrate în registrul de stocuri, documentele în baza cărora se efectuează acest lucru, momentul în care are loc înregistrarea şi persoana care o realizează;
b) verificarea mărfurilor în raport cu listele de încărcare şi cu comenzile de achiziţii;
c) înregistrarea mărfurilor în registrul de stocuri cât mai curând posibil după sosire.
6.6.7. Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) trebuie să existe o separare a funcţiilor între comandarea mărfurilor (achiziţii), primirea acestora (depozitare), intrarea mărfurilor în sistem (gestionare) şi plata facturilor corespunzătoare. Această separare va depinde de dimensiunea şi complexitatea întreprinderii.
Subsecţiunea 6.7
DEPOZITAREA MĂRFURILOR
Această subsecţiune vizează numai depozitarea mărfurilor care fac parte dintr-un lanţ de aprovizionare internaţional.
6.7.1.- 6.7.5. Procedurile trebuie să includă:
a) zonă special amenajată pentru depozitarea mărfurilor care să asigure atât condiţii de siguranţă, cât şi de securitate şi care să fie cunoscută în mod clar de personalul de control;
b) zona de depozitare accesibilă exclusiv personalului autorizat;
c) inventarierea regulată a stocurilor;
d) controlarea mărfurilor intrate, a transferurilor către alte spaţii, a eliminării definitive sau temporare;
e) măsurile care trebuie luate dacă sunt identificate nereguli, discrepanţe, pierderi sau furturi;
f) manipularea şi prelucrarea mărfurilor şi reincluderea acestora în stocuri;
g) separarea diferitelor tipuri de mărfuri, acolo unde este cazul, de exemplu, străine, autohtone, cu valoare mare, periculoase, transport aerian de mărfuri/poştă aeriană;
h) ţinerea şi actualizarea registrelor de stocuri prin indicarea corectă a locului unde se află mărfurile;
i) abordarea tuturor aspectelor care ţin de securitatea fizică a spaţiului de depozitare.
Standardele de securitate vor depinde de tipul de mărfuri, de dimensiunea şi complexitatea întreprinderii, care poate varia de la o cameră într-o clădire de birouri până la o societate complexă cu subdiviziuni multiple.
6.7.6. În cazul subcontractării, indicaţi societatea (societăţile) care sunt însărcinate cu depozitarea.
Subsecţiunea 6.8
PRODUCŢIA DE MĂRFURI
Această subsecţiune vizează exclusiv producţia de mărfuri care fac parte dintr-un lanţ de aprovizionare internaţional. Răspundeţi la întrebările de la subpunctele 6.8.1. - 6.8.4. numai dacă se aplică pentru societatea dvs. Producţia în acest context poate include o gamă de activităţi începând de la fabricarea din materiile prime şi terminând cu asamblarea folosind piese cumpărate.
6.8.1 Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) precizaţi în descriere dacă personalul care lucrează în cadrul zonei de producţie este angajat permanent al societăţii sau este personal temporar. Descrieţi amplasamentul zonei de producţie în cadrul sediului şi, dacă este posibil, indicaţi amplasarea acesteia pe o copie a planului de amplasament. De asemenea, consultaţi şi notele aferente subpunctului 6.2.3.
6.8.2. Justificaţi răspunsul făcând referire, dacă este cazul, la evaluarea riscurilor şi ameninţărilor descrisă la întrebările de la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b). Verificarea conformităţii trebuie să fie susţinută prin dovezi corespunzătoare semnate şi datate.
6.8.3. Includeţi referirile la suporturile tehnologice pentru integritatea ambalajelor (de exemplu, greutatea verificată sau supraveghere prin TV cu circuit închis etc.). De asemenea, descrieţi procesul de securizare atât a ambalajelor individuale, cât şi a modului în care ambalajele sunt consolidate, de exemplu, prin paletizare. Furnizaţi detalii privind măsura în care destinatarul (adresa/ţara) este cunoscut şi modul în care este controlată cunoaşterea acestor date.
6.8.4. Descrierea trebuie să menţioneze contractele şi/sau acordurile privind nivelul serviciilor încheiate cu părţile terţe. Autoritatea vamală va dori să vadă aceste contracte.
