Решение N 330 от 09.11.98 о Рекомендациях Национального банка Молдовы по системам внутреннего контроля в коммерческих банках Республики Молдова
НАЦИОНАЛЬНЫЙ БАНК МОЛДОВЫ
Р Е Ш Е Н И Е
о Рекомендациях Национального банка Молдовы по
системам внутреннего контроля в коммерческих
банках Республики Молдова
N 330 от 09.11.98
(в силу 09.11.1998)
Мониторул Офичиал ал Р.Молдова N 14-15 ст.37 от 12.02.1999
* * *
Утратил силу: 15.12.2010
Постановление НБМ N 96 от 30.04.2010
На основании ст.11 Закона о Национальном банке Молдовы, во исполнение ст.44 Закона о Национальном банке Молдовы и ст.1, 17, 25, 29, 33 и 34 Закона о финансовых учреждениях и в целях установления механизма по системам внутреннего контроля в банках Административный совет Национального банка Молдовы
РЕШИЛ:
1. Утвердить Рекомендации по системам внутреннего контроля в банках Республики Молдова (прилагаются).
2. Банкам разработать механизм внутреннего контроля, учитывая Рекомендации Национального банка.
3. Контроль за соблюдением настоящего решения возлагается на департамент регулирования и банковского надзора (г-н Раду Мустяца).
4. Настоящее решение вступает в силу со дня утверждения с опубликованием в Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
| ПРЕДСЕДАТЕЛЬ | |
| АДМИНИСТРАТИВНОГО СОВЕТА | |
| НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА МОЛДОВЫ | Леонид ТАЛМАЧ |
Кишинэу, 9 ноября 1998 г. |
|
| N 330. |
РЕКОМЕНДАЦИИ
по системам внутреннего контроля в банках Республики Молдова
1. Общие положения
1.1. Настоящие Рекомендации о системах внутреннего контроля в банках Республики Молдова (в дальнейшем - Рекомендации) разработаны в соответствии с полномочиями Национального банка Молдовы, предусмотренными статьями 11 и 44 Закона о Национальном банке Молдовы и статьями 17, 25, 29, 33 и 34 Закона о финансовых учреждениях.
1.2. Одним из основных условий для обеспечения эффективного функционирования финансовой системы является установление банками и другими финансовыми учреждениями систем внутреннего контроля.
1.3. Главной целью систем внутреннего контроля является защита интересов вкладчиков, финансового учреждения и его клиентуры путем минимизации рисков финансовой деятельности, контроля над соблюдением финансовым учреждением действующего законодательства, регулирования конфликтов интересов, обеспечения необходимого уровня безопасности, который соответствует характеру и объему операций, осуществляемых финансовым учреждением. Система внутреннего контроля финансового учреждения должна обеспечить, что доходы накапливаются к прибыли, расходы уполномочены и израсходованы по назначению, активы гарантированы соответственным образом, обязательства правильно зарегистрированы и риски лимитированы.
2. Ответственность
2.1. Совет финансового учреждения несет ответственность за утверждение и периодический пересмотр, не менее одного раза в год, адекватных систем внутреннего контроля, от которых зависит функционирование учреждения в соответствии с действующим законодательством, в том числе с требованиями Национального банка к отчетам, а также с внутренними нормативными документами. Совет финансового учреждения ответствен за утверждение внутренних регламентаций во всех областях деятельности финансового учреждения.
[Пкт.2.1 изменен Пост.НБМ N 306 от 11.12.03, в силу 25.12.03]
2.2. Исполнительное руководство финансового учреждения ответственно за внедрение адекватной и эффективной системы внутреннего контроля, утвержденной советом финансового учреждения.
[Пкт.2.2 введен Пост.НБМ N 306 от 11.12.03, в силу 25.12.03]
3. Системы и процедуры внутреннего контроля
3.1. Система внутреннего контроля банка представляет собой комплекс мер, регламентов и регламентаций, ограничений, соотношений издания-выполнения-отчетности-контроля распоряжений руководства банка, принятых в целях правильного и эффективного управления финансового учреждения в соответствии с действующим законодательством, интересами вкладчиков (клиентов) и акционеров на основе достоверной, полной и оперативной информации. При разработке систем контроля принимается во внимание объем, количество и вид сделок, разнообразие операций, степень риска, связанного с каждой областью деятельности, объем контроля ежедневной деятельности со стороны руководства, степень централизации и децентрализации, а также степень и методы использования процессоров электронной базы данных.
3.2. Национальный банк считает, что нет необходимости в детальном описании способа введения собственной системы внутреннего контроля определенным учреждением. При этом Национальный банк настаивает на применении современных систем внутреннего контроля и, исходя из этих соображений, описал в настоящих Рекомендациях основные принципы, которые необходимо соблюдать в процессе разработки собственных систем внутреннего контроля.