Întrebarea vizează şi situaţiile în care ambalajele pot fi consolidate.
Subsecţiunea 6.9
ÎNCĂRCAREA MĂRFURILOR
6.9.1. Cu referire la întrebarea de la lit.lit. a) şi b) şi 6.9.2 lit.a), b) şi c) trebuie să fie numiţi membri ai personalului care să supravegheze încărcarea mărfurilor pentru a preveni încărcarea nesupravegheată a acestora sau omiterea unora dintre acestea. Procedurile trebuie să includă:
a) numirea personalului responsabil de primirea şoferului şi de încărcarea mărfurilor;
b) personalul desemnat este prezent permanent;
c) procedura în cazul în care personalul desemnat nu este disponibil, de exemplu, numirea unor supleanţi;
d) încărcarea are loc numai în prezenţa personalului autorizat;
e) cântărirea, numărarea, bifarea şi marcarea mărfurilor;
f) gestionarea discrepanţelor/neregulilor;
g) aplicarea sigiliilor şi înregistrarea în documente/evidenţe, asigurându-se că sigiliile au fost utilizate pentru mărfurile corespunzătoare, că acestea îndeplinesc standardele stabilite şi au fost aplicate în conformitate cu cerinţele legale;
h) înregistrarea documentelor de transport şi vamale care însoţesc marfa în evidenţele ;
i) compararea mărfurilor cu documentele de transport şi cu documentele vamale însoţitoare
j) înregistrarea finalizării şi a rezultatelor verificărilor;
k) informarea organelor vamale cu privire la plecarea mărfurilor, pentru a le permite să efectueze controalele necesare;
l) informarea departamentului de vânzări/administraţiei cu privire la plecarea mărfurilor;
m) în ce mod (pe baza căror documente), când şi de către cine sunt înregistrate mărfurile încărcate în registrele de stocuri;
n) verificarea mărfurilor în raport cu listele de încărcare şi cu comenzile de vânzări;
o) înregistrarea ieşirii mărfurilor din stoc, cât mai curând posibil după plecarea acestora;
p) confirmarea de primire din partea clienţilor a primirii mărfurilor şi a eventualelor nereguli;
q) dovada de export, dacă este cazul.
6.9.3. Acest punct se va aplica numai dacă aţi convenit împreună cu clienţii asupra unor cerinţe specifice, de exemplu, toate mărfurile trebuie să fie sigilate, ambalate şi etichetate într-un anumit mod pentru cerinţele privind razele X. În caz afirmativ, personalul trebuie informat cu privire la aceste acorduri, iar procedurile trebuie să includă controale de gestiune/de supraveghere pentru a vă asigura că personalul respectă cerinţele respective. Aceste proceduri trebuie să fie revizuite şi actualizate în mod regulat. A se vedea şi răspunsul de la subpunctul 6.1.11.
6.9.7. Dovezile care vin în sprijinul răspunsului de la această secţiune trebuie să fie prezentate împreună cu referirile la partea corespunzătoare din cadrul evaluării riscurilor şi a ameninţărilor de la întrebarea de la subpunctul 6.1.2. lit.a) şi b). Neregulile pot include returnările din partea clienţilor, şoferii neautorizaţi, dispozitivele de protecţie împotriva modificărilor ilicite deteriorate etc.
Subsecţiunea 6.10
CERINŢE DE SECURITATE PENTRU PARTENERII DE AFACERI
Pentru a îndeplini criteriul menţionat la articolul 43 alin.(1) litera d) din Codul vamal, trebuie să luaţi măsuri care permit ca partenerii comerciali să fie identificaţi cu precizie şi să vă asiguraţi că, prin punerea în aplicare a unor aranjamente contractuale adecvate sau a altor măsuri corespunzătoare în conformitate cu modelul de afaceri, partenerii comerciali respectivi garantează securitatea părţii care le corespunde din lanţul de aprovizionare internaţional. Partenerii comerciali pot fi furnizori (de mărfuri sau servicii) sau clienţi.
6.10.1. Răspunsul trebuie să poată fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamală se aşteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneţi în sprijinul răspunsului. Aceste documente includ evidenţele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.
6.10.2. Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) sunteţi considerat responsabil numai pentru partea care vă revine din lanţul de aprovizionare internaţional, pentru mărfurile aflate sub controlul şi pentru unităţile pe care le exploataţi. Cu toate acestea, securitatea lanţului de aprovizionare depinde, de asemenea, de securitatea partenerilor comerciali şi veţi depune orice efort posibil pentru a garanta că partenerii comerciali îndeplinesc cerinţele de securitate. Cerinţele pentru furnizorii pot include, de exemplu, ca toate mărfurile să fie marcate, sigilate, ambalate, etichetate într-un anumit mod, să facă obiectul verificărilor cu raze X-RAY etc., şi să respecte anumite standarde internaţionale stabilite.
Atunci când există astfel de cerinţe, procedurile trebuie să includă:
a) dacă este posibil, vizite regulate la spaţiile societăţii furnizorului pentru a verifica dacă cerinţele sunt respectate;
b) comunicarea acestor acorduri personalului pentru verificarea conformităţii la sosirea mărfurilor;
c) dispoziţii pentru ca personalul să poate raporta nereguli/incidente;
d) controale de gestiune/de supraveghere pentru a asigura că personalul respectă aceste cerinţe;
e) măsuri de remediere luate ca urmare a încălcărilor identificate ale acestor acorduri;
f) revizuirea şi actualizarea procedurilor în mod regulat.
Autoritatea vamală se aşteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneţi în sprijinul răspunsului. Aceste documente includ evidenţele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.
6.10.3. Răspunsul trebuie sa poată fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamală se aşteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneţi în sprijinul răspunsului. Aceste documente includ evidenţele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.
Autoritatea vamală se aşteaptă ca orice astfel de încălcări să se reflecte în documentele menţionate la nota de la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b) împreună cu actualizarea corespunzătoare şi cu contramăsurile suplimentare.
Subsecţiunea 6.11
SECURITATEA PERSONALULUI
Pentru a îndeplini criteriul menţionat la art.43 alin.(1) lit.e din Codul vamal, trebuie:
a) să fi efectuat, în măsura în care legislaţia naţională permite acest lucru, o anchetă de securitate privind eventualii viitori angajaţi care ocupă posturi sensibile sub aspectul securităţii şi să efectuaţi un control al antecedentelor angajaţilor existenţi care ocupă astfel de posturi, în mod periodic şi atunci când circumstanţele justifică acest lucru;
b) să vă asiguraţi că angajaţii cu responsabilităţi relevante pentru chestiuni de securitate participă în mod regulat la programe care vizează sensibilizarea lor faţă de aspectele de securitate respective;
6.11.1 Cu referire la întrebarea de la lit.a), b) şi c) politica de ocupare a forţei de muncă din cadrul societăţii trebuie să ia în considerare cerinţele de securitate pe baza evaluării riscurilor efectuate . Procedurile trebuie să includă:
a) realizarea de verificări ale antecedentelor angajaţilor noi şi existenţi care vor lucra sau vor ocupa posturi sensibile din punctul de vedere al securităţii;
b) solicitarea şi obţinerea de recomandări în momentul recrutării;
c) identificarea posturilor critice din punctul de vedere al securităţii şi realizarea verificărilor necesare pentru a include atât condamnările executate, cât şi pe cele neexecutate;
d) cerinţa ca angajaţii să îşi informeze superiorul ierarhic dacă au făcut obiectul unei proceduri de eliberare pe cauţiune, dacă sunt parte în proceduri judecătoreşti aflate în desfăşurare şi cu privire la eventuale condamnări;
e) eliminarea accesului la sistemul informatic, returnarea cardului de acces atunci când un membru al personalului demisionează sau este concediat;
f) comunicarea de către personal a oricăror alte locuri de muncă.
g) Verificarea conformităţii trebuie să fie dovedită în mod corespunzător prin înscrierea iniţialelor şi a datei pe o evidenţă corespunzătoare a verificărilor realizate.