3.3. Финансовые учреждения должны разработать собственные системы внутреннего контроля на основании основных принципов настоящих Рекомендаций, учитывая общепринятую практику в данной области, в т.ч. документы Базельского комитета и Директивы Европейского сообщества и приспособить их к своей банковской деятельности и вовлеченному риску. Системы контроля должны быть включены в инструкции и руководства в той мере, в которой относятся к деятельности финансового учреждения, и таким образом, чтобы обеспечить надежное и пруденциальное осуществление финансовых операций. В рамках системы внутреннего контроля финансовые учреждения организуют подразделение внутреннего аудита, уделяя необходимое внимание принципам, описанным в настоящих Рекомендациях.
[Пкт.3.3 дополнен Пост.НБМ N 182 от 19.07.2007, в силу 24.08.2007]
[Пкт.3.3 дополнен Пост.НБМ N 306 от 11.12.03, в силу 25.12.03]
4. Общие требования
4.1. Цели процедур внутреннего контроля
Системы внутреннего контроля, по меньшей мере, должны обеспечить, что:
1) сделки планируются и ведутся организованно, осмотрительно и эффективно с точки зрения стоимости, в соответствии с установленными ценами;
2) сделки и обязательства выполняются в соответствии с пределами полномочий руководителей и сотрудников финансовых учреждений;
3) руководство способно обеспечить сохранность активов и проверить сделки с пассивами; обеспечить меры по минимизации риска потерь, связанных с отсутствием порядка, мошенничеством, ошибками, и по их своевременной идентификации;
4) бухгалтерские и другие регистры предоставляют достоверную, полную и своевременную информацию;
5) руководство способно регулярно и своевременно управлять адекватным капиталом ликвидности, прибыльности и качеством активов учреждения;
6) руководство способно регулярно идентифицировать, оценивать и определять риск потерь в процессе осуществления сделок таким образом, чтобы:
а) можно было регулярно и своевременно проверять и управлять риском;
b) можно было формировать соответствующие резервы для предстоящих потерь по кредитам и другим активам, а также по забалансовым обязательствам;
7) руководство способно составлять полные, правильные и своевременные отчеты в соответствии с инструкциями Национального банка.
4.2. Сфера применения и виды процедур контроля
В целях обеспечения достижения целей системы внутреннего контроля руководство должно определить сферу применения и тип процедур внутреннего контроля, которые должны быть утверждены. При разработке процедур необходимо принять во внимание стоимость установления и поддержания контроля в соотношении с прибылью финансового учреждения. Однако фактор стоимости не послужит для Национального банка причиной невведения соответствующих процедур контроля.
4.3. Ответственность руководства за эффективность контроля
Руководство финансового учреждения ответственно за регулярный пересмотр, управление и проверку систем внутреннего контроля в целях обеспечения каждодневной эффективности в сделках. Эта функция, как правило, поручается единице (отделу, управлению или департаменту), независимость которой в повседневной деятельности должна быть обеспечена посредством его прямой ответственности перед советом финансового учреждения и ревизионной комиссией. В целях обеспечения гибкости, оперативности и объективности данное подразделение подчиняется непосредственно совету финансового учреждения.
5. Цели контроля
5.1. Сфера применения и виды задач контроля
Сфера применения и виды задач контроля, необходимые для пруденциального управления сделками, должны быть приспособлены к специфике учреждения и должны соответствовать типу, по которому деятельность структуризирована, организована и управляется, типу, объему, количеству и сложности сделок и обязательств.
5.2. Цели контроля
Разрабатывая собственные системы и процедуры контроля, каждое учреждение должно достигнуть как минимум следующих целей:
1) организационные и административные проверки;
2) методы управления;
3) разделение должностей и обязанностей;
4) процедуры одобрения и утверждения;
5) процедуры ведения учета;
6) процедуры защиты;
7) процедуры проверок;
8) процедуры оценки.
5.3. Организационные и административные проверки
Финансовое учреждение должно разработать и иметь:
1) документ с кратким содержанием краткосрочных и долгосрочных политических и стратегических целей учреждения;
2) внутренние регламенты, в которых детально описаны функции, обязанности и ответственность сотрудников, линии сообщений и отчетов;
3) документ с четким описанием политики, практики и бухгалтерских процедур;
4) документ с описанием ежедневных операционных процедур и проверок, ручных и автоматизированных; документацию по бухгалтерскому учету и системам контроля, в том числе регистр изменений в системе, где указываются дата и имя лиц, уполномоченных для их внедрения;
5) регистр, который должен периодически возобновляться, с подписями уполномоченных лиц, в том числе образцы подписей, определяя для каждого из этих лиц пределы их полномочий;
6) регистр с вопросами, обсужденными на важных открытых и закрытых совещаниях; регистр с внутренними докладными записками; корреспонденция с правоохранительными органами по поводу займов и авансовых платежей;
7) процедуры планирования, лицензирования и начинания новых видов деятельности, по необходимости включая разъяснение для понятия вовлеченного риска, допустимые лимиты и необходимые процедуры ведения бухгалтерского учета, описание любых моделей, используемых для определения цены или стоимости на производные, другие регистры и системы внутреннего контроля;
8) кодекс поведения сотрудников и регламент по политике регулирования конфликтов интересов в банке;
9) программу обучения сотрудников, а также необходимые меры для ознакомления сотрудников с их обязанностями и всеми изменениями или достижениями учреждения; методы отбора для обеспечения соответствия профессиональных и личных способностей сотрудников со своими обязанностями; непрерывные процедуры по распределению обязанностей между сотрудниками и по проверке их компетенции;
10) четкие процедуры относительно своевременного знания прямых или косвенных владельцев акций, а также выгодоприобретающих собственников, в т.ч. знания финансовым учреждением возможной совместной их деятельности, а также связи между акционерами банка и своими дебиторами.
11) четкие процедуры относительно знания аффилированных лиц банка, в т.ч. знание всех критериев аффилированности членов совета банка по отношению к нему.
[Пкт.5.3 изменен Пост.НБМ N 281 от 07.11.2007, в силу 25.01.2008]
[Пкт.5.3 изменен Пост.НБМ N 182 от 19.07.2007, в силу 24.08.2007]
[Пкт.5.3 дополнен Пост.НБМ N 102 от 20.04.06, в силу 28.04.06]
[Пкт.5.3 изменен Пост.НБМ N 13 от 12.01.06, в силу 03.02.06]
[Пкт.5.3 изменен Пост.НБМ N 306 от 11.12.03, в силу 25.12.03]
5.4. Методы управления
Вид нижеописанных методов, способ представления информации, ее детальный характер изменяются в зависимости от уровня руководства, управляющего данной информацией. Подобным образом значение и вид методов определяют соответствующий уровень руководства, необходимый для выполнения указаний. Учреждение должно:
1) регулярно проверять (ежедневно, еженедельно и/или ежемесячно) отчеты, указывая реальные позиции риска по отношению к допустимым лимитам или экстраординарные отчеты, указывая только те позиции, которые превышают или на пути превышения допустимых лимитов. Данные лимиты должны соответствовать времени, объему и типу осуществляемых сделок и должны, где это необходимо, включать данные по равнозначным учреждениям, экономическим отраслям, географическому расположению страны, ликвидности, отклонениям в процентных ставках и по лимитам позиции по ценным бумагам, а также по лимитам дневных коммерческих позиций и овернайтов на рынке валютных операций, срочным контрактам, опционам, свопам или любой другой тип производных;
2) разработать процедуры по идентификации, сообщению и устранению нарушений, относящиеся к проверкам или нарушениям лимитов; иметь письменные объяснения к утвержденным действиям по позициям, превышающим допустимые лимиты; разработать системы, которые обеспечат, что обязательства могут быть правильно и систематически оценены по сравнению с данными лимитами, и указывают позиции, которые на пути к превышению допустимых лимитов, таким образом, чтобы в случае необходимости руководство могло принять надлежащие меры;
3) разработать процедуры, обеспечивающие регулярную и своевременную передачу достоверной информации руководству банка;
4) часто и регулярно проверять осуществление установленной политики и процедур, связанных с осуществлением кредитных операций; часто и регулярно проверять и оценивать качество индивидуальных займов и авансовых платежей (включительно залог) в целях своевременного выявления проблем, связанных с сомнительными и безнадежными займами, предоставляя руководству возможность оценить их воздействие на деятельность финансового учреждения;
5) периодически проверять реализованную и нереализованную прибыль и потери от активов, купленных для продажи;
6) периодически проверять источник, концентрацию и анализировать вероятность изъятия депозитов;
7) ежемесячно проверять отчеты по актуальным результатам и анализу достижений, как отдельно, так и в совокупности, в сравнении с операционными бюджетами и результатами предыдущего бухгалтерского периода;
8) быть в курсе положений устава финансового учреждения, а также положений надзора и регулирования, предусмотренных регламентами и инструкциями, разработанными Национальным банком в целях определения соответствия деятельности финансовых учреждений требованиям; проверять отчеты согласно данным требованиям, а также своевременно владеть актуальной информацией о:
- прямых или косвенных владельцах акций банка, а также выгодоприобретающих собственников (согласно Приложению 1 к настоящим Рекомендациям);
- дебиторах банка, за исключением банков-дебиторов, получивших кредиты и финансовый лизинг, а также дебиторов, которым банк выдал кредиты и финансовый лизинг с конечным сальдо на одного дебитора: до 30 тыс.леев, включительно, – для физического лица, до 100 тыс.леев, включительно, – для предприятия физического лица и до 250 тыс.леев, включительно, – для юридического лица (согласно Приложению 1 к настоящим Рекомендациям);
- наличии или отсутствии аффилированности членов совета банка по отношению к нему (согласно Приложению 2 к настоящим Рекомендациям), за исключением аффилированности, определенной качеством члена совета банка.