6.11.2 Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) în documentele vizate la subpunctul 6.1.2. lit.a) şi b) trebuie sa fie incluse şi proceduri. Acestea trebuie să vizeze modul în care potenţialii noi angajaţi sunt verificaţi înainte de recrutare. Procesul de iniţiere şi de formare trebuie să includă instrucţiunile privind securitatea întreprinderii. Întregul personal nou trebuie să declare sub semnătură înţelegerea acestor aspecte. De asemenea, procedurile trebuie să vizeze măsurile care sunt luate în cazul în care angajaţii existenţi sunt transferaţi în zone sensibile din punctul de vedere al securităţii.
6.11.3 Cu referire la întrebarea de la lit.a), b), c) şi d) întregul personal trebuie să beneficieze de instruire adecvată privind cerinţele de securitate şi siguranţă, precum protocoalele de securitate, detectarea intruziunilor/alterărilor şi raportarea incidentelor şi a riscurilor asociate lanţurilor de aprovizionare internaţionale. O unitate sau un grup de persoane (intern sau extern) trebuie să fie responsabil de asigurarea instruirilor pentru angajaţi. Instruirea trebuie să fie actualizată în cazul în care intervin modificări şi trebuie ţinută o evidenţă a tuturor activităţilor de instruire. În cazul oricărui furnizor extern, trebuie să se obţină un contract privind nivelul serviciilor. Consultaţi şi subpunctul 6.12.1.
6.11.4 Cu referire la întrebarea de la lit.a) şi b) societatea trebuie să instituie cerinţe de securitate în ceea ce priveşte utilizarea personalului temporar. Procedurile trebuie să includă:
1. contracte cu agenţiile de recrutare care să detalieze nivelurile de verificări de securitate ce trebuie realizate asupra personalului înainte şi după numire;
2. utilizarea exclusivă a serviciilor agenţiilor cunoscute care îndeplinesc cerinţele;
3. standarde similare de securitate atât pentru personalul temporar, cât şi pentru cel permanent (a se vedea subpunctul 6.11.1). Trebuie să puneţi la dispoziţie toate aceste contracte în timpul vizitei.
Autoritatea vamală se aşteaptă ca salariaţii angajaţi pe o durată determinată să fi fost verificat la aceleaşi standarde ca şi salariaţii angajaţi pe o durată nedeterminată. Întrucât este o practică comună ca acest tip de personal să fie furnizat de o agenţie externă de recrutare de personal temporar, aceste agenţii trebuie să facă obiectul unor acorduri privind nivelul serviciilor (a se vedea şi subsecţiunea 6.12) şi trebuie să existe proceduri pentru a se asigura că standardele prevăzute în aceste acorduri sunt menţinute de societate.
Subsecţiunea 6.12
SERVICII EXTERNALIZATE
Art.43 alin.(1) lit.f) din Codul vamal, prevede ca să dispuneţi de proceduri corespunzătoare în materie de securitate pentru prestatorii externi de servicii contractaţi. Astfel de furnizori de servicii pot include aspecte precum transportul, agenţi de pază, curăţenie şi întreţinere, contractanţi externi.
6.12.1 Cu referire la întrebarea de la lit.a), b) trebuie să aveţi pregătite pentru vizita autorităţii vamale toate contractele şi acordurile privind nivelul serviciilor, care vizează verificările identităţii angajaţilor, precum şi alte aspecte legate de toate aceste servicii externalizate. Furnizaţi în timpul vizitei o listă a tuturor societăţilor şi să indicaţi serviciile pe care le prestează.
Pentru întrebarea de la lit.c) - descrieţi modul în care monitorizaţi contractul, gestionaţi neregulile şi revizuiţi procedurile. Justificaţi răspunsul făcând referire, dacă este cazul, la evaluarea riscurilor şi ameninţărilor descrisă la întrebarea de la subpunctul 6.1.2 lit.a) şi b). Verificarea conformităţii trebuie să fie sprijinită prin dovezi adecvate care să fie semnate şi datate.