9) проверять статус налогообложения и позицию учреждения, оплату текущих налогов и его резервы по отсроченным налогам.
[Пкт.5.4 изменен Пост.НБМ N 194 от 09.10.2008, в силу 14.11.2008]
[Пкт.5.4 изменен Пост.НБМ N 281 от 07.11.2007, в силу 25.01.2008]
[Пкт.5.4 изменен Пост.НБМ N 182 от 19.07.2007, в силу 24.08.2007]
[Пкт.5.4 дополнен Пост.НБМ N 102 от 20.04.06, в силу 28.04.06]
[Пкт.5.4 изменен Пост.НБМ N 13 от 12.01.06, в силу 03.02.06]
[Пкт.5.4 изменен Пост.НБМ N 306 от 11.12.03, в силу 25.12.03]
5.5. Разделение функций и компетенций
Разделение функций снижает риск умышленного манипулирования или ошибок, увеличивая элемент контроля. Функции, которые необходимо разделить: одобрения, исполнения, хранения и регистрации; и в случае существования компьютеризированной системы бухучета необходимо разделение между разработкой систем и их применением для ежедневных операций. Учреждение должно иметь процедуры, для того чтобы обеспечить:
1) что разные лица ответственны за хранение регистров, за физическое хранение активов и за одобрение, начинание и общий надзор сделок и взятых обязательств;
2) что разделение осуществляется таким образом, чтобы ни одно лицо не могло умышленно или неумышленно незаконно овладеть активами, сделать ложное заявление по отношению к пассивам или неправильно зарегистрировать сделки без последующего выявления.
5.6. Разрешение и утверждение
Под разрешением (одобрением) имеется в виду процесс, когда одобряется предложение подвергать учреждение риску или распределять существующие риски. Под утверждением имеется в виду процесс, когда разрешение применяется на практике посредством определенных сделок. При некоторых обстоятельствах эти процессы имеют место одновременно. Соответственно учреждение должно располагать процедурами, которые обеспечат:
1) что обязательства выполнены в соответствии с намерениями и полномочиями руководства финансового учреждения;
2) проведение политики одобрения, которая предусматривает лимиты общих и особых полномочий (разрешений) и имена лиц, ответственных за выполнение каждого полномочия; осуществление политики одобрения, которая предусматривает обстоятельства выдачи председателем или заместителем председателя финансового учреждения специального полномочия над общими полномочиями;
3) оплата или другие сделки, связанные с полномочиями, описанными в пунктах (1) и (2), утверждены в соответствии с данными полномочиями.
5.7. Учет
Учреждение должно располагать процедурами, которые обеспечат:
1) правильную запись одобренных сделок и обязательств, реальных и предстоящих, спот, форвард или другой тип производных в бухгалтерские регистры таким образом, чтобы их можно было занести в баланс в период, когда они появляются, и в отчет о прибылях и убытках в период, к которому они относятся;
2) невозможность регистрации фиктивных сделок;
3) реальное наличие активов и пассивов, внесенных в бухгалтерские или в другие регистры;
4) ежедневное внесение сделок в регистры и балансирование счетов в конце каждого дня;
5) в случае, когда регистры хранятся в автоматизированной системе бухгалтерии, наличие действенного контроля и последующих полных и адекватных проверок;
6) проверку арифметической правильности записей; хранение и проверку итогов, сверок регулирующих счетов и пробных балансов; проверку документов через бухгалтерскую систему; сообщение руководству об ошибках и расхождениях;
7) учет документов, на основании которых записывалась сделка или обязательство и которые доказывают, что они были внесены в бухгалтерские или другие регистры;
8) в случае, когда кредит, внесенный в бухгалтерские регистры отделения иностранного финансового учреждения, выдан на основе распоряжения головного банка, наличие регистра уполномоченных лиц и обоснование выдачи кредитов на уровне отделения;
9) что любая реально проведенная операция нашла полное, адекватное и своевременное отражение в бухгалтерском учете финансового учреждения.
[Пкт.5.7 изменен Пост.НБМ N 306 от 11.12.03, в силу 25.12.03]
5.8. Защита
Финансовое учреждение должно обеспечить, что:
1) выполняются процедуры безопасности и меры присвоения ответственности за физическое хранение активов определенным уполномоченным лицам, которые независимы от бухгалтерских функций; как прямой, так и косвенный документальный доступ к активам ограничивается только уполномоченными лицами;
2) процедуры безопасности и меры включают в особенности физические предосторожности для переносных, обменных активов, активов, купленных для продажи, и активов на предъявителя посредством использования запертых картотек для банковских векселей, депозитных сертификатов и других неиспользованных формуляров строгого учета и несгораемых денежных касс для защиты валюты, ценных бумаг и т. д.;
3) существуют процедуры безопасности хранения активов от имени клиентов или других лиц, будь то от их имени или от имени назначенного вместо них лица;
4) существуют методы защиты бухгалтерских регистров и регистров другого типа.
5.9. Проверка
Финансовое учреждение должно располагать методами, которые обеспечат, что:
1) бухгалтерские регистры сопоставляются регулярно и своевременно с активами, документами и соответствующими регулирующими счетами; например, сравнение счетов "Ностро" с выписками из счета, проверка остатков на счетах по займам, инвестициям, основных активов и счетах клиентов с детальными отчетами, регулирующими счетами и документами, подтверждающими право собственности, регистры агентов обмена по коммерческим позициям с позициями бухгалтерских регистров и регулярный и своевременный анализ клиринговых сделок, размещенных на приостановленных счетах; периодичность проверок зависит от объема и типа сделок, проведенных через определенный проверенный счет и от величины балансового счета;
2) определение характера и объема разниц при сверках; исследование позиций проверок и проверка последующего клиринга, при необходимости, приведение в соответствие бухгалтерских записей с разрешения соответствующего уровня руководства;
3) даны разъяснения изменениям между балансами закрытия одного отчетного периода и открытия другого периода, а также исследование и сообщение о любых расхождениях соответствующему уровню руководства;
4) обмен подтверждениями сделок происходит с участием третьего лица, который можно осуществить вручную, используя почтовые услуги или методы электронной передачи;
5) периодичность проверок зависит от количества и типа операций, объема и количества сделок;
5.10. Оценка
Финансовое учреждение должно располагать мерами, которые обеспечат, что:
1) активы для коммерческих целей переоцениваются регулярно по ценам, проверенным независимо от агентов обмена (как правило, эта работа в компетенции офиса поддержки (back/middle office);
2) стоимость активов, пассивов, забалансовых прав и обязательств регулярно пересмотрена и оценена;
3) формируются и регистрируются резервы и другие корректировки по этим активам и правам для приведения в соответствие с положениями действующего законодательства и нормативных актов НБМ, с бухгалтерскими стандартами и бухгалтерской политикой финансового учреждения.
6. Системы контроля по автоматизированной обработке данных (АОД)
6.1. Цели контроля
Вышеописанные цели контроля могут быть осуществлены в случае деятельности, развернутой как вручную, так и автоматизированно, но некоторые аспекты системы внутреннего контроля характерны только для АОД. Поэтому защита данных и процедур контроля является составной частью системы контроля учреждения и важно, чтобы руководство понимало взаимозависимость между автоматизированным контролем и системы контроля в целом. В то время как учреждение может достичь и поддерживать эффективные и надежные автоматизированные системы, путем уравновешивания ручной и автоматизированной проверки, это равновесие будет колебаться от одного учреждения к другому, отражая свойственные риски каждому банку и частную и сравнительную стоимость процедур ручного и автоматизированного контроля. Особого внимания требуют приложения на персональных компьютерах, так как стандарты контроля присоединены к более крупным системам и, как правило, их сложнее поддерживать.
6.2. Риски систем обработки электронной базы данных
Типичные риски и, во многих случаях, единым образом соединенные с автоматизированными операциями могли быть:
1) Риск распространения
Ошибка в планировании, распространении новых систем или опоздание введения ключевых систем может иметь существенные коммерческие последствия. Также ошибки в опережении и познании новых открытий в области техники могут привести к введению некоторых неадекватных систем.
2) Ошибки
Ошибки возникают, как правило, часто во время ввода данных и во время распространения и реорганизации программ. Существенные ошибки могут иметь место в процессе моделирования системы во время рутинной административной деятельности и во время использования программ корректирования ошибок. Причиной, как правило, является ошибка сотрудников и редко внутренней электронно-механической системы. Ошибки могут быть введены в систему тогда, когда они приспособлены к нуждам некоторых пользователей. При приобретении пакета software изменения системы должны быть сведены к минимуму.
3) Прерывание работы
Автоматизированные системы очень уязвимы к ущербам, причиненным внешними факторами, авариями, а также и к умышленным ущербам. Стоимость краха системы может намного превысить стоимость замены поврежденного оборудования, данных и software. Поэтому рекомендуется использование систем back-up (смотри ниже 6.3.3.).
4) Мошенничества и несанкционированный доступ к секретной информации
Мошеннические сделки в системе автоматизированной обработки данных приносят существенные потери и могут быть порождены разными способами. Утрата конфиденциальности определенной информации может привести к потере клиентами доверия к банку; несанкционированный доступ к бизнес-плану и бюджетам может ослабить конкурентоспособность банка на рынке. Такие ситуации могут возникнуть в случаях, когда:
а) делаются несанкционированные изменения в платежных поручениях до их ввода в систему;
b) несанкционированные сделки вносятся непосредственно через терминалы;
с) осуществляются несанкционированные изменения в программах во время распространения или технического обеспечения, что может привести к тому, что программа может автоматически порождать мошеннические сделки, игнорировать контрольные чеки по отобранным счетам, ликвидировать регистры определенных сделок или миновать обычные пути аудита системы;
d) файлы в компьютере могут быть ликвидированы или переведены в другое место путем введения некоторых мошеннических сделок или путем ликвидации сделок, или утвержденных балансов, затем возвращенных обратно без установления данного факта;
е) к секретной информации о клиентах и их счетах, регистрам, относящимся к руководству банка, системам, корпоративным бюджетам и стратегиям планирования имеют доступ неуполномоченные лица;
f) сделки могут быть мошеннически введены или перехвачены и изменены во время передачи через сеть телекоммуникаций.