Anexa
la Instrucţiunile de completare
a chestionarului de autoevaluare
Tabel cuprinzând condiţiile
care se aplică în funcţie de rolul solicitantului statutului de AEO
în cadrul lanţului logistic internaţional şi tipul autorizaţiei
de operator economic autorizat solicitate
| Producător | Exportator | Expeditor | Deţinător de antrepozit vamal | Reprezentant Vamal | Transportator | Importator | |
| 0.1 | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 1.1. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 1.2. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 1.3. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | |||
| 2.1. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 2.2. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 3.1. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 3.2. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 3.3. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 3.4. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | |||
| 3.5. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 3.6. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 3.7. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 3.8. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 4.1. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 4.2. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 4.3. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 4.4. | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS | AEOC/AEOS |
| 5.1. | AEOC | AEOC | AEOC | AEOC | AEOC | AEOC | AEOC |
| 5.2. | AEOC | AEOC | AEOC | AEOC | AEOC | AEOC | AEOC |
| 6.1. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.2. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.3. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.4. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.5. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.6. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.7. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.8. | AEOS | AEOS | |||||
| 6.9. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.10. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.11. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
| 6.12. | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS | AEOS |
Anexa nr.2
la Normele metodologice privind modul
de verificare a criteriilor de autorizare
a solicitanţilor şi titularilor autorizaţiei
de operator economic autorizat
Lista informaţiilor
care trebuie comunicate Serviciului Vamal
Informaţiile care trebuie comunicate Serviciului Vamal de către titularii autorizaţiei AEO sunt:
1) Orice modificări privind:
a) denumirea societăţii;
b) forma de organizare juridică;
c) adresa sediului;
d) adresa poştală (în cazul în care diferă de adresa sediului);
e) persoana de contact;
f) vânzarea sau lichidarea întreprinderii;
g) sectorul de activitate economică şi/sau rolul în lanţul de aprovizionare.
2) Cu referire la criteriul menţionat la art.39 din Codul vamal:
a) Modificări în structura sau conducerea societăţii (de exemplu: proprietar nou, o nouă persoana împuternicită să îl reprezinte sau care exercită controlul asupra gestiunii acestuia, un nou (noi) angajat/angajaţi responsabil de domeniul vamal).
b) Orice cauză penală intentată care are legătură cu activitatea economică a titularului, inclusiv orice încălcare a legislaţiei vamale şi/sau fiscale înregistrată;
3) Cu referire la criteriul menţionat la art.40 din Codul vamal:
a) orice modificare negativă în situaţia financiară, inclusiv activele nete negative care nu pot fi recuperate;
b) pierderea principalilor clienţi;
c) pierderea principalelor pieţe;
d) pierderea francizei comerciale, concesionării, comercializării şi/sau licenţelor pentru comercializarea mărfurilor;
e) rapoartele/rezultatele verificărilor auditorilor externi.
4) Cu referire la criteriul menţionat la art.41 din Codul vamal:
a) modificări sau actualizări referitoare la sistemele contabile sau informatice;
b) disfuncţionalitatea sistemului contabil (de exemplu, pierderea datelor contabile, pierderea evidenţelor etc.);
c) pierderea sau distrugerea arhivelor contabile, comerciale sau de transport;
d) pierderea sau distrugerea copiilor de rezervă electronice ale datelor contabile, comerciale sau de transport;
e) incapacitatea de a distinge mărfurile străine şi cele autohtone, de exemplu, apariţia unei erori neaşteptate a software-ului utilizat;
f) incapacitatea gestionării controlului intern;
g) descoperirea unei nereguli importante în timpul controlului intern;
h) măsuri corective aplicate;
i) noi procese de gestionare a unui produs care necesită licenţe şi autorizaţii, în conformitate cu măsurile de politică comercială;
j) noi subdiviziuni pentru arhive; utilizarea unui cod al mărfurilor greşit;
k) utilizarea unei valori a mărfurilor greşite;
l) orice problemă cu spaţiile de depozitare temporare sau cu antrepozitul vamal, care are legătură cu activităţile comerciale
m) procesarea accidentală a mărfurilor sub un regim de tranzit;
n) identificarea unei acumulări de greşeli la locul de muncă;
o) nerespectarea prohibiţiilor sau restricţiilor;
p) intruziuni detectate în sistemele informatice;
q) disfuncţionalitate majoră a măsurilor de securitate informatică;
r) defecţiune gravă a sistemului informatic;
5) Cu referire la criteriul menţionat la art.42 din Codul vamal,orice modificări privind persoana responsabilă de domeniul vamal;
6) Cu referire la criteriul menţionat la art.43 din Codul vamal:
a) achiziţionare/locaţiune (arendă) de noi spaţii, clădiri, terenuri, unităţi de transport implicate în transportul internaţional de mărfuri;
b) un nou plan de securitate, noi procese sau noi măsuri de securitate pentru a avea acces la birouri, zone de expediere, zone de încărcare;
c) orice incident grav de securitate (de exemplu, intruziunea persoanelor neautorizate, furt etc.) şi luarea unor măsuri corective pentru a face faţă unor astfel de situaţii;
d) informaţii privind o problemă de securitate legată de aplicarea proceselor interne (de exemplu, inspecţia în şapte puncte, care ar conduce la descoperirea unei podele/fundaţii false, reparaţii neobişnuite etc.)