6.3. Контроль и процедуры систем по обработке электронной базы данных
Особое внимание требуют процедуры и контроль, которые могут способствовать росту эффективности, целостности и безопасности автоматизированных систем, а также минимизации вышеуказанных рисков:
1) Риск внедрения
Внедрение автоматизированных операций требует долгосрочного стратегического планирования оборудования и систем software, всеобъемлющего технико-экономического обоснования, точной спецификации требований системы, внимательного отбора поставщиков hardware и software и строгого контроля проекта. Также важно вести учет документации для моделирования и оперирования компьютерной системы и регистр предстоящих изменений или дополнений.
2) Ошибки
Для сохранения правильных и полных регистров по сделкам и обязательствам, балансов или другой информации необходимы строгие стандарты контроля ошибок. Контроль данных и процедур сверок и подтверждение достоверности сообщений, телекоммуникаций имеет первостепенное значение для предупреждения и обнаружения ошибок. Также важно существование процедур, которые обеспечат, что специфика системы соответствует требованиям учреждения, проекты сверены, системы тестированы соответствующим образом до внедрения и документация правильна.
3) Прерывание работы
Особое значение имеют процедуры и проверки по защите hardware, software и данных против пожаров, наводнений, уменьшения напряжения в электросети, умышленных ущербов. Должны существовать адекватные процедуры восстановления и тестирования техники, к которым можно прибегнуть тогда, когда имеют место случаи, причиняющие повреждение в системе. Контроль над прерыванием работы начинается с тщательной разработки и размещения компьютерных центров; это обусловлено необходимостью двойной мощности телекоммуникаций и компьютерных сетей для лимитирования неблагоприятных последствий от повреждений индивидуальных компонентов путем обнаружения очагов пожара и использования огнетушительного снаряжения, вторичного источника энергии и путем осуществления планов по восстановлению в случаях, если компьютерный центр поражен пожаром, наводнением, взрывом или прерыванием источника электроэнергии.
4) Мошенничества и несанкционированный доступ к конфиденциальной информации
Перед осуществлением эффективного контроля по предотвращению мошенничества выявляются уязвимые места системы. Безопасность и системы контроля, необходимые для защиты учреждения против мошенничества и несанкционированного доступа к секретной информации включают устройства по безопасности и процедуры по предотвращению несанкционированного доступа к компьютерным установкам hardware, software, базе данных и паролям (которые необходимо регулярно менять) для ограничения доступа к компьютерным программам и базе данных. Может быть необходимость в шифровке секретной информации, чтобы при утере или перехвате невозможно было ее расшифровать, понять и манипулировать ею. Контроль над доступом к software на этапе развития системы имеет первостепенное значение. Система software должна быть разработана таким образом, чтобы она сообщала о попытках несанкционированного доступа к установкам hardware и software. Они должны быть разработаны таким образом, чтобы могли сообщать и документировать все изменения, удаления и дополнения к базовым файлам.
7. Внутренний аудит
7.1. Основная функция внутреннего аудита
Внутренний аудит является составной частью системы внутреннего контроля, организованный и поддержанный руководством финансового учреждения, и отличается от функции первичного контроля подразделения инспекции/контроля, обеспечивающего ежедневный контроль сделок и операций. Основной функцией внутреннего аудита является независимая и объективная оценка деятельности, осуществляемой финансовым учреждением, с целью улучшения его показателей посредством систематического применения правильного метода оценки и совершенствования системы внутреннего контроля в учреждении.
[Пкт.7.1 изменен Пост.НБМ N 182 от 19.07.2007, в силу 24.08.2007]
7.2. Цели внутреннего аудита
Осуществление целей внутреннего аудита зависит от отношения руководства финансового учреждения к его нуждам и обязанностям. При оценке эффективности внутреннего аудита важное значение имеют сроки, независимость от операционного менеджмента, режим сообщения данных и профессиональный уровень персонала.
7.3. Создание и организация внутреннего аудита
1) финансовые учреждения организовывают подразделение внутреннего аудита в соответствии с настоящими Рекомендациями;
2) подразделение внутреннего аудита действует на основе внутреннего регламента о внутреннем аудите, утвержденного советом финансового учреждения, который должен включать информацию о порядке организации, права и обязанности, сотрудничество с другими подразделениями финансового учреждения и т. д. Положения регламента довести до сведения всего персонала финансового учреждения;
3) структура и количество сотрудников подразделения внутреннего аудита определяются советом финансового учреждения. Штатный персонал должен быть достаточным для осуществления целей и решения проблем внутреннего контроля и не должен быть вовлечен в непосредственное осуществление банковских операций;
4) руководитель внутреннего аудита назначается на должность решением совета финансового учреждения или решением исполнительного органа финансового учреждения, согласованным с советом финансового учреждения (согласно уставу);
5) порядок представления внутренним аудитом текущего отчета, предусмотренного внутренним регламентом о внутреннем аудите финансового учреждения, должен предусматривать оперативное представление отчета совету финансового учреждения и исполнительному органу после окончания внутренним аудитом проверок. Помимо текущей отчетности, внутренний аудит как минимум раз в год готовит отчет совету финансового учреждения.
[Пкт.7.3 изменен Пост.НБМ N 306 от 11.12.03, в силу 25.12.03]
7.4. Функции внутреннего аудита
Внутренний аудит имеет следующие функции:
1) обеспечивать осуществление постоянного мониторинга рисков финансовой деятельности (рисков: кредитного, процентной ставки, валютного, ликвидности, рыночного, странового, операционного и других рисков, которые могут появиться при осуществлении финансовой деятельности), текущего анализа финансового состояния, проверять и анализировать состояние внутреннего контроля в подразделениях финансового учреждения, а также оценивать его соответствующим образом, проверять осуществление политики менеджмента;
2) проверять бухгалтерские и прочие регистры, анализировать сделки и балансы;
3) организовывать и обеспечивать постоянный контроль посредством систематических инспекций и ревизий деятельности подразделений финансового учреждения в отношении соответствия их действий положениям законодательства, нормативных актов, а также внутренних регламентов и документов, которые регулируют деятельность и определяют политику финансового учреждения, функциональных инструкций;
4) самостоятельно и/или совместно с другими органами или ответственными должностными лицами рассматривать случаи нарушений сотрудниками финансовых учреждений законодательства, нормативных актов, регламентов и внутренних документов, которые регулируют деятельность и определяют политику финансового учреждения, решений руководящих органов финансового учреждения и их функциональных инструкций;
5) осуществлять контроль за устранением нарушений;
6) обеспечивать разработку документации каждого контроля и составлять заключения по результатам контроля, которые отражают все рассмотренные проблемы в рамках контроля, выявленные недостатки и нарушения, предложения по их устранению;
7) обеспечивать сохранность и возмещение документов, полученных от соответствующих подразделений;
8) представлять заключения по результатам проверок совету финансового учреждения, исполнительному органу и соответствующим подразделениям для принятия мер по устранению нарушений, а также в целях анализа деятельности определенных сотрудников финансового учреждения;
9) своевременно информировать совет финансового учреждения по:
а) вновь выявленным рискам;
b) случаям нарушений сотрудниками законодательства, положений нормативных актов, внутренних распоряжений;
с) мерам, принятым руководителями проверенных подразделений, по устранению допущенных нарушений и их результатов;
10) осуществлять исследования для руководства финансового учреждения;
11) проверять организацию работы по изучению сотрудниками учреждения законодательства, нормативных актов, регламентов и внутренних документов финансового учреждения, исходя из выполняемых ими функций.
[Пкт.7.4 изменен Пост.НБМ N 182 от 19.07.2007, в силу 24.08.2007]
[Пкт.7.4 изменен Пост.НБМ N 306 от 11.12.03, в силу 25.12.03]
7.5. Ответственность внутреннего аудита
Внутренний аудит подчиняется непосредственно совету финансового учреждения и представляет данные о проведенных проверках совету финансового учреждения, ревизионной комиссии а также исполнительному органу.
[Пкт.7.5 в редакции Пост.НБМ N 306 от 11.12.03, в силу 25.12.03]
7.6. Ревизионная комиссия
Ревизионная комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии со ст.20 Закона о финансовых учреждениях, ст.71 и 72 Закона об акционерных обществах. В рамках своей деятельности ревизионная комиссия также проверяет функцию внутреннего аудита финансового учреждения, связывается с внешними аудиторами и сообщает данные совету банка.
[Пкт.7.6 в редакции Пост.НБМ N 182 от 19.07.2007, в силу 24.08.2007]
8. Заключительные положения
8.1. Настоящие Рекомендации вступают в силу со дня утверждения с опубликованием в Monitorul Oficial al Republicii Moldova.
8.2. Банкам в срок до 1 июля 1999 г. рекомендуется разработать механизм внутреннего контроля, учитывая положения настоящих Рекомендаций.
8.3. Национальный банк проверит адекватность систем внутреннего контроля каждого банка во время ревизий. Результаты будут представлены руководству банка.