e) incidente grave în timpul transportului de mărfuri;
f) dificultăţi cu securitatea asigurată partenerilor comerciali;
g) detectare de fraudă sau neglijenţă/abuz în serviciu din partea partenerilor comerciali;
h) informaţii care rezultă din verificarea antecedentelor angajatului, cu un impact negativ asupra securităţii şi siguranţei;
i) dificultăţi cu securitatea asigurată de furnizorii de servicii externe;
j) dificultăţi privind punerea în aplicare a programului de sensibilizare prevăzut şi prezentat Serviciului Vamal în timpul pre-auditului;
k) modificări privind persoana de contact în materie de securitate şi siguranţă.
Anexa 3
la Normele metodologice privind modul
de verificare a criteriilor de autorizare
a solicitanţilor şi titularilor autorizaţiei
de operator economic autorizat
DECLARAŢIA DE SECURITATE
PENTRU OPERATORII ECONOMICI AUTORIZAŢI AEO
Nume (Compania): _______________________________________________
Adresa: ________________________________________________________
Oraş: __________________________________________________________
Ţara: __________________________________________________________
Cod poştal: _____________________________________________________
Telefon: ________________________________________________________
Email: __________________________________________________________
Prin prezenta declar că:
mărfurile, care sunt produse, depozitate, expediate sau transportate la comanda Operatorilor Economici Autorizaţi (AEO) care sunt livrare către AEO sau care sunt preluate pentru livrare de la AEO:
sunt produse, depozitate, pregătite şi încărcate în locaţii sigure şi în spaţii de încărcare şi transportare sigure;
sunt protejate împotriva intervenţiilor neautorizate în timpul producerii, depozitării, pregătirii, încărcării şi transportării;
este angajat personal de încredere pentru depozitarea, pregătirea, încărcarea acestor bunuri;
partenerii comerciali care acţionează în numele meu sunt informaţi că trebuie să asigure, de asemenea, securitatea lanţului de aprovizionare, astfel cum s-a menţionat mai sus.
Numele semnatarului ________________ Ştampila companiei
Funcţia ___________________________
Semnătura ________________________
Data eliberării _____________________
Prezenta declaraţie a fost emisă pentru:
Numele (Compania) _______________________________________________
Adresa _________________________________________________________
Oraş ___________________________________________________________
Ţară ___________________________________________________________
Cod poştal ______________________________________________________
Anexa nr.2
la Ordinul Directorului Serviciului Vamal
nr.481-O/2023
Normele tehnice privind modul
de utilizare a Sistemului informaţional de gestionare
a autorizaţiei de operator economic autorizat
(în continuare – Norme tehnice)
Anexa nr.3
la Ordinul Directorului Serviciului Vamal
nr.481-O/2023
Normele metodologice
privind punerea în aplicare de către organele vamale
a simplificărilor şi facilităţilor pentru titularii
autorizaţiei de operator economic autorizat
(în continuare - Norme metodologice)
Secţiunea 1
Dispoziţii generale
1. Prezentele Norme metodologice stabilesc modul de aplicare de către Serviciul Vamal a simplificărilor şi facilităţilor acordate titularilor autorizaţiei de operator economic autorizat prevăzute de art.37 din Codul vamal. Facilităţile acordate operatorului economic autorizat trebuie să fie evaluate în raport cu riscurile de securitate şi siguranţă asociate unui anumit proces de vămuire.