Приложение 1
Информация, которая должна быть получена банком и актуализирована не реже одного раза в год, а также в случае появления ситуации аффилированности или деятельности в группе, о прямых или косвенных владельцах, а также выгодоприобретающих собственников долей в капитале банка/дебиторах банка включает, но не ограничивается к:
1. Выписке из Регистра акционеров банка;
2.A. Для собственников банка, владеющих долями, превышающими или равными 2 процентам от капитала банка/дебиторов банка, – юридические лица:
2.1. Учредительные документы, в т.ч. устав с последующими изменениями;
2.2. Выписку из Регистра акционеров владельцев/дебиторов которые владеют 5 и более процентами в капитале хозяйствующего общества;
2.3. Выписку из Государственного регистра, выданную органом, компетенцией которого является регистрация предприятий и их учет;
2.4. Список руководителей владельца/дебитора;
2.5. Список лиц, состоящих в родстве I и II степени с лицами, указанными в п.2.4., а также их супруги, место работы и занимаемые ими должности, информацию о должностях руководителей, занимаемых в других организациях, а также долевые участия в размере 5 и более процентов в капитале хозяйствующих обществ;
2.6. Информацию о руководящих должностях руководителя владельца/дебитора в других организациях и владение ими долевыми участиями в размере 5 и более процентов в капитале хозяйствующих обществ;
2.7. Информацию о долевых участиях в размере 5 и более процентов владельца/дебитора в капитале хозяйствующих обществ;
2.8. Юридическое или физическое лицо, действующее от имени или за счет владельца/дебитора;
2.9. Юридическое или физическое лицо, от имени и за счет которого действует владелец/дебитор;
2.10. Список других лиц, действующих совместно с владельцем/дебитором;
2.11. Финансовые отчеты (не менее чем годовые) владельца, который имеет существенную долю в капитале банка/дебитора банка, заверенные независимой аудиторской фирмой или оттиском печати компетентного государственного органа в случае, если на общем собрании акционеров (участников) не был предусмотрен аудиторский контроль (например: районные (муниципальные) финансовые органы, где зарегистрировано хозяйствующее общество);
2.12. Информация о косвенном собственнике и выгодоприобретающих собственниках юридического лица, составленная согласно требованиям пп.2.1. - 2.11. и пп.3.1. - 3.6. настоящего приложения.
B. 2.13. Для собственников банка – юридические лица, владеющими долями менее 2 процентов от капитала банка, банк получает информацию согласно требованию п.2.3 настоящего приложения.
3.A. Для собственников банка, владеющих долями, превышающими или равными 2 процентам от капитала банка/дебиторов банка, – физические лица:
3.1. Список лиц, находящихся в родстве I и II степени, а также супруги владельца/дебитора, место работы и занимаемые ими должности, информация о должности руководителя, занимаемой в других организациях, а также долевые участия в размере 5 и более процентов в капитале хозяйствующих обществ;
3.2. Место работы и занимаемая должность владельца/дебитора, а также информация о должности руководителя, занимаемой в других организациях;
3.3. Информация о хозяйствующих обществах, в капитале которых владелец/дебитор имеет долевое участие в размере 5 и более процентов с указанием ее величины, списка руководителей данных хозяйствующих обществ;
3.4. Юридическое или физическое лицо, действующее от имени или за счет владельца/дебитора;
3.5. Юридическое или физическое лицо от имени или за счет которого действует владелец/дебитор;
3.6. Список других лиц, действующих совместно с владельцем/дебитором.
B. 3.7. Для собственников банка – физические лица, владеющие долями менее чем 2 процента от капитала банка, банк получает копии их удостоверения личности.
[Приложение 1 изменено Пост.НБМ N 281 от 07.11.2007, в силу 25.01.2008]
[Приложение 1 изменено Пост.НБМ N 182 от 19.07.2007, в силу 24.08.2007]
[Приложение 1 введено Пост.НБМ N 13 от 12.01.06, в силу 03.02.06]
Приложение 2
Информация, которая должна быть получена и банком актуализирована не реже одного раза в год о члене совета банка включает, но не ограничивается к:
1.1. Списку лиц, состоящих в родстве I и II степени, а также супруги члена совета, место работы и их занимаемые должности, информации о должности руководителя, занимаемой в других организациях, а также долевые участия в размере 5 и более процентов в капитале хозяйствующих обществ;
1.2. Месту работы и занимаемых должностях, а также информации о должности руководителя, занимаемой в других организациях членом совета банка;
1.3. Информации о коммерческих обществах, в капитале которых член совета банка владеет долевым участием в размере 5 и более процентов с указанием ее величины, списка руководителей данных хозяйствующих обществ, а также фамилии, адресов его совладельцев в указанных хозяйствующих обществах;
1.4. Юридическое или физическое лицо, действующее от имени или за счет члена совета банка;
1.5. Юридическое или физическое лицо, от имени или за счет которого действует член совета банка;
1.6. Списку других лиц, действующих совместно с членом совета банка."
[Приложение 2 изменено Пост.НБМ N 182 от 19.07.2007, в силу 24.08.2007]
[Приложение 2 введено Пост.НБМ N 13 от 12.01.06, в силу 03.02.06]