2. Prevederile prezentelor Norme metodologice sunt executorii, în următoarele cazuri:
1) În rubrica 44 a declaraţiei vamale este indicat numărul Autorizaţiei AEO;
2) Operatorul economic prezintă postului vamal o copie de Autorizaţie AEO pentru verificarea valabilităţii acesteia.
3. În lipsa datelor prevăzute la pct.2 din prezentele Norme postul vamal va exercita controlul vamal în condiţii generale, conform Codului vamal.
Secţiunea 2
Simplificări şi facilităţi
4. În sensul art.37 alin.(1) din Codul vamal simplificări şi facilităţi se aplică după cum urmează:
1) Acest avantaj este aplicabil titularilor de autorizaţii AEOC/AEOF.
2) Pentru a avea acces la o simplificare Serviciul Vamal nu reexaminează condiţiile care au fost deja examinate cu ocazia acordării statutului de AEO.
3) Accesul la procedurile simplificate se va efectua în baza Autorizaţiei pentru utilizarea procedurii simplificate, aprobată de Serviciul Vamal.
4) Criteriile care se consideră a fi îndeplinite de către un AEO se regăsesc în articolele corespunzătoare din Codul vamal şi dispoziţiile de aplicare a acestuia cu privire la simplificarea respectivă.
5) Lista simplificărilor în cazuri în care statutul de AEO este necesar pentru a avea acces la o simplificare/autorizaţie:
a) garanţia globală cu un cuantum redus pentru datoriile vamale şi taxele existente, prevăzut de art.104 alin.(3) din Codul vamal,
b) vămuirea centralizată (caz în care este necesară o autorizaţie), prevăzut de art.180 alin.(2) din Codul vamal,
c) înscrierea în evidenţele declarantului cu derogare de la obligaţia prezentării mărfurilor, prevăzut de art.178 alin.(2), litera a) din Codul vamal,
5. În sensul art.37 alin.(2) din Codul vamal simplificări se aplică după cum urmează:
1) acest avantaj este aplicabil titularilor care deţin atât autorizaţia AEOC, cât şi autorizaţia AEOS;
2) titularul AEO va fi supus unui număr mai mic de controale fizice şi documentare faţă de alţi operatori economici în cazul controalelor vamale, în funcţie de tipul de autorizaţie acordată. Aceasta înseamnă că controlul vamal al declaraţiilor vamale se va efectua în conformitate cu culoarul de control vamal atribuit de SIIV ASYCUDA World.
3) titularul AEOC beneficiază de reducerea numărului de controale fizice şi documentare cu privire la alte măsuri prevăzute în legislaţia vamală decît cele de securitate şi siguranţă. Aceasta include mai puţine controale la postul vamal/locaţia desemnată de Serviciul Vamal referitor la declaraţiile vamale de import sau export şi poate fi luată în considerare, de asemenea, pentru controalele post-vămuire;
4) titularul AEOS beneficiază de reducerea numărului de controale fizice şi de verificări ale documentelor cu privire la securitate şi siguranţă.
6. În sensul art.37 alin.(3) din Codul vamal simplificări şi facilităţi se aplică după cum urmează:
1) Dacă mărfurile declarate de un AEO au fost selectate pentru control fizic sau documentar, controalele respective se realizează cu prioritate. Acest avantaj este aplicabil pentru toate categoriile de Autorizaţie AEO.
2) La cererea AEO, în conformitate cu procedura stabilită de Serviciul Vamal, controalele pot fi efectuate într-un alt loc decât locul în care mărfurile trebuie să fie prezentate la postul vamal, în timpul programului de lucru.
Controlul vamal va fi efectuat în alt loc, doar după ce titularul a obţinut decizia pozitivă în acest sens.
3) Tratamentul prioritar al transporturilor în cazul în care sunt selectate pentru control. Acest avantaj este aplicabil titularilor care deţin atât autorizaţia AEOC, cât şi autorizaţia AEOS. Acordarea acestui avantaj depinde de modalitatea de transport implicată şi de infrastructura clădirii unde au loc controalele;
7. În sensul art.37 alin.(4) şi alin.(5) din Codul vamal simplificări şi facilităţi se aplică după cum urmează:
1) Dacă un AEOS a depus o notificare sumară de intrare sau, în cazurile stabilite de legislaţie, o declaraţie vamală ori o declaraţie de depozitare temporară, postul vamal de intrare menţionat la art.140 din Codul vamal, în cazul în care lotul a fost selecţionat pentru un control fizic, notifică respectivul AEOS în acest sens. Notificarea respectivă se efectuează înainte de sosirea mărfurilor pe teritoriul vamal. Această notificare trebuie să fie pusă şi la dispoziţia transportatorului, cu condiţia ca transportatorul să fie un AEOS şi să fie conectat la sistemele electronice în ceea ce priveşte declaraţiile menţionate.
2) În cazul în care un AEO depune o declaraţie de depozitare temporară sau o declaraţie vamală în conformitate cu art.170 din Codul vamal, postul vamal competent pentru a primi respectiva declaraţie de depozitare temporară sau declaraţie vamală notifică AEO dacă lotul a fost selecţionat pentru un control vamal. Notificarea respectivă se efectuează înainte de sosirea mărfurilor pe teritoriul vamal al Republicii Moldova.
Notificările prealabile cu privire la securitate şi siguranţă şi notificările prealabile cu privire la aplicarea altor măsuri prevăzute de legislaţia vamală sunt distincte. Aceasta înseamnă că doar AEOS primeşte notificări prealabile în cazul controalelor vamale cu privire la securitate şi siguranţă, în timp ce AEOC primeşte notificări prealabile în cazul controalelor vamale care nu au legătură cu securitatea.
3) Notificarea respectivă nu se efectuează atunci când aceasta poate compromite controalele care urmează a fi efectuate sau rezultatele acestora. Cu toate acestea, Serviciul Vamal poate proceda la un control fizic chiar în cazul în care AEO nu a fost informat.
8. În sensul art.37(8) din Codul Vamal simplificări şi facilităţi se aplică după cum urmează:
1) Acest avantaj este aplicabil titularilor de autorizaţii AEOS/AEOF.
2) Această acordare de simplificări şi facilităţi se bazează pe principiul reciprocităţii, cu excepţia unei decizii contrare a Republicii Moldova, şi se sprijină pe un acord internaţional la care Republica Moldova este parte sau pe legislaţia în domeniul politicii comerciale.
3) Părţile acordurilor internaţionale vor recunoaşte autorizaţia AEO emisă în cadrul celuilalt program şi vor oferi avantaje/facilităţi reciproce pentru operatorii AEO care au investit în securitatea lanţului de aprovizionare.
4) Printre avantajele care pot fi acordate în cadrul unui acord internaţional se numără:
a) controale reduse privind securitatea şi siguranţa: fiecare autoritate vamală ia în considerare în mod favorabil statutul de membru al programului acordat de cealaltă autoritate vamală în cadrul evaluării riscurilor în vederea reducerii inspecţiilor sau a controalelor, precum şi în cadrul altor măsuri legate de securitate şi siguranţă;
b) recunoaşterea partenerilor comerciali în timpul procesului de depunere a cererii: fiecare autoritate vamală ia în considerare statutul de membru al programului acordat de cealaltă autoritate vamală în vederea tratării membrului programului ca partener sigur şi de încredere atunci când sunt evaluate cerinţele aplicabile partenerilor comerciali pentru solicitanţii din cadrul propriului program;
c) tratament prioritar la vămuire: fiecare autoritate vamală ia în considerare statutul de membru al programului acordat de cealaltă autoritate vamală la asigurarea unui tratament prioritar, a unei prelucrări accelerate, a unor formalităţi simplificate şi la acordarea accelerată a liberului de vamă pentru transporturi în cazul în care este implicat un membru al programului.